Государственный архив Костромской области (ГАКО), это крупнейшее архивохранилище региона, хранящее уникальные документы с XV века по наши дни. Для эффективной работы с этим массивом данных ключевую роль играют описи — основные справочные средства, позволяющие ориентироваться в фондах архива. В данной статье подробно рассматривается структура описей, их виды, особенности доступа (в т.ч. электронные базы) и практические советы для исследователей и генеалогов.

Общие сведения об архиве и его фондах

Полное наименование: Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Костромской области» (ОГКУ ГАКО).

• Адрес: г. Кострома, ул. Северной Правды, д. 24.
• Телефоны:
  • Приемная: 8 (4942) -2-13-30
  • Отдел использования и публикации документов: 8 (4942) -2-53-81
  • Отдел документов по личному составу: 8 (4942) -2-02-21
• Официальный сайт: kosarchive.ru
• E-mail: gako.dkko44@yandex.ru

Архив хранит документы с XV века (старинные рукописные богослужебные книги), а наиболее ранний делопроизводственный документ датируется концом XVI века. Основная масса фондов формируеться из документов учреждений, организаций, предприятий и ведомств, функционировавших на территории современной Костромской области.

Что такое «Опись» и зачем она нужна?

Опись — это основной вид справочного средства по фонду, представляющий собой систематизированный перечень дел, входящих в данный фонд. Без работы с описями невозможно заказать нужное дело в читальном зале.

Структура типичной описи:

1. Номер фонда, название фондообразователя, хронологические границы.
2. Вводная статья (историко-справочная заметка): История учреждения, состав документов, степень полноты сохранности.
3. Систематические/Хронологические указатели: Помощь в поиске дел по темам, географии или именам.
4. Перечень дел (описная часть): Таблица с колонками: № дела, дела, Даты (начало/конец), Число листов, Примечания.

Классификация описей ГАКО по историческим периодам

Фонды архива условно делятся на дореволюционные (до 1917 г.) и советские/современные (после 1917 г.). Структура описей для этих групп имеет существенные различия.

Дореволюционные фонды (Фонды 1–XX в нумерации архива)

Сюда входят фонды губернских учреждений (Костромская губернская правление, губернское управление, земство, суды, полиция, духовное управление, уездные города и волости).

• Особенность: Многие описи составлены в 1920–1950-е гг. и могут не иметь современных указателей.
• Географические и именные указатели: К описям ключевых фондов (губернская правление, губстатистический комитет, городская дума) составлены листовые географические и именные указатели. Для части фондов существуют электронные варианты этих указателей.
• Ревизские сказки и исповедные росписи: Имеют отдельные описи (часто по уездам и ревизям), которые являются главными источниками для генеалогии XVIII–XIX вв.

Фонды периода после 1917 года

Включают фонды областных, районных, городских органов власти (исполкомы советов депутатов трудящихся), партийных организаций, предприятий, колхозов, совхозов, учебных заведений.

• Документы по личному составу: Отдельно выделяются фонды с личными делами, служебными списками, пенсионными делами. Для них существуют специализированные описи и картотеки.
• Метрические книги и книги ЗАГСов: Хранятся в отдельных фондах (часто фонд ЗАГСов области или уездных/районных отделов ЗАГС). Описи на них позволяют искать акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) с 1917 по середину 1920-х гг. (до передачи в ЗАГС) и более поздние периоды (с ограничениями доступа 100/75 лет).

Электронные базы данных и удаленный доступ

С 1996 года в архиве ведется активная работа по созданию электронных баз данных (БД) для ускорения поиска. Это критически важный инструмент для современного исследователя.

Основные электронные ресурсы ГАКО:

• «Архивная опись» (Электронные описи): Полнотекстовые или структурированные базы по описям фондов. Позволяют искать по ключевым словам в заголовках дел.
• «Ревизские сказки»: База данных по ревизским сказкам (часто с привязкой к сканам или указателям по фамилиям/деревням).
• «Метрические книги» / «Книги ЗАГСов»: Указатели по метрическим книгам приходов и книгам актов гражданского состояния.
• «Родословец» / «Алфавиты о рождении»: Специализированные генеалогические базы (алфавитные указатели по метрическим книгам).
• «Рукопись»: База по рукописным фондам (старинные книги, летописи, документы XV–XVII вв.).

Где искать: Основной портал доступа — официальный сайт kosarchive.ru (разделы «Фонды», «Описи», «Электронные базы», «Виртуальные выставки»). Часть баз может быть доступна только в читальном зале архива.

Примеры работы с конкретными фондами и описями

Пример 1: Фонд Р-3296, Анохин Андрей Александрович (1951–2007)

Это пример личного фонда (фонд с приставкой «Р» или номер в общей нумерации).

