Дата актуализации: 06:22:17

Архивирование – это не просто «положить бумаги в шкаф». Это
строго регламентированный процесс, который включает отбор,
упорядочивание, переплет, описание и официальную передачу
документов в архивное хранилище. Ниже представлена полная
инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ и
практических рекомендациях архивных служб.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной документ, определяющий порядок создания, учета, хранения и передачи архивных фондов.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены приказом Минкультуры РФ).
• Городские нормативные акты (например, постановление «О порядке передачи документов в городской архив»), которые уточняют сроки и формы сдачи для конкретного муниципалитета.
• Требования к обязательному экземпляру документов (ст. 21 ФЗ 125‑ФЗ).

Все действия по передаче документов обязаны соответствовать этим документам, иначе передача может быть признана недействительной.

Планирование и подготовка

1. Определение перечня передаваемых документов – проводится бухгалтером или специалистом по архивному делу. Выбираются материалы, срок хранения которых превышает 5–10 лет (долгосрочные документы).
2. Согласование сроков – при необходимости сроки временного хранения могут быть изменены по согласованию с архивным управлением (см. пункт 9.5 КонсультантПлюс).
3. Назначение ответственных лиц:
   • Ответственный за подготовку – обычно руководитель отдела документооборота.
   • Ответственный за передачу – сотрудник архива, принимающий документы.
4. Разработка графика работ – учитываются сроки закрытия дел, освобождения офисных площадей и наличие транспортных средств.

Формирование описи и номенклатуры дел

Опись (акт приёма‑передачи) – ключевой документ, который фиксирует:

• Наименование дел и их номенклатурный номер;
• Объём (кол‑во листов, томов, файлов);
• Сроки хранения и классификацию (дело, личное дело, бухгалтерская документация и т.д.);
• Подписи ответственных сторон.

Пример заполнения описи:

Опись оформляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей организации, второй – у архива.

Техническая подготовка документов

1. Нумерация страниц – каждый лист нумеруется в правом верхнем углу (см. пункт 7.2 КонсультантПлюс).
2. Переплет и упаковка – документы с длительным сроком хранения переплетаются в твёрдые папки или архивные коробки, соответствующие ГОСТ 7.32‑2001.
3. Маркировка – на каждой коробке указывается:
   • Номенклатурный номер;
   • Дата формирования;
   • Ответственное лицо.
4. Электронные документы – при наличии электронных копий необходимо подготовить метаданные (название файла, дата создания, формат, контрольная сумма) и включить их в электронную опись.

Процедура передачи

1. Согласование даты и способа доставки – обычно передача осуществляется транспортом организации‑передатчика.
2. Подписание акта приёма‑передачи – обе стороны проверяют соответствие описи фактическому содержимому и подписывают акт.
3. Регистрация в архиве – архив вносит сведения в реестр входящих документов, присваивает уникальный архивный номер и фиксирует срок хранения.
4. Выдача копий актов – передающая организация получает копию акта и подтверждение о приёме.

В случае досрочной передачи (угроза утраты, ликвидация организации) допускается передача на постоянное хранение без полного цикла временного хранения (см. пункт 9.5 КонсультантПлюс).

Хранение и контроль

• Документы хранятся в условиях, предусмотренных ГОСТ 7.0.97‑2016 (температура, влажность, защита от света).
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать материалы.
• Периодический аудит – архив проводит проверку соответствия фактического состояния документов их описанию (обычно раз в 3–5 лет).
• Уничтожение – после истечения срока хранения документы уничтожаются в соответствии с приказом Минкультуры РФ о конфиденциальном уничтожении.

Особенности при ликвидации организации

При ликвидации юридического лица порядок передачи документов регламентирован Федеральным законом от № 7‑ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» и ФЗ 125‑ФЗ. Ключевые шаги:

1. Составление полного реестра всех дел, подлежащих передаче.
2. Оформление сдаточной описи, в которой указываются причины передачи (ликвидация) и сроки окончательного уничтожения.
3. Согласование с городским архивом о приёме дел в постоянное хранение.
4. Передача документов в течение 30 дней после утверждения плана ликвидации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения считается «долгосрочным»?

Для большинства государственных и муниципальных документов – от 5 до 10 лет и более. Точный срок указывается в нормативных актах организации.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да. Электронные документы принимаются при условии наличия метаданных и подписи ответственного лица в электронном виде (ЭЦП). При этом оригиналы бумажных документов могут потребоваться для подтверждения подлинности.

Кому следует обращаться в случае изменения сроков хранения?

В отдел архивного дела муниципального образования или в главный архив города. Необходимо оформить письменное согласие.

Что делать, если часть документов повреждена?

Повреждённые материалы следует отнести в отдел восстановления архива. При невозможности восстановления оформляется акт о частичном уничтожении.

Передача документов в архив города – многопроцессный, но чётко регламентированный процесс. Соблюдение нормативных требований, правильная подготовка описи и техническая обработка документов гарантируют их сохранность и возможность последующего использования. При правильном подходе организация освобождает офисные площади, снижает риск утраты информации и соблюдает закон.

Помните: каждый шаг – от выбора документов до подписания акта – фиксируется в официальных документах, поэтому тщательная подготовка и контроль являются залогом успешной передачи.