Организация архивного дела в России регулируется комплексом нормативных правовых актов, методических рекомендаций и приказов. Данная статья представляет подробный обзор правовой базы, основных принципов и практических шагов, необходимых для создания, хранения, учёта и использования архивных документов в государственных, муниципальных и частных организациях.

Нормативно‑правовая база

Ключевые документы, определяющие порядок ведения архивов:

• Федеральный закон №125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями, включая редакцию от ). Закон устанавливает общие принципы, задачи и порядок работы архивов.
• Приказ Росархива №16 от  г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации». Осуществляет детализацию требований к архивному процессу.
• Приказ Минкультуры России №526 от  г. Методические рекомендации, зарегистрированные в Минюсте РФ 7 сентября 2015 г. (№ 38830). Предоставляют инструментарий для работников архивов.
• Приказ Росархива №77 от  г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации». Вводит актуальные требования к цифровым и физическим архивам.
• Иные нормативные акты: постановления Правительства РФ, приказы региональных органов исполнительной власти, стандарты ГОСТ по архивному делу.

Основные принципы организации архивного дела

1. Законность. Деятельность архивов должна соответствовать действующему законодательству.
2. Комплексность. Ведение архивов охватывает хранение, комплектование, учёт, использование и уничтожение документов.
3. Доступность. Пользователи (государственные органы, муниципальные структуры, научные организации, граждане) имеют право на получение архивных сведений в порядке, установленном законом.
4. Сохранность. Обеспечение физической и информационной целостности архивных документов (противопожарный, охранный, климатический режим).
5. Уникальность. Особый учёт уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.

Этапы создания документального фонда организации

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, формируемый на основе нормативных правовых актов РФ и типовых перечней архивных документов. В ней указываются:

• Наименование дел;
• Краткое содержание;
• Сроки хранения (с учётом нормативных сроков, установленных в пункте 3 статьи 6 Федерального закона №125‑ФЗ);
• Ответственные подразделения.

Формирование и оформление дел

На основании номенклатуры формируются деловые файлы, в которые включаются все документы, относящиеся к конкретному делу. Оформление включает:

• Присвоение уникального идентификационного номера;
• Регистрацию в журнале учёта документов;
• Определение места хранения (физическое или электронное).

Утверждение сроков хранения

Сроки хранения определяются в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона №125‑ФЗ и могут быть:

• Постоянными (для уникальных, исторически значимых документов);
• Временными (от 1 года до 75 лет в зависимости от категории документа).

Хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов

Хранение

Хранение осуществляется в специальных архивных помещениях, отвечающих требованиям по:

• Противопожарному режиму;
• Охранному режиму (контроль доступа, видеонаблюдение);
• Температурно‑влажностному режиму (обычно 18‑22 °C, влажность 45‑55 %);
• Световому режиму (минимальная освещённость, отсутствие ультрафиолетового излучения).

Комплектование

Комплектование – процесс формирования архивных фондов из поступающих документов. Включает:

• Приём документов от источников (госорганы, муниципальные органы, организации, граждане);
• Проверку соответствия документам нормативным требованиям;
• Размещение в соответствующих делах.

Учёт

Учёт ведётся в:

• Журналах приёма‑выдачи;
• Электронных системах управления архивными фондами (АРМ‑архив);
• Регистрационных карточках дел.

Использование

Документы могут быть использованы:

• Для государственных и муниципальных нужд (подготовка правовых актов, проверка фактов);
• Для научных исследований и публикаций;
• Для предоставления гражданам (по запросу в соответствии с ФЗ «Об информации»).

Особенности ведения государственных и муниципальных архивов

Государственные и муниципальные архивы, а также государственные музеи и библиотеки обязаны:

• Соблюдать единые правила, установленные Приказом Росархива №16 и №77;
• Вести учёт всех поступающих документов, включая электронные формы;
• Обеспечивать публичный доступ к архивным сведениям в порядке, установленном законом;
• Участвовать в формировании и поддержании Государственного реестра уникальных документов.

Уникальные документы и Государственный реестр уникальных документов

Уникальные документы – это материалы, обладающие исключительной исторической, культурной или научной ценностью. Их учёт ведётся в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, который поддерживается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Цифровые архивы и электронные документы

Правовые основы

Регулирование электронных архивов осуществляется теми же законами (125‑ФЗ) и дополнительными актами, касающимися электронного документооборота (например, ФЗ «Об электронном документообороте»).

Технические требования

• Надёжные системы резервного копирования и восстановления данных;
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи);
• Шифрование конфиденциальных материалов;
• Соблюдение требований к срокам хранения электронных документов (аналогично бумажным).

Преимущества цифровых архивов

• Ускоренный поиск и доступ к документам;
• Сокращение физических площадей хранения;
• Возможность удалённого доступа при соблюдении требований безопасности.

Организационно‑технические меры обеспечения сохранности

Для надёжного хранения архивных документов необходимо реализовать следующие меры:

• Противопожарный режим: автоматические системы пожаротушения, датчики дыма, регулярные проверки.
• Охранный режим: контроль доступа (карточки, биометрия), видеонаблюдение, охранные сигнализации.
• Температурно‑влажностный режим: климат‑контроль, регулярный мониторинг параметров.
• Световой режим: ограничение естественного света, использование ламп с низким уровнем УФ‑излучения.
• Санитарно‑гигиенический режим: защита от пыли, плесени, вредителей (мурашек, термитов).

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением нормативных требований осуществляют:

• Федеральный архивный орган – Росархив (надзор, проведение проверок, выдача рекомендаций);
• Региональные архивные управления (контроль за муниципальными архивами);
• Судебные органы в случае нарушения законов об архивном деле.

За нарушение сроков хранения, неправильное комплектование или утрату документов предусмотрена административная и уголовная ответственность в соответствии с УК РФ и административным кодексом.

Практические рекомендации для организаций

1. Определить ответственного за архивное дело. Назначить архивного специалиста или отдел.
2. Разработать локальные нормативные акты. Утвердить регламент создания, хранения и уничтожения документов в соответствии с 125‑ФЗ.
3. Составить номенклатуру дел. Использовать типовые перечни, адаптируя их под специфику организации.
4. Внедрить систему учёта. Выбрать программное обеспечение (АРМ‑архив) и обучить персонал.
5. Обеспечить физическую инфраструктуру. Подготовить архивные помещения, установить системы контроля доступа и климат‑контроль.
6. Перевести документы в электронный формат. При этом соблюдать требования к цифровой подписи и резервному копированию.
7. Регулярно проводить инвентаризацию. Проверять соответствие реального состояния фонда документам учёта.
8. Обучать персонал. Проводить семинары по методическим рекомендациям (приказ Минкультуры №526).
9. Вести учёт уникальных документов. При необходимости вносить их в Государственный реестр уникальных документов.
10. Подготовиться к проверкам. Хранить всю документацию о выполнении нормативных требований, вести протоколы проверок и корректирующие действия.

Ведение архивов в Российской Федерации – это сложный, но чётко регламентированный процесс, основанный на Федеральном законе №125‑ФЗ, приказах Росархива и методических рекомендациях Минкультуры. Соблюдение законов, правильное формирование номенклатуры дел, обеспечение надёжных условий хранения и внедрение современных цифровых решений позволяют сохранять историческую и правовую память страны, а также гарантировать доступ к документам для государственных, научных и общественных нужд.

Дата актуализации информации: 11 июля 2026 г.