Муниципальный архив – это важнейший элемент системы сохранения культурного и исторического наследия муниципального образования. Охрана архива подразумевает комплекс мер, направленных на обеспечение физической безопасности документов, их сохранность в условиях хранения, а также соблюдение нормативных требований, установленных законодательством Российской Федерации.

Нормативная база охраны муниципального архива

Охрана архивных фондов регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов. Основные из них:

• Федеральный закон № 17‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязанности органов государственной власти и местного самоуправления по обеспечению сохранности архивных документов.
• Приказ Росархива от № 7.3 – содержит нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива.
• Приказ Росархива от № 77 – определяет порядок установления сроков хранения документов на основании федеральных законов и перечней типовых архивных документов.
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (ГАРАНТ.РУ) – практическое пособие для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Приложение к приказу Министерства культуры РФ).

Эти документы предписывают, что охрана архива должна обеспечиваться:

1. Соответствием информационной системы архива требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения информации;
2. Наличием инженерно‑технических средств охраны (сигнализация, видеонаблюдение, контроль доступа);
3. Соблюдением условий договора с охранной организацией, исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов;
4. Учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Физическая охрана муниципального архива

Охранная сигнализация и системы контроля доступа

Согласно

Для предотвращения несанкционированного проникновения в помещения архива устанавливаются:

• Пожарно‑охранная сигнализация с датчиками дыма, температуры и движения;
• Система видеонаблюдения с записью на серверы, расположенные в защищённом дата‑центре;
• Электронные замки и считыватели карт доступа, интегрированные в единую систему управления доступом (ACS).

Пожарная безопасность

Охрана архива невозможна без надёжной пожарной защиты:

• Автоматические системы пожаротушения (газовые, водяные или порошковые) в зависимости от типа хранимых материалов;
• Регулярные проверки огнетушителей и систем дымоудаления;
• Обучение персонала правилам действий при пожаре и проведению эвакуации.

Климат‑контроль и защита от внешних воздействий

Долгосрочная сохранность документов обеспечивается поддержанием оптимальных микроклиматических параметров:

• Температура: 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 ± 5 %;
• Фильтрация воздуха от пыли и загрязняющих веществ;
• Защита от прямого солнечного света (UV‑фильтры на окнах, шторы).

Охрана территории и периметра

Для муниципального архива важно обеспечить безопасность не только внутри здания, но и на прилегающей территории:

• Ограждение территории с пропускным пунктом и охраной на входе;
• Наружное освещение с датчиками движения;
• Регулярные патрулирования охраны и проверка состояния забора/ворот.

Организационные меры по охране архива

Регламент доступа к документам

Доступ к архивным фондам предоставляется только уполномоченным лицам в соответствии с внутренними положениями и действующим законодательством. Основные положения:

• Ведение журнала регистрации посетителей и выдачи документов;
• Классификация документов по уровням конфиденциальности (открытые, ограниченного доступа, секретные);
• Использование электронной системы учёта и контроля доступа (ЭСУД).

Периодические инвентаризации и аудиты

Для выявления потерь, повреждений или незаконного изъятия документов проводятся:

• Ежегодные инвентаризации фондов;
• Внутренние аудиты соблюдения правил хранения и использования;
• Внешние проверки со стороны контролирующих органов (Министерство культуры, Росархив, МВД).

Обучение и подготовка персонала

Сотрудники муниципального архива должны регулярно проходить обучение по:

• Нормативным требованиям в области архивного дела и охраны информации;
• Правилам обращения с электронными и бумажными носителями;
• Действиям в чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление, акт вандализма).

Примерные мероприятия по обеспечению охраны муниципального архива (чек‑лист)

1. Провести аудит существующей системы охраны (сигнализация, видеонаблюдение, СКУД).
2. Обновить или установить дополнительные датчики дыма и движения в хранилищах.
3. Проверить работоспособность автоматических систем пожаротушения.
4. Убедиться, что климатическое оборудование поддерживает заданные параметры Т и RH.
5. Оформить договор с licenced охранной организацией, включающий пункты о реагировании на тревоги и ежемесячные отчёты.
6. Провести инструктаж персонала по правилам доступа и действиям при ЧС.
7. Запланировать и провести внеплановую инвентаризацию фондов.
8. Документировать все проведенные мероприятия в журнале охраны архива.

Охрана муниципального архива – это комплексная задача, требующая соблюдения нормативных требований, применения современных технических средств и организации эффективной работы персонала. Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты (ФЗ № 17‑ФЗ, приказы Росархива, методические рекомендации ГАРАНТ.РУ и др.), муниципальные органы могут обеспечить надежную защиту своих архивных фондов от потери, повреждения и несанкционированного доступа, тем самым сохраняя историческую память для будущих поколений.

Дата подготовки статьи: .