Организация делопроизводства и архивного дела является фундаментом эффективной деятельности любой организации — будь то государственный орган, коммерческая структура или некоммерческая организация. Грамотно выстроенная документальная часть обеспечивает правовую значимость документов, сохранность информации и оперативный доступ к ней. В данной статье подробно рассматриваются нормативные основы, этапы работы с документами от создания до архивирования, а также актуальные требования к организации архивных фондов.

Нормативно-правовая база: от СССР к современной России

Важно сразу сделать акцент на правоприменимости нормативных актов. Исторически основным документом регламентировавшим эту сферу были «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР» (утв. Решением Научного Совета Главного архивного управления при СМ СССР от ).

На сегодняшний день основной правовой основой являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Постановление Правительства РФ от № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. и доп.).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрировано в Минюсте № 57023).
• Приказ Росархива от № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Рег. № 51922).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Перечни типовых архивных документов с указанием сроков хранения, утверждаемые в соответствии со ст. 6 ФЗ № 125-ФЗ.

Понятие и цели документальной части делопроизводства

В современной терминологии (и ранее в Правилах 1963 г.) документальная часть делопроизводства — это организация работы учреждения с документами от момента их создания (получения) до сдачи в архив.

Основные цели регламентации делопроизводства:

1. Совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами.
2. Регламентация на единой правовой основе правил создания документов и технологий работы с ними.
3. Организация текущего хранения документов.
4. Подготовка документов к передаче в архив (государственный, ведомственный или организационный).
5. Обеспечение сохранности документов и упрощение доступа к ним (основная задача архивного делопроизводства).

Этапы жизненного цикла документа в организации

Работа с документом проходит несколько обязательных стадий, каждая из которых регламентируется Инструкцией по делопроизводству организации:

Создание и поступление документов

Документы создаются в соответствии с установленными формами (государственными, отраслевыми, собственными) или в свободной форме с обязательными реквизитами (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Входящая корреспонденция регистрируется в журнале учета (или АСУДЕ, автоматизированной системе управления делопроизводством).

Исполнение и контроль

Документы передаются на исполнение ответственным исполнителям. Служба делопроизводства (или ответственное лицо) осуществляет контроль за сроками исполнения.

Организация текущего хранения (рабочий архив)

С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы (структурных подразделений) по месту их формирования (п. 3.1 современных Правил). Это так называемый «рабочий архив» или текущее хранение. Срок хранения в структурных подразделениях обычно составляет 1–3 года после завершения дела.

Формирование дел (Ключевой этап)

Формирование дел — это процесс объединения документов в единые комплекты (дела) для удобства хранения и использования. Основой для формирования является Номенклатура дел.

Номенклатура дел

Номенклатура дел — это систематический перечень дел, образующихся в организации в течение года, с указанием сроков их хранения. Это основной документ, планирующий структуру архива.

• Разработка: Составляется службой делопроизводства по итогам года (обычно в январе-феврале следующего года) на основе перечней типовых документов и анализа деятельности.
• Согласование: В госорганах проект номенклатуры подведомственных организаций согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела. В коммерческих организациях — утверждается руководителем.
• Утверждение: Подписывается руководителем организации. В номенклатуре указываются: индекс дела, заголовок, срок хранения, количество экземпляров (для электронных документов).

Принципы формирования дел

• По структурным подразделениям (кто создал).
• По проблемам/вопросам (тематический принцип).
• По видам документов (приказы, договоры, отчеты).
• По хронологии (внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке: более ранние — в начале).

Важно: Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу формируются в отдельные дела. Незавершенные дела на конец года переносятся в номенклатуру следующего года для доформирования.

Оформление дел (Техническая обработка)

Завершенные дела подлежат обязательному оформлению перед сдачей в архив:

1. Прошивка/Переплет: Документы прошиваются нитью (для постоянного хранения — ленточный переплет) и скрепляется узелок печатью клея/воска или скобой (для временного).
2. Нумерация листов: Проставляется сквозная нумерация всех листов дела (кроме обложки) карандашом или штампом в правом верхнем углу.
3. Обложка дела: Заполняется по установленной форме (Приложение 11 к Приказу № 236 / Приказу № 44). Указываются:
   • Наименование организации и структурного подразделения.
   • Индекс дела (по номенклатуре).
   • Архивный шифр дела (присваивается архивом при сдаче).
   • Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи.
   • Заголовок дела (полностью, без сокращений).
   • Даты крайних документов (начала и конца).
   • Количество листов.
   • Срок хранения.
   • Подписи составителя и ответственного за делопроизводство.
4. Опись к делу: Составляется список документов входящих в дело с указанием: порядкового номера, заголовка документа, даты, номера регистрации, количества листов. Опись является основным поисковым средством внутри дела.

