Опись – это официальный документ, в котором перечисляются все материалы, передаваемые в архив, в налоговые органы, по почте или между организациями․ В Свердловской области оформление описи регулируется региональными нормативными актами и федеральным законодательством (ФЗ «Об архивном деле», Приказ Минкультуры РФ № 17 от  и др․)․

Зачем нужна опись?

• Подтверждает факт передачи документов․
• Обеспечивает учёт и контроль за сохранностью архивных материалов․
• Упрощает работу с налоговыми и судебными органами․
• Помогает избежать потери или искажения информации при пересылке почтой․

Виды описи, применяемые в Свердловской области

1. Опись передаваемых документов – используется при передаче дел в архив или в другую организацию․
2. Инвентаризационная опись (форма ИНВ‑3) – фиксирует состояние и количество архивных фондов․
3. Опись документов для почтового вложения (форма 107) – обязательна при отправке ценных писем, посылок и бандерол․
4. Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – применяется в Министерстве культуры и массовых коммуникаций․

Где скачать готовые бланки?

На официальных сайтах архивных учреждений Свердловской области и порталах государственных услуг доступны следующие файлы (на дату );

• Опись передаваемых документов – файл ․doc, 39,5 КБ
• Форма ИНВ‑3 (инвентаризационная опись) – файл ․doc, 145 КБ
• Форма описи документов – файл ․doc, 53 КБ
• Бланк описи почтового вложения (форма 107) – онлайн‑заполнение и печать (для физических и юридических лиц)․

Пошаговое руководство по заполнению описи

Подготовка исходных материалов

Соберите все документы, которые планируете передать․ Убедитесь, что они находятся в полном комплекте и имеют читаемые подписи․

Выбор правильного бланка

Определите, какой тип описи требуется:

• Для передачи в Государственный архив Свердловской области – используйте «Опись передаваемых документов»․
• Для инвентаризации – форма ИНВ‑3․
• Для почтовой отправки – форма 107․

Заполнение реквизитов

В каждом бланке необходимо указать:

1. Дата составления описи․
2. Наименование организации‑отправителя и получателя․
3. Ответственное лицо (ФИО, должность, контактный телефон)․
4. Номер и название передаваемого дела (фонд, серия, номер)․
5. Перечень документов (наименование, количество, срок хранения)․
6. Подписи сторон (отправитель и получатель) и печать организации․

Проверка и подпись

После заполнения проверьте:

• Отсутствие орфографических ошибок․
• Соответствие количества указанных листов реальному количеству․
• Наличие всех обязательных полей․

Подпишите документ и поставьте печать (если требуется)․

Передача и хранение копий

Один экземпляр описи помещается в отправление, второй – остаётся у отправителя в качестве подтверждения․

Особенности описи в Свердловской области

Свердловская область имеет несколько архивных учреждений, среди которых:

• Государственный архив Свердловской области (ГАСО)․
• Региональные архивы в городах Екатеринбург, Верхняя Пышма, Невинск и др․

Каждое из этих учреждений может требовать небольшие дополнения к стандартному бланку, например, указание кода подразделения или номера «КС‑Ф» (классификационный справочник)․ Поэтому перед отправкой рекомендуется уточнить требования у конкретного архива․

Практический пример описи

Опись передаваемых документов
Отправитель: ООО «ТехноСервис», г․ Екатеринбург
Получатель: Государственный архив Свердловской области, г․ Екатеринбург
Ответственное лицо: Иванов И․И․, главный архивист
Номер дела: 2026/07/001
Перечень документов:
Договор поставки № 12/2025 – 1 шт․
Счёт‑фактура № 345/2025 – 1 шт․
Техническая документация (чертежи) – 12 листов
Срок хранения: бессрочно
Подпись отправителя: ___________________ (Иванов И․И․)
Подпись получателя: ___________________ (Петров П․П․)
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправлять опись в электронном виде?

Да, если получающая сторона согласна․ При этом оригинал подписи и печати обычно требуется в бумажном виде․

Сколько копий описи необходимо подготовить?

Стандартно – две копии: одна отправляется вместе с документами, вторая остаётся у отправителя․

Нужна ли нотариальная заверка?

Для обычных архивных передач – нет․ Нотариальная заверка требуется только в случае судебных споров или передачи особо ценных документов․

Оформление описи архива Свердловской области – важный процесс, который обеспечивает юридическую чистоту передачи документов и их надёжное хранение․ Пользуясь официальными бланками (доступными в формате ․doc), заполняя их тщательно и соблюдая региональные требования, вы гарантируете корректную работу с архивными фондами и избежите возможных проблем при проверках налоговых или судебных органов․

Если у вас возникли вопросы по заполнению конкретных форм, обратитесь в Государственный архив Свердловской области по телефону +7 (343) -22‑33‑44 или посетите их официальный сайт․

Статья актуальна на 10 июля 2026 года․