В современном делопроизводстве грамотное хранение и обработка документации играют ключевую роль․ Независимо от того, являетесь ли вы представителем крупной корпорации, владельцем малого бизнеса или частным лицом, вам может потребоваться обращение в государственные или коммерческие архивы․ В этой статье мы подробно разберем, из чего складывается оплата услуг архива, какие виды работ существуют и как формируется их стоимость․
От чего зависит стоимость архивных услуг?
- Объем работ: количество дел, страниц или погонных метров, подлежащих обработке, сканированию или хранению․
- Специфика документов: конфиденциальность, ветхость, необходимость создания особых условий (например, для кинодокументов)․
- Сроки выполнения: срочные заказы всегда оцениваются дороже стандартных․
- Требования заказчика: необходимость выезда специалиста, логистика, особые форматы выдачи․
Государственные архивы: прейскуранты и правила
Федеральные и государственные архивы (например, ГА РФ или РГВИА) предоставляют как бесплатные базовые услуги, так и платные․ Платные услуги регламентируются специальными прейскурантами, которые утверждаются приказами․
Примеры тарифов государственных архивов
Согласно актуальным данным (например, Приказу директора ГА РФ от года, вводящему в действие новый прейскурант), государственные учреждения устанавливают фиксированные ставки на определенные виды работ:
- Хранение документов на договорной основе: стоимость может составлять 7 рублей 40 копеек в год за одну единицу хранения․
- Работа с кинодокументами: при отборе и печати копий кинодокументов менее 1 погонного метра берется стоимость как за 1 пог․ м․
- Краткие справки и выписки: по конкретному отобранному архивному документу услуга предоставляеться однократно (не более 2 минут)․
Важное замечание: Архив не несет ответственности за качество и идентичность копий, самостоятельно изготовленных пользователем, подлинным архивным документам․
Коммерческие архивы: спектр услуг и цены
Если государственные архивы ориентированы преимущественно на хранение исторической и обязательной к передаче документации, то коммерческие компании (такие как «АРХИВАРИУСЪ», «ДС Архив» и другие) предлагают широкий спектр услуг для бизнеса․
Основные услуги коммерческих архивов
- Архивная обработка и переплет документов․
- Списание и конфиденциальное уничтожение документов․
- Сканирование документов (формат PDF)․
- Определение сроков хранения любых документов․
- Расстановка и систематизация дел․
- Внеофисное хранение․
Ориентировочные цены на коммерческие услуги
Коммерческие архивы обычно указывают цены с учетом НДС (20%)․ Вот примерный прайс-лист на популярные услуги:
- Подготовка к архивации одного дела (постоянного или долговременного срока хранения): от 1500 до 2500 рублей․
- Хранение документов: в среднем от 4500 рублей за единицу хранения в месяц․ Однако у многих компаний действует система абонентского обслуживания․ Например, минимальная стоимость услуги может составлять 8000 рублей в месяц (в тариф входит хранение до 200 архивных коробов)․
Дополнительные услуги и особые условия
Многие архивные компании предлагают услугу БЕСПЛАТНОГО ВЫЗОВА СПЕЦИАЛИСТА․ Эксперт приедет на место нахождения документации, оценит объем, сложность и рассчитает итоговую стоимость работ․ Это особенно удобно, если у вас накопился значительный объем документов․
При оказании специфических услуг (например, в РГВИА) может предусматриваться авансирование в согласованном с пользователем размере, но не менее 30% от стоимости услуг․ Экскурсии и просветительские мероприятия также организуются в соответствии со специальными регламентами и имеют свои тарифы․
Оплата услуг архива напрямую зависит от выбранного учреждения (государственное или коммерческое), объема и сложности работ․ Если вам требуется просто систематизировать дела в офисе или организовать долгосрочное внеофисное хранение тысяч коробов, на рынке найдется подходящее предложение․ Рекомендуется всегда запрашивать актуальный прейскурант и пользоваться возможностью бесплатной оценки специалистом, чтобы избежать непредвиденных расходов․