Что такое запрос в архивы? – это официальное обращение гражданина, юридического лица или представителя к государственному (региональному, муниципальному) архиву с целью получения информации из архивных документов. В современном мире большинство архивов принимает такие обращения в электронном виде, что существенно ускоряет процесс и упрощает коммуникацию.

Почему стоит использовать электронную почту?

• Быстрота доставки – письмо попадает в архив мгновенно, без задержек, связанных с почтовой службой.
• Отслеживание – большинство систем архивов фиксируют дату и номер входящего сообщения.
• Экономия – нет расходов на конверты, марки и курьерскую доставку.
• Удобство – можно сразу приложить сканы документов, подтверждающих личность и полномочия.

Ключевые законодательные нормы

Запросы в архивы регулируются несколькими нормативными актами РФ:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (требования к документам, удостоверяющим личность);
3. Приказ ФГУ «Государственное архивное агентство» о порядке исполнения запросов социально‑правового характера.

Что необходимо подготовить перед отправкой письма?

Для того чтобы ваш запрос был принят и рассмотрен, в письме обязаны присутствовать следующие сведения:

• ФИО заявителя (для юридических лиц – полное наименование организации);
• Контактные данные: почтовый адрес, телефон, электронный адрес (тот, с которого отправляется запрос);
• Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт, водительское удостоверение и т.д.);
• Если запрос подаёт представитель, необходимо приложить документы, подтверждающие полномочия (доверенность, справка‑полномочие);
• Точное наименование и описание запрашиваемых документов (с указанием периода, тематики, архивного фонда, если известно);
• Указание желаемой формы получения информации (электронная копия, бумажный архивный документ, справка, выписка).

Структура письма‑запроса

Рекомендуем придерживаться следующего шаблона, который удовлетворит требования большинства архивов (например, Новосибирского горного архива, Российского государственного военно‑исторического архива, Архивов Санкт‑Петербурга).

От: Иванов Иван Иванович <ivanov@example.com>
Кому: info@rgvia.ru
Тема: Запрос архивных документов (№ 2026‑07‑09)

Уважаемые сотрудники архива!

ФИО заявителя: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: серия 45 12 № 345678
Адрес проживания: 630099, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (383) -23‑45‑67
Электронная почта: ivanov@example.com

Предмет запроса:
 ‒ Фонд № 12, опись 3, документы, относящиеся к 1941‑1945 гг., касающиеся участия граждан Новосибирска в Великой Отечественной войне.
 ‒ Показатели: списки призывников, личные дела, наградные листы.

Желаемая форма получения:
 ⎼ Электронные копии в формате PDF, отправить на указанный e‑mail.
 ⎼ При невозможности предоставить электронные копии – выслать оригиналы по почте (указать адрес).

Приложения:
 ⎼ Скан паспорта (PDF, 2 стр.);
 ‒ Доверенность (если запрос подаёт представитель);

С уважением,
Иванов И. И.

Пояснения к каждому пункту

• Тема письма должна содержать ключевые слова «запрос», «архив», а также номер (если он уже известен) – это упрощает сортировку.
• В начале письма укажите «Уважаемые сотрудники архива!», это формальный, но важный элемент.
• Перечислите все контактные данные – без них запрос будет отклонён (см. пункт «Порядок исполнения запросов граждан и организаций»).
• Точное описание запрашиваемых материалов помогает архивисту быстро найти нужные документы.
• Укажите желаемый способ получения – архив может предложить несколько вариантов.
• Не забудьте приложить сканы удостоверяющих документов – без них запрос считается неполным.

Пошаговая инструкция отправки запроса

1. Подготовьте документы – сканируйте паспорт, доверенность (если требуется).
2. Сформируйте письмо по шаблону, проверьте наличие всех обязательных пунктов.
3. Создайте новое сообщение в своей почтовой программе, в поле «Кому» укажите официальный e‑mail архива (например, info@rgvia.ru, archiv@novosibarchive.ru).
4. Прикрепите файлы (сканы документов) – лучше в формате PDF, размером не более 5 МБ каждый.
5. Отправьте письмо и сохраните копию в «Отправленные».
6. Сохраните подтверждение – скриншот отправленного письма с датой и временем (пример: 00:00:13).
7. Ожидайте ответ в течение, установленного законом (обычно 30 дней). Если срок превышен – отправьте уточняющее письмо или позвоните в архив.

Что делать, если архив не отвечает или ответ не удовлетворяет?

Согласно методическим рекомендациям ФГА «Государственное архивное агентство», у заявителя есть несколько вариантов действий:

• Уточняющее письмо – вежливо напомните о запросе, укажите номер обращения (если он был присвоен).
• Обращение в вышестоящий орган – например, в региональное управление архивов или в Министерство культуры РФ.
• Обращение к адвокату – в случае отказа без законных оснований.
• Подача жалобы в суд – в крайних случаях, когда права заявителя нарушены.

Полезные советы

• Перед отправкой проверьте, принимает ли архив запросы по e‑mail. Информацию обычно размещают в разделе «Контакты» официального сайта.
• Если архив предлагает онлайн‑форму, лучше использовать её – система автоматически проверит наличие обязательных полей.
• Сохраняйте копии всех отправленных и полученных писем. При необходимости их можно будет предъявить в суде.
• Указывайте конкретный период и тематическую направленность запроса – это ускорит поиск.
• Если вам нужны только сведений о наличии документов, укажите это в запросе – архив пришлёт информационное письмо.

Примеры реальных запросов (анонимные)

Ниже – два коротких примера, как запрос может выглядеть в разных архивах.

Пример 1. Запрос в Новосибирский горный архив

Тема: Запрос архивных материалов (Новосибирск, 1900‑1917)

Уважаемые коллеги!

Я, Петрова Мария Сергеевна, , паспорт 45 03 № 123456,
проживающая по адресу: 630090, г. Новосибирск, ул. Советская, д. 12,
прошу предоставить копии документов из фонда № 7, опись 2,
относительно землевладения в районе Золотого кольца за 1905‑1910 гг.

Контактный телефон: +7 (383) -55‑66‑77.
Электронная почта: mpetrova@example.com.

Приложения: скан паспорта.

С уважением,
Петрова М. С.

Пример 2. Запрос в Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА)

Тема: Запрос документов о награждении бойцов 2‑й гвардейской танковой дивизии (1942‑1945)

Уважаемые сотрудники РГВИА!
ФИО: Сидоров Алексей Владимирович, ,
паспорт: серия 45 12 № 789012,
адрес: 115191, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, кв. 10,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: sidorov@example.com.

Запрашиваем:
- Приказы о награждении бойцов 2‑й гвардейской танковой дивизии за период 1942‑1945 гг.;
- Списки награждённых, копии наградных листов.

Форма получения: электронные копии PDF на указанный e‑mail.

Приложения: скан паспорта, копия доверенности (если запрос от представителя).

С уважением,
Сидоров А. В.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить запрос без сканов паспорта?

Нет; По закону архив обязан убедиться в личности заявителя, поэтому без удостоверения личности запрос будет отклонён.

Сколько времени занимает поиск и подготовка документов?

Сроки зависят от объёма запрашиваемой информации и загруженности архива, но закон устанавливает максимум 30 дней. При необходимости архив может запросить продление срока.

Можно ли получить ответ в виде «информационного письма»?

Да. Если запрашиваемые документы отсутствуют, архив обязан выслать информационное письмо с указанием причин отсутствия и, при возможности, рекомендациями по другим архивам.

Что делать, если в архиве нет нужных документов?

В ответе будет указано, что документы не найдены. Вы можете попросить перенаправить запрос в другой архив, где такие материалы могут храниться.

Запрос в архивы по электронной почте – удобный и законодательно признанный способ получения исторических, юридических и семейных документов. Главное – подготовить полный пакет сведений о заявителе, приложить необходимые удостоверяющие документы и чётко сформулировать запрос. Следуя приведённому шаблону и рекомендациям, вы существенно повысите шансы получить нужные материалы в срок.

Дата актуализации статьи: