Охранный режим государственного архива, это комплекс организационных, технических и правовых мер, направленных на обеспечение физической сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, предотвращение несанкционированного доступа, краж, повреждений или уничтожения ценностей. Данный режим является неотъемлемой частью системы безопасности архивного учреждения и регламентируется строгим комплексом нормативных правовых актов.

Нормативно-правовая основа

Деятельность государственных архивов в сфере охраны документов строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий правовые основы хранения, учета и использования документов.
• Приказ Росархива от № 15 (ред. от № 77) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ… в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», ключевой подзаконный акт, детально регламентирующий вопросы охраны (вступил в силу ).
• Приказ Министерства культуры РФ — устанавливает требования к оснащению архивохранилищ средствами охраны.
• Основные правила работы государственных архивов РФ (утв. приказом Росархива от № 16) — определяют правомочия архива по владению, пользованию и распоряжению документами в режиме охраны.
• Локальные нормативные акты архива — Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах, План по охране, должностные инструкции сотрудников Охраны (физической/департаментальной).

Ключевые принципы установления охранного режима

Согласно п. 5.3 Правил (Приказ Росархива № 15), охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах. Этот документ:

1. Утверждается локальным нормативным актом архива (приказом директора).
2. Обязательно согласовывается с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора (ЧОП, Росгвардия, департаментальная охрана).

Это означает, что режим охраны не может быть установлен единолично архивом или единолично охранной организацией — это результат совместной работы, зафиксированный в правовом документе.

Физическая охрана и инженерно-техническое оснащение

Средства охраны архивохранилищ

Как указано в нормативных актах Минкульта и Росархива, охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ и других помещений (где постоянно или временно хранятся документы) средствами охраны, обеспечивающими:

• Контроль доступа в архивохранилище и помещения архива (СКУД, турникеты, замки повышенной секретности, видеонаблюдение).
• Обнаружение проникновения (ОПС — охранно-пожарные сигнализации, датчики открытия, объемные детекторы, стеклоломовые датчики).
• Сигнализацию и связь (панель охраны, кнопки вызова НРГ/ГБР, голосовая связь с пультом ЦО/КПП).
• Видеофиксацию событий на периметре и внутри хранилищ (архив видеозаписи не менее установленного срока).

Особенности хранения документов на нитрооснове (п. 5.2 Правил)

Для пленочных документов на нитроцеллюлозной основе (горючее/взрывоопасное) устанавливаются специальные требования физической безопасности:

• Архивохранилище должно быть территориально отделено и изолировано от остальных помещений архива.
• Обязательное оснащение дополнительной вытяжной вентиляцией в нижней зоне помещения (для удаления тяжелых паров горючего газа).
• Применение взрывобезопасного электрооборудования, противопожарных дверей высокого класса, автоматических систем пожаротушения, безопасных для пленки (газовые, порошковые).

Пропускной и внутриобъектовый режим

Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах, «конституция» безопасности объекта. Она регламентирует:

Режим доступа (Пропускной режим)

• Категории пропусков: постоянные (сотрудники), временные (посетители, подрядчики), разовые (курьеры, грузчики).
• Порядок оформления: заявки от структурных подразделений, проверка СБ/Кадров, выдача с учетом в журнал/базу СКУД.
• Контроль проходов: КПП (контрольно-пропускной пункт) с дежурным охранником, работающий 24/7. Проверка документов, личных вещей (интроскопы, рамки), совмещение с фотофиксацией.
• Режим «Чистого стола/Чистого экрана для сотрудников, имеющих доступ к фондам.

Внутриобъектовый режим

• Зонирование территории: охраняемая зона (все здание), особо охраняемые зоны (архивохранилища, серверные, казначейка/ценности), зоны ограниченного доступа (кабинеты руководства, реставрация).
• Порядок перемещения: маршруты посетителей (читальный зал -> гардероб -> туалет), маршруты сотрудников, маршруты перемещения документов (только сопровождаемые).
• Работа с ценностями: правила выдачи документов в читальный зал (инвентаризация, опись, контроль целостности при возврате), правила выноса документов за пределы архива (только по решению директора/коллегиала, с актами, под охраной).
• Режим работы в нерабочее время: сдача объекта на охрану, снятие с охраны (см. п. 5).

