Передача документов в архив организации — это строго регламентированная процедура, ключевым документом которой является опись приема-передачи. Качество составления этой описи определяет юридическую значимость передаваемых дел, их сохранность и возможность быстрого поиска в будущем. В статье подробно разбираем виды описей, правила заполнения, актуальные формы на 2024–2026 годы и распространенные ошибки.

Нормативная правовая основа

Процедура передачи документов в архив регулируется комплексом нормативных актов. Основными документами, определяющими правила составления описей, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22) — базовые требования к передаче документов на хранение.
• Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Правил организации архивного хранения документов, образующихся в государственных органах, местных самоуправлении и организациях» — главный регламент оформления дел и описей (вступил в силу ).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению» — стандартизация реквизитов и структуры описи.
• Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2020 г.) — типовые формы описей для передачи в государственные архивы (Приложения № 17, 18, 35 и др.).

Важно: Единого обязательного унифицированного бланка описи для внутреннего архива организации (не госархива) на федеральном уровне не установлено (согласно информации из КонсультантПлюс и судебной практике 2025–2026 гг.). Организация вправе утвердить свой бланк локальным нормативным актом (Инструкцией по архивному делу или Положением об архиве).

Виды описей при передаче в архив

Составление описей производится в зависимости от сроков хранения и вида документов. Согласно Правилам (Приказ Росархива № 125) и ГОСТ Р 7.0.97-2016, выделяют:

По срокам хранения

1. Опись дел постоянного хранения (передаются в госархив или хранятся в архиве организации бессрочно). Форма: Приложение № 18 к Приказу Минкультуры № 558.
2. Опись дел длительного хранения (свыше 10 лет).
3. Опись дел кратковременного хранения (до 10 лет).

Правило: На дела с разными сроками хранения составляются отдельные описи. Смешивать дела постоянного и временного хранения в одной описи недопустимо. Это касается как бумажных, так и электронных документов.

По виду документов

• Опись управленческой документации (приказы, договоры, отчеты, переписка).
• Опись кадровых документов (личные дела, табеля, заказные списки) — часто выделяют отдельно из-за частоты обращений.
• Опись научно-технической документации (НТД) — имеет специфику оформления обложек дел, листов-заверителей и нумерации (см. статьи по подготовке НТД).
• Опись электронных документов (имеющих статус оригиналов, например, электронная налоговая отчетность, ЭДО). Оформляються аналогично бумажным, но с указанием носителя/формата.
• Опись наследственных дел / нотариальных документов, строгие формы (Приложения № 17, 19 к Приказу № 558).

Структура и обязательные реквизиты описи (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любая опись (независимо от формы) должна содержать следующие блоки данных:

Шапка описи (ьная часть)

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Наименование структурного подразделения, сдающего дела.
• Наименование архива (получателя).
• Вид описи (например: «Опись дел постоянного хранения», «Опись кадровых дел 2023 г.»).
• Год начала и окончания дел (хронологические границы).
• Номер описи (сквозной по организации или по архиву).
• Дата составления.

Табличная часть (Сведения о делах)

Переносятся с обложки каждого дела. Обязательные колонки:

1. Порядковый номер дела (в описи).
2. Индекс дела (шифр по номенклатуре: код подразделения / год / порядковый номер).
3. дела (точно с обложки, например: «Договоры с поставщиками. 2023 г.»).
4. Даты начала и окончания дела (первый и последний документ).
5. Количество листов (пронумерованных страниц в деле).
6. Срок хранения (в годах или «Постоянный»).
7. Примечания (наличие листа-заверителя, секретность, особенности носителя).

Заверительная часть (Подписи)

• Подпись составителя описи (архивариуса/ответственного за архив сдающей стороны) с расшифровкой.
• Подпись руководителя сдающего подразделения / организации;
• Отметка архива о принятии дел (на втором экземпляре описи, остающемся у сдающей стороны): должность, ФИО архивариуса архива, подпись, дата, печать (если предусмотрена).

Процедура приема-передачи: пошаговый алгоритм

Этап 1: Подготовка дел (в подразделении)

• Собрать документы по номенклатуре дел.
• Сшить, пронумеровать листы, составить обложки дел по форме (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Составить листы-заверители для каждого дела.

Этап 2: Составление описи

• Заполнить опись в 2 экземплярах (один уходит в архив с делами, второй остается у сдающей стороны с отметкой о приеме).
• Можно использовать рукописный журнал, бланк MS Word или MS Excel (актуальные бланки 2025–2026 гг. доступны в справочно-правовых системах: КонсультантПлюс, Гарант).
• Данные переносить строго с обложек дел.

Этап 3: Оформление Акта приема-передачи

Помимо описи, обязательно составляется Акт приема-передачи документов на хранение.

• Для передачи в государственный архив: используется строгая форма Приложение № 35 к Правилам передачи документов в госархивы (утв. Минкультуры). Включает реквизиты передающей стороны, принимающего архива, перечень передаваемых описей, общее количество дел и листов, подписи директоров и архивариусов, гербовые печати.
• Для внутреннего архива организации: форма разрабатывается самостоятельно. Обязательные реквизиты: основание (приказ), перечень передаваемых описей (номера, даты, кол-во дел), подписи сдающей и принимающей сторон (архивариуса организации), дата.