Сроки и порядок передачи документов в архив организации

Передача дел в архив организации (ведомственный архив) осуществляется по истечении установленных сроков текущего хранения:

• Документы Архивного фонда РФ, временные (свыше 10 лет) и по личному составу: не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
• Документы временного хранения до 10 лет: могут хранится в структурных подразделениях до истечения срока хранения с последующим уничтожением, либо сдаваться в архив организации по решению руководителя.

Процедура сдачи включает:

1. Подготовку годового раздела сводной описи дел (формируется архивом на основе описей дел).
2. Составление акта приема-передачи дел в архив (в 2-х экземплярах).
3. Присвоение архивом архивных шифров (фонд, опись, дело).

Работа архива организации: функции и организация

Архив организации создается в виде самостоятельного структурного подразделения или в составе службы документационного обеспечения (делопроизводства).

Основные функции архива:

• Комплектование: Прием документов от структурных подразделений (дела постоянного, временного свыше 10 лет и по личному составу).
• Учет: Ведение сводной описи дел, описей фондов, карточек учета фондов.
• Хранение: Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа) в соответствии с Приказом Росархива № 77.
• Использование: Выдача дел по запросам (внутренним и внешним), оформление справок, копий, цифровизация.
• Методическое руководство: Помощь сотрудникам службы делопроизводства и структурных подразделений в организации номенклатуры документов, их группировании и оформлении. Внесение рекомендаций в правила ведения делопроизводства.
• Выделение к уничтожению: Подготовка проектов актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (на основании предложений службы делопроизводства и решений экспертной комиссии организации).

Состав архивного фонда организации

Архивный фонд организации, это часть документального фонда, включающая архивные документы (документы с истекшим сроком текущего хранения, переданные в архив). Документальный фонд, это более широкое понятие: совокупность всех документов, образующихся в деятельности организации (в т.ч. находящихся на текущем хранении).

Особенности работы с документами по личному составу и электронными документами

Документы по личному составу

К ним предъявляются повышенные требования:

• Формируются в отдельные дела (личные карточки, личные дела, табели, приказы о приеме/увольнении).
• Сроки хранения: 50 или 75 лет (в зависимости от категории, согласно перечням).
• Сдача в архив — в приоритетном порядке (1–3 года).
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных (ФЗ-152).

Электронные документы и АСУДЕ

Современные Правила делопроизводства (Приказ № 236, Приказ № 44) полностью регламентируют работу с электронными документами:

• Обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для приравнивания к бумажным оригиналам.
• Формирование электронных дел в АСУДЕ.
• Обеспечение целостности, подлинности и читаемости электронных документов на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, контроль контрольных сумм).
• Ведение единого реестра документов (журнала регистрации) в электронном виде.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение — завершающий этап жизненного цикла. Порядок:

1. Служба делопроизводства/архив составляет предложение о выделении к уничтожению (на основе номенклатуры и сроков хранения).
2. Рассмотрение предложения Экспертной комиссией организации (создается приказом руководителя).
3. Составление Акта о выделении к уничтожению (рекомендуемый образец в Приложении к Правилам/Инструкции).
4. Утверждение акта руководителем организации.
5. Физическое уничтожение (шредер, макулатура, стерилизация для секретных) под комиссией с составлением акта уничтожения.

Запрещается уничтожать: документы постоянного хранения, документы по личному составу до истечения 75 лет, документы, по которым идет судебный спор или проверка.

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Постановка документальной части делопроизводства и работа архивов — это не просто бюрократическая формальность, а система управления информационными ресурсами организации. Переход на актуальные нормативные акты (Приказы Росархива № 236, № 44, № 77, Постановление № 477) и отказ от устаревших Правил 1963 года является обязательным условием законности деятельности.

Ключевыми успеха являются:

• Наличие актуальной Инструкции по делопроизводству, разработанной индивидуально для организации на основе типовых правил.
• Ежегодное составление и утверждение Номенклатуры дел.
• Дисциплинированное формирование и оформление дел (прошивка, нумерация, опись, обложка).
• Своевременная передача в архив (в течение 1–3 лет).
• Обеспечение условий хранения и информационной безопасности.

Грамотная организация архивного дела экономит рабочее время сотрудников при поиске документов, минимизирует правовые риски организации и гарантирует сохранность корпоративной памяти и исторического наследия.

Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ по архивному делу (ФЗ № 125-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 477, Приказы Росархива № 236, № 44, № 77) и методических рекомендаций Федерального архивного агентства. Актуально на .