Опись фонда ЗАГС – это систематический перечень всех документов, находящихся в архивных фондах органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС)․ Такая опись позволяет быстро находить нужные материалы, контролировать их сохранность и выполнять требования законодательства в сфере архивного дела․

Зачем нужна опись фонда ЗАГС?

• Управление документами․ Позволяет вести учет всех книг, листов, справок, заявлений и других регистрационных документов․
• Контроль доступа․ Определяется, кто имеет право работать с тем или иным документом․
• Сохранность и охрана․ Выявляются уязвимые места, где требуется усиленная охрана или реставрация․
• Подготовка к передаче в государственный архив․ По закону все документы ЗАГС подлежат передаче в архив через определённый срок (обычно 50 лет)․
• Упрощение работы исследователей․ Историки, генеалогисты и правоведы могут быстро находить нужные акты (рождения, брака, смерти)․

Правовая база

Состав и порядок оформления описи регулируются несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ)․
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 1243 «Об утверждении Положения об описи архивных фондов»․
3. Региональные нормативные акты, например, Приказ органов записи актов гражданского состояния Уральского региона (см; источник [1])․

Структура типовой описи фонда ЗАГС

Опись оформляется в виде единого документа, который делится на несколько разделов․ Ниже – примерная структура, основанная на реальных архивах (см․ фонд № Р‑6083, опись № 13, источник [2]):

Пример реального фонда ЗАГС

В качестве иллюстрации возьмём один из фондов, описанных в источнике [1]:

Фонд «Подотдел записей актов гражданского состояния» (Екатеринбург, 1919–1923)

• Фонд: Ф․ Р‑20, 233 ед․ хр․, 1918–1923 гг․, оп․ 1․
• Содержание:
  • Циркуляры о порядке заполнения регистрационных документов․
  • Переписка с уездными и районными подотделами․
  • Книги записей о рождении, вступлении в брак, смерти по нескольким уездам (Екатеринбург, Камышлов, Красноуфимск и др․)․
  • Свидетельства, удостоверения, прошения несовершеннолетних о вступлении в брак․
  • Заявления о перемене фамилии, списки умерших австрийских подданных․

Фонд «Отдел ЗАГС Исполнительного комитета Свердловского городского Совета» (1919‑1926)

• Ф․ Р‑2793, 349 ед․ хр․, 1919–1926 гг․, оп․ 1 – книги актовых записей гражданского состояния․

Фонд «Камышловский отдел записей актов гражданского состояния» (1917–1932)

• Ф․ Р‑1387, 20 ед․ хр․, 1919–1932 гг․, оп; 1․
• Переименования:
  • Отдел ЗАГС при Камышловском уездно‑городском исполкоме (1917–11․1923)․
  • Отдел ЗАГС при Камышловском горисполкоме (с 11․1923)․
• Документы: книги регистрации, выписки из книг о рождении, браке, смерти, свидетельства о рождении․

Как составить опись фонда ЗАГС: пошаговое руководство

1. Подготовительный этап
   • Определить границы фонда (по времени, по территориальному признаку)․
   • Собрать нормативные акты, регламентирующие оформление описи․
   • Назначить ответственного архивиста․
2. Инвентаризация материалов
   • Просмотреть каждую единицу хранения (коробку, папку, том)․
   • Записать её номер, физическое состояние, содержание (название книги, диапазон дат)․
   • Отметить особые документы (циркуляры, заявления, редкие свидетельства)․
3. Составление описательной части
   • Заполнить раздел «Общие сведения о фонде» (наименование, код, период)․
   • Составить таблицу «Единицы хранения» (номер, количество листов, условие хранения)․
   • Описать каждый регистр: тип акта, диапазон дат, количество записей․
4. Оформление в соответствии с шаблоном
   • Использовать стандартный шаблон Положения об описи (приказ Минкультуры № 1243)․
   • Привести все данные к единому формату (дата в виде ДД․MM․ГГГГ, единицы измерения – листы)․
5. Экспертная проверка
   • Провести проверку на полноту и точность информации․
   • Утвердить опись руководителем архивного отдела․
6. Внесение в электронный каталог
   • Загрузить скан копии описи в электронную систему «Архив Онлайн»․
   • Привязать к каждому документу уникальный идентификатор․

Особенности описи фондов исторических ЗАГС

Фонды, созданные в советскую эпоху (1917‑1930‑е гг․), имеют ряд специфических черт:

• Множественные переименования органов (см․ пункт 4․3)․ При составлении описи необходимо указывать все названия, под которыми велась работа․
• Наличие «циркуляров» – внутренних инструкций, которые часто не хранятся в стандартных регистрах, но имеют большую ценность для историков․
• Документы о перемене фамилии и списки умерших иностранных подданных могут быть разбросаны по разным коробкам; их следует объединять в отдельный раздел «Особые документы»․

Пример заполнения описи (фрагмент)

Раздел 2․ Описание единиц хранения
Коробка № 1 (Ф․ Р‑20, оп․ 1) – 12 листов; книги актов о рождении, 1918‑1920 гг․
Коробка № 2 – 15 листов; книги актов о браке, 1919‑1921 гг․
Папка «Циркуляры» – 8 листов; инструкции по заполнению актов (1919‑1922)․
Папка «Заявления о перемене фамилии» – 5 листов; 34 заявления (1920‑1923)․

Где искать описи фондов ЗАГС?

Описи доступны в государственных архивах и онлайн‑каталогах:

• Федеральный архив «Двиналанд» (пример – фонд № Р‑6083, опись № 13, источник [2])․
• Региональные архивы Уральского федерального округа (см․ сайт ГАСО Урал)․
• Электронный реестр «Архив Онлайн» – позволяет просматривать описи без посещения архива․

Опись фонда ЗАГС – фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Эффективный учет и охрану архивных материалов․
• Прозрачность доступа для исследователей․
• Соблюдение нормативных требований по архивному делу․

Тщательно составленная опись упрощает работу как архивистов, так и всех, кто использует данные ЗАГС в своей профессиональной или личной деятельности․

Список использованных источников

1. 4․4․6․ Органы записи актов гражданского состояния․ ГАСО Урал, 2021․

2. Фонд № Р‑6083․ Опись № 13․ Архив «Двиналанд», 2022․
3. Приказ Министерства культуры РФ от № 1243 «Об утверждении Положения об описи архивных фондов»․
4. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․