Цель статьи – дать полное представление о том, какие организации и какие источники могут использоваться для единовременного (один раз) комплектования государственных и муниципальных архивов, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как правильно оформить передачу документов.

Правовая основа комплектования архивов

Комплектование архивов регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.) – определяет порядок создания, пополнения и использования государственных архивов.
• Постановление Правительства РФ № 1235 от «Об утверждении Положения о порядке комплектования государственных архивов».
• Региональные законы о муниципальном архиве (пример: Закон Московской области от № 45‑О).
• Приказы Минкультуры России, в частности Приказ № 123 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в архив».

Понятие «один раз» в контексте комплектования

Термин «один раз» (единовременное комплектование) подразумевает передачу полного пакета документов от источника к архиву без плановых повторных поставок. Такой способ применяется в случаях:

1. Закрытия предприятия или организации.
2. Перевода документов из одного архивного фонда в другой.
3. Собрания исторических материалов в рамках крупного проекта (например, подготовка к юбилею города).
4. Судебного или административного решения о передаче документов.

Классификация организаций‑источников

3.1 Государственные органы

К ним относятся федеральные, региональные и муниципальные органы исполнительной власти, суды, прокуратура, органы государственной службы. Их документы попадают в архивы в рамках:

• Регулярного архивного учета (по графику).
• Единовременной передачи в связи с реорганизацией или ликвидацией.

3.2 Муниципальные учреждения

Школы, больницы, библиотеки, культурные центры, органы местного самоуправления. Часто такие учреждения передают архивные фонды в муниципальный архив в рамках «один раз» при переезде или закрытии.

3.3 Предприниматели и юридические лица частного сектора

Крупные компании, производственные объединения, финансовые организации. При ликвидации или передаче прав собственности они обязаны передать архивные документы в государственный архив в соответствии с ФЗ‑122.

3.4 Физические лица и общественные организации

Некоммерческие фонды, исторические общества, частные коллекционеры. Их материалы могут быть переданы в архив в виде дарения или безвозмездного отчуждения.

Источники комплектования документов

4.1 Официальные архивные фонды

Документы, созданные в рамках официальной деятельности (приказы, протоколы, отчёты, бухгалтерские книги).

4.2 Электронные архивы

Электронные версии документов (PDF, DOCX, XML), базы данных, электронные почтовые сообщения. При передаче необходимо обеспечить их конвертацию в архивный формат (например, PDF/A‑2) и оформить метаданные согласно ГОСТ Р 7.0.100‑2018.

4.3 Нестандартные источники

Фотографии, аудиовизуальные материалы, карты, чертежи, микрофильмы. Для их передачи требуется подготовка технической документации (описание формата, условий хранения).

Порядок единовременного комплектования

5.1 Подготовительный этап

1. Идентификация документов – составление реестра всех материалов, подлежащих передаче.
2. Оценка состояния – проверка физического и электронного состояния, определение необходимости консервации;
3. Согласование с архивом – уточнение формата, объёма, сроков и требований к упаковке.

5.2 Оформление актов

Согласно Приказу Минкультуры № 123, необходимо оформить:

• Акт приёма‑передачи документов (форма 1‑А).
• Список (реестр) передаваемых материалов (форма 1‑Б).
• Техническое заключение о состоянии (при необходимости).

5.3 Транспортировка и хранение

Для физических документов рекомендуется использовать:

• Картонные коробки с маркировкой «Хрупкое».
• Полиэтиленовые пакеты с нейтрализованным влагопоглощателем.
• Транспортные средства с контролем температуры и влажности.

Электронные файлы передаются через защищённые каналы (SFTP, VPN) с подтверждением целостности (контрольные суммы MD5/SHA‑256).

5.4 Приёмка архивом

1. Проверка соответствия актов и реестра.
2. Физический осмотр (для бумажных документов) и проверка целостности файлов.
3. Внесение записей в журнал приёма‑передачи.
4. Назначение ответственного архивного специалиста за дальнейшую обработку.

Примеры практических кейсов

6.1 Передача архивного фонда закрытого завода «Электросила»

В 2024 году предприятие было ликвидировано. Было составлено реестр из 12 500 документов (производственная документация, кадровые дела, технические чертежи). После согласования с муниципальным архивом был проведён единовременный комплект, включающий:

• 12 500 бумажных дел в 250 коробках.
• 5 ТБ электронных файлов, конвертированных в PDF/A‑2.
• Акт приёма‑передачи, подписанный руководителем предприятия и директором архива.

6.2 Дарение частного коллекционера исторических фотографий

Коллекционер передал в государственный архив 3 200 фотографий, охватывающих период 1910‑1930 гг. Было оформлено дарение, включающее:

• Краткое описание (метаданные) каждой фотографии.
• Сканирование в разрешении 600 dpi, сохранение в TIFF.
• Подписание договора дарения и внесение в реестр фондов.

Рекомендации по оптимизации процесса

1. Планировать заранее – даже при «один раз» комплектовании важно иметь чёткий план действий и сроки.
2. Использовать стандарты – ГОСТ Р 7.0.100‑2018 для описания, ISO 19005‑1 (PDF/A) для электронных документов.
3. Обеспечить цифровую копию – перед передачей создавайте резервные копии и храните их в отдельном месте.
4. Контролировать целостность – проверяйте контрольные суммы файлов после передачи.
5. Обучать персонал – сотрудники, участвующие в комплектовании, должны знать правила консервации и архивного описания;

Единовременное (один раз) комплектование государственных и муниципальных архивов – это важный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, тщательной подготовки и чёткого документооборота. Правильный выбор организаций‑источников, систематизация материалов и профессиональное оформление актов позволяют сохранить историческое наследие в надёжном и доступном виде для будущих поколений.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям или требуется помощь в подготовке актов и реестров, обратитесь к специалистам архивного отдела вашего муниципального образования или к консультантам в области архивного дела.

---

Дата публикации: