Сохранность архивных документов – одна из ключевых задач государства. Федеральные архивы содержат уникальные сведения о истории, культуре и государственной деятельности России, поэтому их охрана регулируется комплексом нормативных правовых актов, технических требований и организационных процедур.

Охрана архивов охватывает как физическую защиту хранилищ, так и обеспечение доступа к документам в соответствии с установленными правовыми режимами. В статье рассмотрены основные положения, регулирующие охранный режим федеральных архивов, а также практические рекомендации по их реализации.

Нормативно‑правовая база

Основу правового регулирования охраны архивов составляют:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов.
2. Приказы Министерства культуры РФ и Росархива (например, Приказ Росархива от 02 марта 2023 и Приказ № 77 от ) – устанавливают правила организации хранения, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства – уточняют требования к техническому оснащению, противопожарному и охранному режимам.
4. Нормативные правовые акты в сфере пожарной безопасности и охраны труда, а также нормативные акты МВД РФ, регулирующие охранную сигнализацию и пропускной режим.

Все эти документы образуют единую систему, в которой каждый уровень (федеральный, региональный, муниципальный) имеет свои уточняющие положения, но все они согласованы с федеральным законом.

Охранный режим архивов

Охранный режим – совокупность мер, направленных на предотвращение несанкционированного доступа, порчи, утраты или кражи архивных документов. Согласно пункту 5.3 Правил организации хранения, охранный режим устанавливается:

• по инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждённой локальным актом архива;
• в согласовании с организацией, осуществляющей охрану (по договору).

Ключевые элементы охранного режима:

• Пропускной режим – контроль доступа сотрудников, посетителей и транспортных средств.
• Внутриобъектовый режим – ограничение перемещения внутри архивных помещений, зоны доступа к хранилищам.
• Охранная сигнализация – системы охранной сигнализации, видеонаблюдения и датчиков проникновения.
• Контроль доступа к электронным архивам – использование средств аутентификации, журналов доступа и шифрования.

Технические средства охраны

Для обеспечения надёжного охранного режима в архивных хранилищах применяются следующие инженерно‑технические средства:

1. Системы видеонаблюдения (CCTV) – круглосуточный мониторинг всех входов, коридоров и помещений хранения.
2. Системы контроля доступа (СКД) – электронные карты, биометрические считыватели, турникеты.
3. Охранная сигнализация – датчики открытия дверей, движения, разбития стекла, а также системы оповещения о попытках проникновения.
4. Системы климатического контроля – поддержание оптимальной температуры и влажности, а также дополнительная вытяжка воздуха в нижних зонах архивохранилищ (см. пункт 5.2 Правил).
5. Системы пожаротушения – автоматические установки газового и водяного типа, а также системы раннего обнаружения возгорания.

Противопожарный режим

Противопожарный режим в зданиях, где размещаются архивы, устанавливается в соответствии с нормативными актами в области пожарной безопасности. Ключевые требования:

• Наличие автоматических систем пожаротушения (газовых, порошковых, водяных) с возможностью локального отключения без риска повреждения документов.
• Обеспечение пожарной изоляции стен, потолков и полов в архивохранилищах.
• Установка систем раннего обнаружения возгорания (датчики дыма, тепла).
• Регулярные пожарные учения и проверка исправности противопожарного оборудования.

Организация доступа и пропускного режима

Пропускной режим в архиве формируется локальным актом и согласуется с охранной организацией. Основные положения:

1. Все сотрудники получают индивидуальные пропуска с уровнем доступа, соответствующим их должностным обязанностям.
2. Посетители оформляются в журнале, получают временный пропуск и сопровождаются уполномоченным сотрудником.
3. Контроль доступа к архивным помещениям осуществляется через СКД, а все события фиксируются в журнале событий.
4. Внутриобъектовый режим предусматривает зоны «только для персонала», «для исследователей», «для технического обслуживания» и т.д.

Ответственность и контроль

За соблюдение требований охраны архивов отвечают:

• Руководитель архива – утверждает локальные нормативные акты, отвечает за организацию охраны.
• Служба охраны – обеспечивает физическую защиту, мониторинг сигнализаций.
• Технический персонал – поддерживает исправность систем видеонаблюдения, СКД, пожаротушения.
• Контролирующие органы – Росархив, Федеральное архивное агентство, органы МВД, проводят проверки и аудит.

Нарушения могут повлечь административную, уголовную или гражданскую ответственность в соответствии с ФЗ‑125 и другими законами РФ.

Особенности хранения электронных документов

С 2024 года всё больше архивных фондов переходит к цифровому формату. Для электронных архивов действуют дополнительные требования:

1. Соблюдение требований ФЗ‑125‑ФЗ о цифровом архивировании (форматы, метаданные, сроки хранения).
2. Использование сертифицированных систем электронного документооборота с резервным копированием и географически распределёнными дата‑центрами.
3. Применение криптографической защиты (подписи, шифрование) для обеспечения целостности и конфиденциальности.
4. Регулярный аудит доступа и проверка журналов событий.

Практические рекомендации для архивов

Для эффективного внедрения охранного режима рекомендуется:

• Разработать и утвердить локальный акт о пропускном и внутриобъектовом режимах с учётом специфики конкретного архива.
• Провести инвентаризацию технического оснащения и составить план модернизации (видеонаблюдение, СКД, системы вентиляции).
• Обеспечить регулярное обучение персонала (практика работы с охранными системами, действия при пожаре, порядок выдачи пропусков).
• Ввести плановые проверки (ежемесячные осмотры систем, квартальные аудиты доступа, ежегодные пожарные учения).
• Разработать план действий в чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, кража) и обеспечить его доведение до сведения всех сотрудников.
• Для электронных архивов – внедрить систему резервного копирования с хранением копий в разных регионах страны.

Охрана федеральных архивов – комплексный процесс, требующий согласования правовых, технических и организационных мер. Соблюдение требований Федерального закона № 125‑ФЗ, приказов Росархива и методических рекомендаций Федерального архивного агентства гарантирует сохранность уникального исторического наследия России для будущих поколений.

При правильном подходе к охранному режиму, противопожарной защите и контролю доступа архивы способны эффективно выполнять свою миссию – хранить и предоставлять достоверную информацию о прошлом страны.