• Фондообразователь: Краевед, коллекционер, фотограф.
• Содержание описи: Опись отражает профиль интересов фондообразователя: материалы по истории Костромы, фотоколлекции, собранные документы, переписка.
• Особенность: В вводной статье к описи часто дается биографическая справка (родился в Костроме 9 марта 1951 г., дед, крестьянин из-под Парфеньева, родители — инженеры обувной фабрики «Х Октябрь»). Это помогает понять контекст документов.

Пример 2: Фонд 5, Судайская (уездная/волостная власть)

Типичный фонд местного управления дореволюционного периода. В описи к такому фонду будут разделы: управленческие документы, финансовые отчеты, списки жителей (ревизские сказки, семейные списки), земельные дела.

Практическое руководство: Как найти нужное дело по описи

Сценарий А: Вы знаете номер фонда и описи (например, Ф. 123, Оп. 1)

1. Зайдите на сайт kosarchive.ru → раздел «Фонды» → «Описи».
2. Найдите нужную опись в списке (часто они выложены в формате PDF или как поисковая форма БД «Архивная опись»).
3. Используйте поиск по странице (Ctrl+F) по ключевым словам: название села, фамилия, тип документа («ревизская сказка», «метрическая книга», «земельное дело»).
4. Запишите Номер дела.
5. Закажите дело в читальном зале (электронно через сайт или бумажным заказом на месте).

Сценарий Б: Вы не знаете фонд, но знаете тему/место/фамилию

1. Воспользуйтесь общим поиском по сайту архива или базой «Архивная опись» (если есть общий поиск по всем описям).
2. Проверьте путеводители по фондам (издаются архивом, есть в электронном виде на сайте в разделе «Публикации» или «Справочники»). Путеводитель дает краткое описание каждого фонда и перечень описей.
3. Для генеалогии: сразу проверяйте базы «Ревизские сказки», «Метрические книги», «Алфавиты». Они часто позволяют найти конкретную деревню/приход и номер дела без чтения всех описей подряд.

Особенности доступа к документам (Режим использования)

• Читальный зал: Работа с оригиналами документов. Требуется паспорт, заполнение читательского билета.
• Сроки хранения/доступа:
  • Документы, содержащие сведения о частной жизни (личные дела, метрические книги ЗАГСов менее 100 лет, судебные дела менее 75 лет) — выдаются только заявителю или по нотариальной доверенности/судебному решению.
  • Дореволюционные документы (ревизские сказки, метрические книги приходов до 1917 г.) — открыты для свободного доступа.
• Копирование: Разрешено фотосъемка без вспышки (своим фотоаппаратом/телефоном) бесплатно или за символическую плату (уточняйте актуальный тариф). Ксерокопия и сканирование на оборудовании архива, платно.
• Удаленные запросы: Можно заказать справку/копию документа почтой или через форму на сайте (платная услуга), если вы знаете точный шифр (Фонд, Опись, Дело).

Государственный архив новейшей истории Костромской области (ГАНИКО)

Важно не путать ГАКО и ГАНИКО.

• ГАКО (ул. Северной Правды, 24): Дореволюционные фонды, фонды 1917–1990-х гг. (органы власти, предприятия, ЗАГСы, метрические книги, ревизские сказки).
• ГАНИКО: Хранит фонды партийных органов, комсомола, общественных организаций, СМИ, личные фонды деятелей партии/советской работы периода советской власти (в основном после 1917 г.).

Если вы ищете партию, комсомол, газеты «Правда»/«Костромская правда» советского периода — обращайтесь в ГАНИКО. Если — метрические книги, ревизские сказки, уездные управы, земство, советы депутатов (исполкомы), предприятия — в ГАКО.

Научно-образовательная деятельность архива

С 1995 года на базе ГАКО ежегодно проходит архивоведческая и источниковедческая практика для студентов исторического факультета Костромского университета им. Н.А. Некрасова. Это способствует подготовке кадров и привлечению молодежи к работе с документами. Архив регулярно организует виртуальные выставки (например, выставка к истории Костромского научного общества по изучению местного края, открытая 31 марта 2017 г. и 13 мая 2024 г.), материалы которых публикуются на сайте.

Чек-лист для посещения ГАКО (Подготовка к поездке)

Работа с описями Государственного архива Костромской области, это базовый навык для любого исследователя истории края, генеалога или студента. Переход архива на цифровые технологии с 1996 года (создание БД «Архивная опись», «Ревизские сказки», «Метрические книги», «Родословец») кардинально изменил подход к поиску: теперь значительную часть работы можно выполнить удаленно, приехав в читальный зал уже с готовыми номерами дел.

Главное правило: Начинайте всегда с путеводителя по фондам и электронных баз данных на сайте kosarchive.ru. Только если поиск в БД не дал результатов, переходите к изучению бумажных описей в читальном зале с помощью географических и именных указателей. Удачных поисков в фондах ГАКО!

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ГАКО (kosarchive.ru), справочной информации и интернет-источников на дату . Актуальные контакты, режим работы и доступ к базам данных рекомендуется уточнять непосредственно на официальном ресурсе архива перед визитом.