Комплектование муниципального архива — это системный процесс формирования архивного фонда, обеспечивающий сохранение документов исторической, научной, практической и культурной ценности. Ключевым звеном этого процесса являются организации-источники комплектования — юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы, подлежащие обязательной передаче в муниципальный архив.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по определению и учету источников комплектования регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 20) — устанавливает общие принципы и определяет круг источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
• Законодательство субъектов РФ (например, Закон Пермского края от № 210-ПК) — уточняет особенности на региональном уровне.
• Нормативные правовые акты органов местного самоуправления — утверждают перечни источников комплектования конкретного муниципального архива.
• Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…», регламентирует процедуру ведения списков источников (п. 35.1).
• Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД (в т.ч. 1993 г;, 2012 г., 2013 г.) — дают практические указания по определению статуса организаций и работе с электронными документами.

Кто относится к источникам комплектования?

Согласно ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ и разъяснениям Росархива, источниками комплектования муниципальных архивов являются:

1. Органы местного самоуправления (администрации городских/сельских поселений, муниципальные районы, городские округа).
2. Муниципальные учреждения и казенные предприятия (школы, больницы, дома культуры, ЖЭК, МФЦ и др.).
3. Муниципальные унитарные предприятия (МУП) и акционерные общества с муниципальным участием.
4. Организации, выполняющие публично-правовые полномочия по соглашению с органами местного самоуправления.
5. Физические лица — в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ (личные архивы, документы частных нотариусов, адвокатов и т.д.).
6. Иные организации и граждане, документы которых признаны архивными в установленном законом порядке.

Важно: К источникам комплектования также относятся организации нового типа, статус которых определяется по методическим рекомендациям Росархива и ВНИИДАД (1993 г., с последующими изменениями).

Определение архивного статуса организации

Не каждая организация на территории муниципалитета является источником комплектования. Архивный статус определяется на основании:

• Ведомственной подчиненности (муниципальная / государственная / частная).
• Характера деятельности (исполнение публичных функций).
• Образования документов, входящих в Архивный фонд РФ.

Процедура определения статуса включает:

1. Анализ устава организации и нормативных актов о ее создании.
2. Проверку наличия функции управления в сфере местного самоуправления.
3. Включение в Список источников комплектования, который ведет муниципальный архив на бумажном носителе и/или в электронном виде раздельно для организаций и физических лиц (согласно Приказу Росархива № 24).

Взаимодействие архива и организации-источника

С момента включения в список источников комплектования возникают взаимные права и обязанности:

Обязанности организации-источника:

• Обеспечение сохранности документов до передачи в архив.
• Составление и согласование с архивом номенклатуры дел (один раз в 5 лет или при реорганизации/ликвидации).
• Подготовка дел к передаче: оформление, проверка полноты, составление описей.
• Своевременная передача документов с истечением сроков хранения в организации (обычно 10 лет для дел постоянного хранения и 5–10 лет для временного, в зависимости от отраслевых нормативов).
• Информирование архива о реорганизации, ликвидации, смене наименования или юр. адреса.

Права и обязанности муниципального архива:

• Методическое руководство архивами организаций-источников (консультации, проверки состояния делопроизводства).
• Экспертиза номенклатур дел и актов отбора.
• Приемка документов в установленном порядке (приемо-сдаточные акты).
• Ведение учета источников комплектования и контроль своевременности передачи.
• Обеспечение доступа к переданным документам в соответствии с законом.

Особенности комплектования электронными документами

Согласно Рекомендациям по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов (ВНИИДАД, 2013), взаимодействие с источниками комплектования в электронной среде требует:

• Наличия у источника системы электронного документооборота (СЭД), соответствующей требованиям ГОСТ Р 7.0.99-2018 и ФСТЭК.
• Согласования форматов файлов, метаданных и структуры передаваемых пакетов (SIP — Submission Information Package).
• Применения квалифицированных электронных подписей (КЭП) при передаче.
• Обеспечения подлинности, целостности и читаемости электронных документов на всем жизненном цикле.

Ситуации реорганизации и ликвидации источников

Особое внимание уделяется комплектованию при прекращении деятельности организации-источника:

• Реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование): права и обязанности по сохранению и передаче документов переходят к правопреемнику. Архив должен быть уведомлен в срок не позднее 30 дней.
• Ликвидация: ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязана подготовить документы к передаче в архив до принятия решения о завершении ликвидации. Передача документов — обязательное условие исключения из ЕГРЮЛ.

Методическое обеспечение и контроль

Для эффективной работы с источниками комплектования муниципальный архив должен:

1. Вести актуальный Реестр источников комплектования (базу данных).
2. Проводить плановые и внеплановые проверки состояния делопроизводства в организациях-источниках.
3. Организовывать семинары, консультации, выпускать методические рекомендации по оформлению дел, составлению номенклатур и актам отбора.
4. Взаимодействовать с органами финансового контроля и прокуратурой по фактам нарушения законодательства об архивном деле (несвоевременная передача, уничтожение без экспертизы).

Организации-источники комплектования, это фундамент, на котором строится муниципальный архивный фонд. Качество комплектования напрямую зависит от:

• Точности определения круга источников (юридический статус).
• Своевременности обновления списков источников архивом.
• Установленных партнерских отношений и методической поддержки со стороны архива.
• Готовности к переходу на электронное комплектование.

Соблюдение требований ФЗ № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 24 и отраслевых методических рекомендаций гарантирует сохранность документального наследия муниципалитета для будущих поколений.

---

Статья подготовлена на основании: ФЗ от № 125-ФЗ; Приказ Росархива от № 24; Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД (1993, 2012, 2013 гг.); Практика КонсультантПлюс.