Архив организации, это не просто место хранения старых бумаг, а специализированное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, а также документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. В статье подробно разбирается, как устроены отделы архива, какие функции они выполняют и как правильно организовать их работу в соответствии с актуальным законодательством (на 2026 год).

Правовой статус и место в структуре организации

Согласно Примерному положению об архиве организации (утвержденному Федеральным архивным агентством — Росархивом), архив создается на правах структурного подразделения; Источником комплектования архива выступает сама организация, а также ее структурные подразделения.

Выбор модели организации архива

Форма существования архива зависит от масштабов деятельности и объема документооборота:

• Малые организации: функции архива могут выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам (часто совмещая должности). Оформляеться приказ о назначении ответственного за работу архива.
• Крупные компании и учреждения: целесообразно создавать отдельное структурное подразделение (отдел, сектор, группа архива) и вводить в штатное расписание должность архивариуса (или заведующего архивом).

При таком подходе общей деятельностью архива заведует непосредственный руководитель организации, а операционная работа ведется руководителем отдельного структурного подразделения — архива.

Типовая структура отделов архива

В крупных архивах (государственных, ведомственных, крупных корпоративных) структура часто дифференцируется по видам документации или этапам архивных процессов. Основные отделы:

Отдел приема, учета и хранения (Фондовый отдел)

Это ядро архива. Его ключевые задачи:

• Ведение списков организаций и (или) структурных подразделений — источников комплектования архива.
• Прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации.
• Учет и обеспечение сохранности принятых документов (описание, инвентаризация, размещение в хранилищах).
• Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Отдел документов по личному составу (Кадровый архив)

Выделяется как отдельное структурное подразделение в организациях с большим штатом или специфическими требованиями к хранению личных дел (предприятия, учебные заведения, госучреждения). Функции:

• Хранение личных дел, личных карточек, трудовых книжек, карточек учета рабочего времени.
• Выдача справок, выписок и копий документов заинтересованным лицам (пенсионным фондам, сотрудникам, правоопределителям).
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных в соответствии с 152-ФЗ.

Научно-справочно-информационный отдел (Отдел использования)

Обеспечивает доступ к документам:

• Научно-справочная работа: поиск документов по запросам, составление референций, справок.
• Обслуживание читального зала (если предусмотрен).
• Цифровое преобразование: сканирование, создание электронных копий, ведение электронных баз данных и архивных информационных систем (АИС).

Отдел научно-исследовательской и просветительской работы

Актуален для государственных и исторических архивов (пример, Государственный архив Костромской области):

• Подготовка и проведение выставок, экскурсий по архиву.
• Выступления на конференциях, подготовка публикаций (путеводителей, сборников документов).
• Взаимодействие со СМИ: подготовка радио- и телепередач.
• Организация работы научно-справочной библиотеки архива.

Основные функции архива (согласно Решению Коллегии Росархива и КонсультантПлюс)

Независимо от структуры, любой архив организации осуществляет следующие базовые функции (п. 1.3.3 Примерного положения, ст. 8 Типового положения):

1. Комплектование: прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, образовавшихся в деятельности организации.
2. Учет и описание: государственная регистрация фондов (для госорганов), научная описание дел (составление описей, путем ввода данных в АИС).
3. Хранение и сохранность: создание необходимых условий (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита), обеспечение физической сохранности носителей.
4. Использование: выдача документов в читальный зал, направление копий/выписок по запросам, предоставление доступа к электронным ресурсам.
5. Экспертиза документов: участие в экспертизе сроков хранения и ценности документов (актирование на уничтожение или выделение на постоянное хранение).
6. Методическое руководство: предоставление руководству организации предложений по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования документов; запрос сведений в структурных подразделениях.

Ключевые процессы: алгоритм организации работы

Для запуска эффективной работы отдела архива рекомендуется следующий алгоритм:

1. Издание приказа: о создании архива (или назначении ответственного лица) и утверждении Положения об архиве организации.
2. Штатное оформление: внесение должностей архивариусов в штатное расписание, разработка должностных инструкций (ссылка на Профстандарт «Архивариус» / «Специалист по архивному делу»).
3. Оборудование помещений: выделение помещений под хранилища (категории А, Б, В в зависимости от ценности фондов), читальный зал, кабинеты обработки. Обеспечение СКУД, пожарной сигнализации, климат-контроля.
4. Приобретение оборудования и ПО: стеллажи, упаковочные материалы (коробки, пакеты), сканеры, АИС «Архив» (сертифицированные по требованиям ФСТЭК/ФСБ при необходимости).
5. Разработка внутренних документов: Инструкция по приему документов, Правила пользования архивом, План мероприятий по обеспечению сохранности, График экспертизы сроков хранения.
6. Прием документов: начало текущей работы по приему дел от структурных подразделений по утвержденным графикам;

Взаимодействие со структурными подразделениями

Эффективность отдела архива напрямую зависит от взаимодействия с «источниками комплектования» — структурными подразделениями организации:

• Архив запрашивает сведения о созданных делах, сроках хранения, ответственных исполнителях.
• Структурные подразделения обязаны передавать упорядоченные дела в архив в установленные сроки (обычно ежегодно по итогам года).
• Архив проводит методическую помощь: консультирует по оформлению дел, номенклатуре, экспертизе.

Современные тренды: цифровая трансформация отделов архива

На 2026 год стандартной практикой становится:

• Электронный архив (ЭА): хранение электронных документов с ЭП (электронной подписью) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018 и приказами Минцифры.
• Бесплановое сканирование: массовое цифровое преобразование фондов для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Интеграция с ЭДО/СЭД: автоматическая передача завершенных дел из систем электронного документооборота в архивную АИС без бумажного носителя.
• Блокчейн и хеширование: использование технологий распределенного реестра для подтверждения подлинности и неизменности электронных архивных копий.

Отдел архива — это гарант правовой защищенности организации, ее институциональной памяти и ресурса для принятия управленческих решений. Грамотная структура (разделение на фондовый, кадровый, справочный и научно-информационный отделы), четкое регламентирование функций (прием, учет, хранение, использование, экспертиза) и внедрение современных цифровых технологий позволяют превратить архив из «кладовища» в эффективный информационно-аналитический центр.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Типовых положений, материалов КонсультантПлюс и практики государственных архивов (на примере ГА Костромской области). Актуально на .