Этап 4: Физическая передача и учет

• Дела передаются в архив вместе с описью (1 экз.) и актом.
• Архивариус архива проводит приемо-сдаточную проверку: сверяет дела с описью (количество, заголовки, нумерацию листов, наличие обложек и листов-заверителей).
• На втором экземпляре описи (у сдающей стороны) ставит отметку о приеме.
• Вносит записи в Журнал учета приема-передачи документов (форма также устанавливается локально).
• Расставляет дела на стеллажи, присваивает адреса хранения (фонд, опись, дело, стеллаж, полка).

Особенности оформления в 2024–2026 годах (Актуальные нюансы)

Электронные документы и гибридные архивы

Согласно Приказу Росархива № 125, описи составляются и на передачу электронных документов-оригиналов. В описи указывается:

• Тип носителя / формат файла (PDF/A, XML, JPG и т.д.).
• Объем данных (Мб/Гб).
• Хеш-суммы (для подтверждения неизменности).
• Сведения об ЭП (электронной подписи).

Для электронных дел часто ведут отдельный реестр (опись) в виде XML-файла или реестра в СЭД/АИС «Архив».

Сроки передачи

• Документы передаются в архив организации ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) по итогам дела (после завершения дела, составления обложки и листа-заверителя).
• Кадровые документы (личные дела уволенных) — в течение установленного срока после увольнения (часто сразу после оформления дела).
• Документы на выплату пособий (ФСС/СФР) — в течение 5 календарных дней с приложением описи по форме Приказа ФСС № 578 (от ).

Ответственность и контроль

• За правильность составления описи отвечает архивариус (ответственный за архив) сдающего подразделения.
• За приемку и сохранность — архивариус архива организации.
• При проверках (Росархив, прокуратура, налоговая) отсутствие описей, ошибки в сроках хранения или расхождения с актами приема-передачи влекут штрафы (КоАП РФ ст. 13.19, 13.20) и предписания об устранении нарушений.

Типовые ошибки при составлении описи

1. Несоответствие заголовка дела в описи заголовку на обложке. (Критическая ошибка, делает поиск невозможным).
2. Смешение дел с разными сроками хранения в одной описи.
3. Отсутствие номеров дел по номенклатуре (индексов).
4. Неверное указание количества листов (не совпадает с последним номером на листе-заверителе).
5. Отсутствие второго экземпляра описи с отметкой архива о приеме у сдающего подразделения.
6. Использование устаревших форм (для госархивов) или форм, не утвержденных локальным актом (для внутреннего архива).
7. Передача дел без обложек, листов-заверителей и нумерации листов.

Образец заполнения строки описи (Пример)

Ниже приведен фрагмент табличной части описи для наглядности:

Где скачать актуальные бланки (2025–2026 гг.)

Готовые бланки в формате .docx (Word) и .xlsx (Excel) для внутреннего архива и передачи в госархивы можно найти в справочно-правовых системах:

• КонсультантПлюс: раздел «Формы» -> запрос «Опись дел», «Акт приема-передачи», «Приложение 35», «Приложение 18». Регулярно обновляются (статус «Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026»).
• Гарант: аналогичный раздел «Документы и формы».
• Сайт Росархива (rosarchives.gov.ru): раздел «Нормативные акты» -> «Формы документов» (для госархивов).

Совет: Скачайте бланк в Excel — он позволяет автоматически считать общее количество листов и дел, а также фильтровать по срокам хранения при формировании отдельных описей.

Чек-лист перед сдачей дел в архив

• [ ] Все дела прошиты, пронумерованы, имеют обложки по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• [ ] В каждом деле есть лист-заверитель с указанием кол-ва листов и подписями.
• [ ] Составлены отдельные описи по каждому сроку хранения (Постоянный / 75 лет / 10 лет / до 10 лет).
• [ ] Данные в описи в точности соответствуют обложкам дел.
• [ ] Опись в 2-х экземплярах, подписана архивариусом сдающей стороны и руководителем.
• [ ] Составлен Акт приема-передачи (внутренний или Прил. № 35 для госархива).
• [ ] Подготовлен Журнал учета приема-передачи для регистрации факта передачи.
• [ ] Электронные документы (если есть) оформлены в отдельной описи/реестре с хеш-суммами.

Опись приема-передачи архива — это не просто формальность, а основной учетный и правовой документ, фиксирующий передачу ответственности за сохранность документов. Грамотное оформление описей по актуальным правилам (Приказ Росархива № 125, ГОСТ Р 7.0.97-2016) с разделением по срокам хранения, использование актуальных бланков 2024–2026 гг. и обязательное составление Акта приема-передачи — залог прохождения проверок контролирующих органов и бесперебойной работы архива организации.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на , и материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс). Перед применением рекомендуется сверить формы с последними изменениями в законодательстве и локальными актами вашей организации.