Порядок сдачи под охрану и снятия с охраны

Это критический операционный процесс, закрепленный в Приказе Минкульта и Инструкции по охране:

Сдача объекта на охрану (конец рабочего дня / выходные / праздники)

1. Проверка ответственным лицом (старшим смены, АДО, ответственным за охрану) всех помещений на предмет посторонних лиц, открытых окон/дверей, отключения приборов от сети (кроме СКУД/ОПС/ВКС).
2. Проверка целостности пломб, герметиков на дверях архивохранилищ.
3. Активация режима «Охрана» на пульте ОПС/СКУД (ввод кода/ключа ответственным лицом).
4. Передача дежурному охраннику (КПП) ключей от входных групп (если предусмотрено), отчет о сдаче (в журнале или электронно).
5. Установка периметровой охраны (если есть), включение периметровых датчиков.

Снятие с охраны (начало рабочего дня)

1. Прибытие ответственного лица (АДО/директора/заместителя) в установленное время.
2. Проверка состояния объекта снаружи (признаки взлома, повреждения дверей/окон, следы проникновения).
3. Снятие с охраны путем ввода кода/ключа на пульте.
4. Обязательный обход всех архивохранилищ и помещений хранения для подтверждения сохранности документов и отсутствия следов ЧС (пожар, затопление, кража).
5. Отметка в журнале учета сдачи/снятия с охраны (время, ФИО, подпись).

Организационная структура охраны

Эффективность режима зависит от четкого распределения ролей:

Документальное обеспечение режима (Журналы и акты)

Без документа режима не существует. Обязательный пакет журналов (ведущихся в бумажном и/или электронном виде):

• Журнал сдачи/снятия объекта с охраны (главный документ фиксации режима).
• Журнал учета выдачи/возврата ключей (от входных дверей, архивохранилищ, сейфов);
• Журнал регистрации посетителей (КПП) / База данных СКУД.
• Журнал учета срабатываний ОПС/СКУД (ложные/истинные тревоги, действия дежурного/НРГ).
• Журнал инструктажей по охране труда и режиму охраны (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый).
• Акты проверки режима охраны (плановые/внеплановые, комиссии архива, ведомственные, Росгвардии).
• Акты передачи/приема документов при перемещении фондов (внутри архива, на реставрацию, в другие организации).

Взаимосвязь охранного режима и режима использования (доступа)

Согласно Основным правилам работы госархивов (Приказ № 16), архив осуществляет хранение «в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей».

Это означает баланс:

• Охрана не должна блокировать законный доступ исследователей (читальные залы, удаленный доступ, копирование).
• Использование не должна создавать угрозы сохранности (контроль выдачи, режим «чистого стола» в залах, видеонаблюдение за пользователями, запрет фотоаппаратов со вспышкой, контроль сумок/папок на выходе).

Ответственность за нарушение охранного режима

Нарушение установленного режима влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ) — за замечание, выговор, увольнение (для сотрудников архива и охраны).
• Административная (КоАП РФ, ст. 19.7, 20.20 и др.), за нарушение правил охраны объектов, отказ в исполнении законных требований охранников.
• Уголовная (УК РФ, ст. 243 «Разрушение, повреждение или похищение документов», ст. 226 «Похищение предметов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность»), за кражу, уничтожение, повреждение документов Архивного фонда.
• Гражданско-правовая, возмещение ущерба (в т.ч. морального вреда) архиву/государству.

Современные тренды и рекомендации по совершенствованию

1. Цифровизация СКУД/ОПС: переход на бесконтактные идентификаторы (биометрия, мобильные пропуски), интеграция с 1С/Электронным архивом для автоматического учета движения дел.
2. Интеллектуальная видеоаналитика: детекция оставленных вещей, падения человека, перегораживания зон, подсчет посетителей в читальном зале.
3. Автоматизация журналов: электронные журналы сдачи/снятия с охраны с ЭЦП ответственных лиц, исключающие подделку времени/подписей.
4. Киберфизическая безопасность: защита контроллеров СКУД/ОПС от взлома, сегментация сети безопасности от административной сети архива.
5. Регулярные учения: отработка действий при проникновении, пожар, угроза теракта, находка взрывоопасного предмета (взаимодействие с Росгвардией, МЧС, ФСБ).

Охранный режим государственного архива, это не статический набор правил, а динамическая система, требующая постоянного внимания руководства, квалифицированных кадров охраны, современного технического оснащения и строгой документации. Ключевым условием законности и эффективности режима является согласование Инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах между архивом и охранной организацией с последующим утверждением локальным актом. Только системный подход, объединяющий физическую охрану, технические средства, административный регламент и правовую ответственность, гарантирует сохранность Архивного фонда Российской Федерации для будущих поколений.