В современной системе архивного дела России особое значение имеет процесс комплектования – передачa документов из организаций‑источников в государственные и муниципальные архивы. Данная статья подробно рассматривает, кто такие организации‑источники, какие нормативные акты регулируют их деятельность, как происходит согласование номенклатуры дел и какие методические инструменты помогают обеспечить качественное комплектование.

Что такое организация‑источник комплектования?

Согласно Статье 20 Федерального закона «Об архивных документах» и методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, источником комплектования считается любое юридическое лицо (государственное, муниципальное, коммерческое или некоммерческое), которое передаёт архивные документы в государственный или ведомственный архив для их дальнейшего хранения, учёта и использования.

• Документы могут включать деловую корреспонденцию, отчётные материалы, техническую документацию, протоколы заседаний, фотографии и другие ценности.
• Организации‑источники делятся на государственные (министерства, ведомства, органы местного самоуправления) и негосударственные (частные предприятия, общественные организации, партии, фонды).

1.1 Ключевые признаки организации‑источника

1. Наличие делопроизводственной службы, отвечающей за формирование и хранение документов.
2. Обязанность вести учёт передаваемых документов в соответствии с установленными нормативами.
3. Необходимость согласовывать номенклатуру дел с архивом (см. раздел 2).
4. Готовность предоставлять методическую и практическую помощь архиву при формировании архивного фонда.

Номенклатура дел и её согласование

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, подлежащих передаче в архив, оформленный в виде таблиц, схем или электронных списков. Согласование номенклатуры является обязательным этапом, без которого передача документов считается некорректной.

2.1 Кому и как направлять номенклатуру?

Организации‑источники обязаны направлять подготовленную номенклатуру в Экспертно‑проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения. Процедура выглядит следующим образом:

• Подготовка – делопроизводственная служба формирует перечень дел, указывая:
  • Наименование дела;
  • Код классификатора (по ФКУ, ОКД, ОКПД и т.п.);
  • Период создания документов;
  • Объём (кол‑во листов, файлов, микрофильмов);
  • Оценка ценности (историческая, правовая, научно‑техническая).
• Отправка – номенклатура передаётся в архив в электронном виде (XML/CSV) либо в бумажном виде, сопровождаясь сопроводительным письмом.
• Экспертиза – ЭПК проверяет соответствие номенклатуры требованиям законодательства, определяет, какие документы подлежат государственному хранению, а какие могут быть уничтожены.
• Согласование – после получения заключения ЭПК организация‑источник получает подтверждение и может приступать к передаче документов.

2.2 Пример типовой таблицы номенклатуры

Порядок взаимодействия архива с организациями‑источниками

Для обеспечения качественного комплектования и сохранности документов Архивного фонда РФ в рамках временного хранения, государственные и муниципальные архивы осуществляют комплексную работу с делопроизводственными службами организаций‑источников.

3.1 Основные направления методической помощи

• Консультации по нормативным актам – разъяснение требований ФЗ «Об архивных документах», методических рекомендаций ФАА и региональных нормативных актов.
• Разработка и согласование номенклатуры дел – совместное составление перечня, проверка классификаторов.
• Экспертиза ценностей – определение исторической, правовой, научно‑технической значимости документов.
• Организация процесса передачи – подготовка актов приема‑передачи, контроль за упаковкой и маркировкой.
• Обучение персонала – проведение семинаров, вебинаров, подготовка методических пособий.

3.2 Технологические инструменты

Современные программные решения позволяют автоматизировать процесс комплектования:

• Модуль управления комплектованием – часть информационной системы архива, где фиксируются сведения об организации‑источнике, перечне дел, сроках передачи.
• Отчётные формы – генерация стандартных и кастомных отчётов о выполненных передачах, статусе экспертизы, сроках хранения.
• Контроль своевременности – система оповещений о приближающихся дедлайнах по передаче документов.

Правовые основы комплектования

Ниже перечислены ключевые нормативные документы, регулирующие деятельность организаций‑источников:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных документах» – основной закон, определяющий понятие «источник комплектования», порядок формирования архивного фонда.
2. Методические рекомендации ФАА «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (утверждены г.) – детализируют критерии отнесения организаций к источникам.
3. Приказ Минкультуры России № 112 от «Об утверждении классификатора архивных фондов» – используется при составлении номенклатуры дел.
4. Региональные нормативные акты – в каждом субъекте РФ могут быть свои правила, например, постановления о порядке комплектования архивов субъектов.

Классификация организаций‑источников

5.1 По уровню управления

• Государственные органы – министерства, федеральные службы, органы исполнительной власти субъектов.
• Муниципальные органы – администрации, муниципальные учреждения, городские службы.
• Негосударственные организации – коммерческие предприятия, научные институты, общественные объединения, политические партии.

5.2 По типу документов

Практический пример: ГКУ «Государственный архив социально‑политической истории Курганской области»

На 2026 год в архиве зарегистрировано 61 организация‑источник, из которых 59 – негосударственные (общественно‑политические партии, движения, общественные организации). Примерный состав:

• 15 партийных организаций;
• 12 общественных объединений;
• 20 культурных учреждений;
• 12 коммерческих предприятий, участвующих в социально‑политических проектах.

Для каждой организации составляется индивидуальная номенклатура дел, согласуемая с ЭПК архива. По итогам экспертизы формируется акт приёма‑передачи, после чего документы переводятся в постоянное государственное хранение.

Как стать организацией‑источником?

Для включения в список источников необходимо выполнить несколько шагов:

1. Подготовить заявление о желании стать источником комплектования, указав юридический статус, виды деятельности и предполагаемый объём документов.
2. Предоставить описание документооборота (структура дел, сроки формирования, текущие методы хранения).
3. Согласовать номенклатуру дел с ЭПК архива (см. раздел 2).
4. Пройти экспертную проверку – архив оценивает соответствие документов требованиям законодательства.
5. После одобрения подписывается договор о передаче документов и вносится запись в реестр источников комплектования.

Организации‑источники комплектования играют ключевую роль в формировании и пополнении Архивного фонда Российской Федерации. Их деятельность регулируется чётким набором нормативных актов, а процесс взаимодействия с архивами построен на принципах прозрачности, согласования номенклатуры и экспертной оценки ценности документов. Современные информационные системы и методические рекомендации позволяют автоматизировать большую часть процедур, снижая риск ошибок и ускоряя передачу ценного исторического материала в государственное хранение.

Помните: своевременное и корректное комплектование – залог сохранения исторической памяти страны и обеспечения доступа к документам для будущих поколений.