Опись фонда архива суда – это официальный документ, в котором перечислены все архивные дела (дела‑наряды, электронные дела, материалы постоянного и временного хранения), входящие в состав архивного фонда конкретного суда. Опись служит одновременно учётным и научно‑исследовательским инструментом, позволяющим контролировать сохранность документов, планировать их использование и проводить экспертизу ценности.
Правовая основа формирования описи
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».
- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ.
- Положение об архиве Нижегородского областного суда (требует ежегодного предоставления описей дел экспертной комиссии).
- Федеральный закон «Об архивных фондах» (от № 125‑ФЗ) и другие нормативные акты.
Эти документы определяют:
- Кто отвечает за составление описи (архивный отдел суда).
- Какие сведения обязаны быть отражены в описи.
- Сроки и порядок её утверждения.
- Требования к оформлению (форма N 36, титульный лист, подписи).
Цели и задачи описи фонда
- Контроль сохранности – позволяет быстро проверять наличие дел в архиве и выявлять недостающие (наряды).
- Экспертиза ценности – на основании описи определяется, какие документы подлежат постоянному, а какие – временного (10‑летнего) хранения.
- Упрощение доступа – исследователи, судьи и другие пользователи могут находить нужные материалы по номеру, заголовку и датам.
- Подготовка к передаче – при реорганизации суда или передаче дел в государственный архив опись служит «паспортом» фонда;
Структура описи фонда
Опись делится на несколько разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с требованиями Приказа № 56.
3.1 Титульный лист
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Наименование архива | Полное официальное название (при наличии договора) |
| Наименование суда | Полное название суда, соответствующее названию архивного фонда |
| Номер архивного фонда | Уникальный идентификатор (например, Ф‑12345) |
| Номер и название описи | Напр., ОП‑01 «Опись дел постоянного хранения» |
| Крайние даты документов | Дата первого и последнего документа, включённого в опись |
| Дата составления | Текущая дата (например, ) |
| Подписи | Главный архивариус, руководитель суда, эксперт комиссии |
3.2 Сводная номенклатура дел
В этом разделе перечисляются все дела‑наряды и дела‑производства суда, сгруппированные по:
- Судебным коллегиям (например, гражданская, уголовная, арбитражная).
- Структурным подразделениям (отделы, канцелярии).
- Временным характеристикам (постоянное хранение, временное более 10 лет).
3.3 Описные карточки (записи) отдельных дел
Каждая запись содержит обязательные реквизиты:
| № п/п | Реквизит | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Номер дела (наряда) | Уникальный номер, присвоенный в суде (например, 2023‑00123) |
| 2 | Заголовок (тема) | Краткое название, отражающее суть («Иск о возмещении ущерба») |
| 3 | Крайняя дата | Дата последнего документа в деле (например, ) |
| 4 | Количество листов | Общее число листов (включая приложения) |
| 5 | Тип носителя | Бумажный, электронный, микрофильм, оптический диск и т.п. |
| 6 | Статус ценности | Постоянное, временное, подлежит уничтожению |
| 7 | Примечание | Особые отметки (например, «дело передано в ГААОСО») |
3.4 Приложения
- Листы‑заверители (для каждой папки указываются начальные и конечные номера фондов).
- Акты о выделении дел к уничтожению.
- Акты проверки наличия и состояния дел.
Пошаговая методика составления описи
- Подготовительный этап
- Назначить ответственного (главный архивариус или специалист по документообороту).
- Собрать нормативные документы (Приказ № 56, методические рекомендации).
- Определить границы фонда (какие суды, какие годы, какие типы дел).
- Сбор исходных данных
- Получить реестры дел из судебного делопроизводства (ЭДО, «Судебный регистр»).
- Провести экспертизу ценности всех дел (постоянное/временное/уничтожаемое);
- Выявить недостающие (неописанные) документы, оформить листы‑заверители.
- Формирование сводной номенклатуры
- Сгруппировать дела по судебным коллегиям и подразделениям.
- Указать диапазоны номеров и годы создания.
- Составление описей отдельных дел
- Заполнить таблицу с реквизитами (см. раздел 3.3).
- Для электронных дел указать тип носителя (ЭДО, PDF, XML) и место хранения (сервер, облако).
- Проверка и верификация
- Провести физическую проверку наличия дел в архивных ящиках/коробках.
- Сравнить с «сдаточными» описями, составленными подразделениями.
- Составить акт проверки наличия и состояния дел (КонсультантПлюс, пункт 11).
- Утверждение и передача
- Согласовать опись с руководством суда и экспертной комиссией.
- Подписать титульный лист (главный архивариус, судья‑руководитель).
- Внести опись в реестр архивных фондов РФ.
Особенности описи электронных дел
С 2024 года в архивах федеральных судов вводятся специальные требования к электронным документам:
- Указывается формат файла (PDF/A‑2, DOCX, XML) и контрольная сумма (SHA‑256) для подтверждения целостности.
- Указывается место хранения (сервер суда, облачное хранилище «ГосЭДО», резервный центр).
- Для каждого электронного дела фиксируется дата миграции в архивный формат.
- В описи указывается уровень доступа (общедоступный, ограниченный, конфиденциальный).
Пример записи электронного дела:
№ 12; 2022‑04567; "Иск о признании недействительным договора аренды"; ; 45 листов (PDF/A‑2); Электронный; Сервер СЭД "Судебный архив" (IP 10.12.45.78); Постоянное; Доступ – ограниченный (только судьи и адвокаты); SHA‑256: A3F5...
Проверка наличия дел (нарядов) в архиве суда
Контроль наличия дел осуществляется в несколько этапов (см. КонсультантПлюс, пункт 11):
- Сравнение текущей опись с сдаточными описями подразделений.
- Организация розыска недостающих дел в местах их фактического формирования.
- Изучение актов о выделении дел к уничтожению и актов предыдущих проверок.
- Составление протокола «О проверке наличия и состояния дел» с указанием причин отсутствия (утрата, передача в другой архив, уничтожение).
Результаты проверки вносятся в отдельный раздел описи «Примечания» и фиксируются подписью ответственного лица.
Пример оформления титульного листа и первой записи
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ ФОНДА АРХИВА СУДА Наименование архива: Государственный архив судебных дел г. Москвы Наименование суда: Московский городской суд Номер архивного фонда: Ф‑2026‑00123 Номер и название описи: ОП‑01 «Опись дел постоянного хранения (2020‑2025)» Крайние даты документов: – Дата составления: Подписи: ____________________ Главный архивариус ____________________ Судья‑руководитель ____________________ Экспертная комиссия
Первая запись в описании дел:
Номер дела: 2020‑00145 Заголовок: "Иск о взыскании алиментов" Крайняя дата: Кол-во листов: 28 Тип носителя: Бумажный Статус ценности: Постоянное хранение Примечание: Делом пользуется отдел семейного права, копия в электронном виде хранится в СЭД.
Опись фонда архива суда – фундаментальный документ, который обеспечивает:
- Прозрачность и контроль над судебными документами.
- Соблюдение требований законодательства о хранении архивных фондов.
- Эффективную работу с электронными и бумажными материалами.
- Подготовку к передаче дел в государственные архивы и к их научному использованию.
Тщательное соблюдение методики, изложенной в Приказе № 56 и сопутствующих рекомендациях, позволяет судебным архивам сохранять историческую и правовую ценность документов на долгие годы.
Дата последнего обновления статьи: