Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Опись группы фондов – это документ, в котором систематически фиксируются сведения о нескольких архивных фондах, объединённых по определённому признаку (по происхождению, тематике, периоду, структуре организации‑создателя и т.п.). Такая опись служит основой для учёта, хранения, использования и контроля над документальными материалами, входящими в состав группы.

Зачем нужна опись группы фондов?

Управление архивным пространством. Позволяет видеть объём и структуру документов в нескольких фондах одновременно.
Контроль за поступлением и выбытие. На основании описи фиксируются все операции с документами (приём, перемещение, выдача, уничтожение).
Упрощение доступа. Пользователи (исследователи, сотрудники) получают единый справочный инструмент, а не отдельные описи каждого фонда.
Соблюдение нормативных требований. Опись группы соответствует требованиям законодательства РФ (Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Минкультуры РФ № 119 от ) и международных стандартов (ISAD‑G, ISAAR‑CPF).
Подготовка к цифровизации. Электронные каталоги (ГИС УИАД, Центральный фондовый каталог) используют данные описи группы как исходный набор метаданных.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие составление описи группы фондов:

Федеральный закон от № 84‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказ Минкультуры России № 119 от «Об организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов».
Методические рекомендации «Система учётных документов архива» (КонсультантПлюс, приложение 24‑25).
Стандарты ISAD‑G (General International Standard Archival Description) и ISAAR‑CPF (International Standard Archival Authority Record).
Региональные нормативные акты (например, правила Национального архива Республики Беларусь 2023 г.).

Структура описи группы фондов

Опись группы фондов обычно состоит из нескольких разделов, каждый из которых отражает определённый аспект группы.

Общие сведения о группе

Поле	Содержание
Наименование группы	Например, «Фонды личного происхождения XIX‑XX вв.»
Краткое описание	Содержание, цель создания группы, её исторический контекст.
Место хранения	Адрес архива, отдел, стеллаж, ячейка.
Номер группы в архиве	Уникальный идентификатор (например, Г‑001).
Дата формирования	Дата составления описи.
Ответственное лицо	ФИО, должность, контактные данные.

Список входящих фондов

Для каждого фонда указываются:

Номер фонда (внутренний архивный номер).
Название фонда (полное и сокращённое).
Период охвата (крайние даты).
Объём (количество единиц хранения, листов, файлов).
Тип документов (деловые, личные, технические, партийные и т.д.).
Источники формирования (организация‑создатель, личность, событие).

Схема систематизации

Схема группирует документы внутри каждого фонда и в группе в целом. Пример:

Г‑001 (Группа «Фонды личного происхождения»)
│
├─ Ф‑001 – П. М. Машеров (1901‑1975)
│ ├─ Дела личные
│ ├─ Корреспонденция
│ └─ Фотографии
│
├─ Ф‑002 – Т. Я. Киселев (1910‑1990)
│ ├─ Дневники
│ ├─ Публикации
│ └─ Наградные документы
│
└─ Ф‑003 – А. Н; Аксенова (1925‑2005)
 ├─ Письма
 ├─ Научные рукописи
 └─ Паспорта

Учетные документы

Согласно КонсультантПлюс, в состав описи группы входят:

Книга учёта поступления и выбытия документов (приложение 24).
Список фондов (приложение 25).
Листы фонда, отражающие переход неописанных документов в описанные (пример 19).

Примечания и ссылки

В этом разделе фиксируются:

Особенности доступа (режим работы читального зала, ограничения).
Связанные электронные каталоги (ГИС УИАД, электронный архив фондов СВАГ).
Источники информации (исторические справки, предисловия к описям).

Пошаговая методика составления описи группы фондов

Определение критериев группировки. Выберите признаки (по происхождению, тематике, периоду, структуре организации‑создателя). Пример: «Фонды личного происхождения».
Сбор исходных данных. Получите описи отдельных фондов, их ьные листы, предисловия, электронные метаданные.
Анализ и сверка. Сравните сведения о датах, объёмах, типах документов; устраните дублирование.
Формирование общей схемы систематизации. На основе принципа происхождения (см. «Структурирование архивных фондов – МЕТОДИКА И ПРАКТИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ») создайте иерархию.
Заполнение шаблона описи группы. Используйте таблицы, перечисления и стандартизированные поля (ISAD‑G).
Подготовка учетных документов. Внесите данные в книгу учёта поступления/выбытия, сформируйте листы фонда.
Экспертная проверка. Дайте опись на согласование руководителю отдела и, при необходимости, внешнему эксперту.
Регистрация в реестре архивов. Внесите группу в список фондов (приложение 25) и в электронный каталог ГИС УИАД.
Обновление. При поступлении новых фондов или изменении состава группы вносите корректировки согласно установленному регламенту.

Примеры описи группы фондов

Пример: Группа «Фонды партийных деятелей СССР (1917‑1991)»

Наименование группы: Фонды партийных деятелей СССР (1917‑1991)

Номер группы: Г‑045

Место хранения: Российский государственный архив социально‑политической истории, отдел «Партия», стеллаж 5, ячейка B‑12

№ фонда	Название	Период	Объём (ед.хр.)	Тип
Ф‑210	Фонд И. В. Ленина	1880‑1924	12 345	Личные, партийные
Ф‑211	Фонд В. И. Ленина	1880‑1934	9 876	Личные, партийные
Ф‑212	Фонд И. С. Крупской	1876‑1939	7 432	Личные, корреспонденция
Ф‑213	Фонд Н. С. Хрущёва	1914‑1971	5 210	Личные, деловые

Пример: Группа «Фонды личного происхождения XIX‑XX вв. (РБ)»

См. материал Национального архива Республики Беларусь 2023 г.: в группе представлены фонды П. М. Машерова, Т. Я. Киселева, А. Н. Аксенова и др.

Электронные описи и современные инструменты

С переходом к цифровой работе архивов важную роль играют:

Государственная информационная система удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД). Позволяет публиковать описи групп в открытом доступе.
Электронный каталог «Центральный фондовый каталог». Интегрирует данные о фондах из разных региональных архивов.
Системы управления архивными документами (СУАД). Автоматизируют учёт поступления/выбытия, генерируют листы фонда.

При создании электронных описей необходимо соблюдать:

Стандартизированные метаданные (ISAD‑G, EAD).
Уникальные идентификаторы (UUID) для каждого фонда и группы.
Привязку к оригинальным бумажным описям (скан‑копии, PDF).
Регулярное резервное копирование и контроль доступа.

Практические рекомендации

Соблюдайте единый стиль оформления. Используйте один шаблон (таблицы, шапки) для всех групп в архиве.
Включайте предисловия. Как отмечено в Национальном историческом архиве Беларуси, предисловия содержат важные сведения о создателе фонда.
Отмечайте крайние даты. Это обязательный элемент в графах 12, 14, 16 (см. «Обязательные учетные документы архива»).
Контролируйте полноту описания. При наличии неописанных документов фиксируйте их в листе фонда и планируйте их описание.
Обновляйте описи при каждом крупном изменении. Например, при объединении двух фондов в один или при передаче части материалов в другой архив.
Обучайте персонал. Регулярные семинары по работе с описями, использованию ГИС УИАД и СУАД повышают качество учёта.

Опись группы фондов архива – это не просто справочный документ, а ключевой элемент системы архивного управления. Она обеспечивает:

Целостность и прозрачность учёта.
Эффективный доступ к документам для исследователей и сотрудников.
Соответствие правовым требованиям и международным стандартам.
Базу для дальнейшей цифровизации и интеграции в национальные каталоги;

Тщательно разработанная и регулярно обновляемая опись группы фондов повышает ценность архивного фонда, облегчает работу архивных специалистов и способствует сохранению исторической памяти для будущих поколений.

Дата составления статьи:  г. 15:30 (по московскому времени). Информация взята из открытых источников, включая нормативные акты, методические рекомендации и примеры из архивов России и Беларуси.