Работа в читальном зале архива, это процесс, строго регламентированный законодательством (в РФ основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Росархива)․ Для получения доступа к документам, заказа дел, получения копий или проведения научных исследований исследователю необходимо грамотно заполнить ряд стандартных заявлений․ Ниже представлено подробное описание основных типов заявлений, их структуры и актуальных образцов на 2026 год․

Общие требования к оформлению заявлений

Независимо от типа заявления, существуют универсальные правила оформления, соблюдение которых ускоряет рассмотрение и исключает отказы:

• Бланк или чистый лист А4: Большинство архивов предоставляют фирменные бланки (часто с водяными знаками или логотипом)․ Если бланка нет — используется чистый белый лист․
• Реквизиты архива: В правом верхнем углу указывается: полное наименование архива (например, «Главное архивное управление города Москвы», «Государственный архив Российской Федерации» и т․д․)․
• Реквизиты заявителя: ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации (прописки), контактный телефон, e-mail․
• Документ, удостоверяющий личность: Обязательно указываются серия, номер, кем и когда выдан паспорт гражданина РФ (или иной документ для иностранцев)․
• Цель обращения: Четкое описание темы исследования, номера фонда/описи/дела (если известны) или описание искомой информации․
• Подпись и дата: Личная подпись заявителя с расшифровкой и дата составления․

Важно: С 2023–2024 годов многие крупные архивы (Главархив Москвы, ГАРФ, РГАЭ, региональные архивы) перешли на электронное документооборот․ Заявления часто подаются через личный кабинет на портале архива или Госуслуг, где поля заполняются автоматически из профиля пользователя․

Основные типы заявлений и их образцы

Заявление на регистрацию читателя (Первичный доступ)

Это первый документ, который заполняется при первом визите в читальный зал․ На его основании выдается читательский билет (пластиковая карта или электронный профиль)․

Образец (Паперовый вариант):

ГЛАВНОМУ АРХИВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ ГОРОДА МОСКВЫ
ЧИТАТЕЛЬСКОМУ ЗАЛУ

ЗАЯВЛЕНИЕ

На регистрацию в читальном зале и выдачу читательского билета

Фамилия, Имя, Отчество: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
Дата рождения: 
Место рождения: г․ Москва
Гражданство: Российская Федерация
Документ, удостоверяющий личность:
 Паспорт гражданина РФ серия 45 00 № 123456,
 выдан УФМС России по г․ Москве ,
 код подразделения 770-001․
Адрес регистрации (прописки):
 101000, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, кв․ 1
Фактический адрес проживания (если отличается):
 102000, г․ Москва, ул․ Тестовая, д․ 2, кв․ 2
Контактный телефон: +7 (900) -23-45-67
Электронная почта: ivanov․ivan@email․ru
Место работы/учебы: МГУ им․ М․В․ Ломоносова, исторический факультет, студент 3 курса
Тема исследования (кратко): История застройки Москвы XIX века (фонд 123, опись 4)
Ознакомлен(а) с Правилами пользования читальным залом и Правилами обращения с архивными документами․ Обязаюсь их соблюдать․
Согласен на обработку персональных данных в соответствии с 152-ФЗ․

 И․ Иванов /Иванов И․И․/

Заявление на заказ архивных дел (Заказ на просмотр)

Заполняется для каждого заказываемого дела (или группы дел по одной описи)․ В электронных системах это «Корзина заказов»․

Образец (Бланк заказа дела):

ЗАКАЗ АРХИВНОГО ДЕЛА
(Заполняется читателем)
Номер читательского билета: № 123456
ФИО читателя: Иванов И․И․
Дата заказа: 

Шифр дела:
Фонд: Р-123 Опись: 1 Дело: 45
Название дела (по описи): Построительные планы ул․ Тверской 1895 г․
Датировка дела: 1895
Количество листов в деле (по описи): 120

Примечание читателя: Интересуют листы 10-25 (планы домов № 5-10)

Подпись читателя: _______________ /Иванов И․И․/
-----------------------------------------------------------
СЛУЖЕБНАЯ ЧАСТЬ (Заполняет архивариус)
Дата выдачи: ___________ Время выдачи: ___________
Состояние дела: Хорошее / Удовлетворительное / Плохое (требует консервации)
Выдал: _______________ /ФИО архивариуса/
Получено читателем: _______________ (подпись)
Дата возврата: ___________ Принял: _______________

Заявление на получение копий документов (Ксерокопии, сканы, фото)

Согласно ст․ 41 Закона об архивном деле, копирование допускается, если оно не угрожает сохранности документа․ Оплачивается по тарифам архива;

Образец заявления на копирование:

ГЛАВНОМУ АРХИВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ Г․ МОСКВЫ
НАЧАЛЬНИКУ УПРАВЛЕНИЯ
ИВАНОВУ П․П․

ОТ ЧИТАТЕЛЯ
ИВАНОВА ИВАНА ИВАНОВИЧА
Читательский билет № 123456
Тел․: +7 (900) -23-45-67

ЗАЯВЛЕНИЕ
На изготовление копий архивных документов

Прошу изготовить копии следующих документов из дела:
Фонд Р-123, Опись 1, Дело 45 («Построительные планы ул․ Тверской 1895 г․»):

Листы 10–15 (планы домов № 5, 6, 7) — в формате PDF (цветное сканирование 300 dpi)․
Лист 20 (экспликация к плану) — черно-белая ксерокопия формата А3․

Назначение копий: Научно-исследовательская работа (дипломная работа), некоммерческое использование․

Согласен оплатить услуги копирования согласно утвержденному прайс-листу архива․
Ознакомлен с условиями: копии предоставляются только для личного пользования, передача третьим лицам и публикация без согласия архива запрещены․

 И․ Иванов /Иванов И․И․/

-----------------------------------------------------------
РЕШЕНИЕ АРХИВАРИУСА:
Копирование РАЗРЕШЕНО / ЧАСТИЧНО РАЗРЕШЕНО (листы 10-15) / ОТКАЗАНО
Причина отказа: ________________________________________
Подпись архивариуса: _______________ Дата: ___________
Стоимость услуг: ___________ руб․ Квитанция № ___________

Заявление на продление срока хранения заказанных дел

Стандартный срок хранения заказанного дела на стеллаже читального зала — обычно 3–5 рабочих дней (зависит от правил конкретного архива)․

Образец:

ЗАЯВЛЕНИЕ
На продление срока хранения дел в читальном зале

Читатель: Иванов И․И․, билет № 123456

Прошу продлить срок хранения следующих дел до :

Ф․ Р-123, Оп․ 1, Д․ 45 (Планы ул․ Тверской)
Ф․ Р-123, Оп․ 1, Д․ 46 (Отчеты архитектора)

Причина: Необходимость детального изучения графической части, ожидание консультации научного руководителя․
 И․ Иванов /Иванов И․И․/

Заявление на доступ к документам с ограниченным доступом (Секретные, Персональные данные)

Если дело содержит сведения, составляющие государственную тайну (срок секретности истек, но документ не разъярен) или персональные данные (срок 75 лет со дня создания), требуется специальное заявление и часто — справка с места работы/учебы․

Ключевые отличия:

1. Обязательное указание правового основания (статья закона, приказ руководителя организации)․
2. Приложение справки с места работы/учебы с указанием должности и цели обращения (на бланке организации с печатью)․
3. Заполнение Карточки учета читателя, работающего с документами ограниченного доступа (ведется архивариусом)․

Особенности электронного оформления (Онлайн-сервисы на 2026 год)

Согласно новостям от мая 2026 года, Читальный зал Главархива Москвы стал доступен в онлайн-формате․ Это тренд, охвативший большинство федеральных и крупных региональных архивов․ Работа через Личный кабинет (ЛК) на сайте архива или портале «Госуслуги» (ЕСИА) меняет процедуру:

• Регистрация читателя: Проходит через авторизацию по ЕСИА․ Данные ФИО, паспорт, адрес подтягиваются автоматически․ Нужно только подтвердить контакты и цель визита․
• Заказ дел: Реализован как «Корзина» в электронном каталоге (описаниях)․ Выбираете дело → «Заказать в читальный зал» → выбираете дату визита․
• Заказ копий: В ЛК есть раздел «Мои заказы на копирование»․ Можно заказать сканы удаленно (если дело оцифровано) или поставить задачу архивариусу на сканирование при личном визите․ Оплата — через личный кабинет (банковская карта, СБП)․
• Электронное разрешение: После согласования архивариусом в ЛК появляется QR-код или PDF-разрешение на вход в читальный зал (актуально для архивов с пропускным режимом)․

Совет: Даже при полной электронной поддержке, при первом визите в физический читальный зал обязательно возьмите с собой оригинал паспорта для верификации личности администратором․

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

Справочная информация: Нормативная база

При составлении заявлений полезно ссылаться на нормативные акты (обычно архивариусы знают их наизусть, но для уверенности исследователя):

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст․ 22, 37, 41, 42 — права пользователей, порядок доступа, копирование)․
• Приказ Росархива от № 103 «Об утверждении Типовых правил пользования документами архивных фондов федеральных архивов»․
• Приказ Росархива от № 112 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по предоставлению архивной информации․․․»․
• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (при работе с делами, содержащими ПДн)․
• Локальные нормативные акты конкретного архива (Правила читального зала, Прайс-лист на платные услуги)․

Чек-лист перед визитом в читальный зал

1. [ ] Зарегистрироваться в электронной системе архива (ЛК на сайте / Госуслуги)․
2. [ ] Найти шифры нужных дел в электронных описях/путеводителях․
3. [ ] Оформить предварительный заказ дел через ЛК (не позднее чем за 1–3 рабочих дня, уточняйте сроки в архиве)․
4. [ ] При необходимости — подать заявление на копирование (в ЛК или на бумаге)․
5. [ ] Подготовить паспорт (оригинал) и документ, подтверждающий статус (студенческий, ученый, служебное удостоверение — для льгот/доступа к спец․ фондам)․
6. [ ] Взять карандаш, блокнот, ноутбук/планшет (ручки, маркеры, фломастеры запрещены при работе с оригиналами)․
7. [ ] Убедиться в режиме работы читального зала (дни приема, перерывы, ночные смены)․

Грамотно заполненное заявление — залог быстрого получения нужных архивных документов․ В 2026 году основной акцент смещается на электронное взаимодействие: предварительная запись, заказ дел и оплата копий через Личный кабинет значительно экономят время исследователя․ Однако знание структуры бумажных бланков остается актуальным для работы в малых муниципальных архивах, при сбоях систем или при оформлении сложных запросов (доступ к ПДн, разъяренным документам)․ Всегда уточняйте актуальные бланки и правила на официальном сайте конкретного архива перед визитом․

Удачи в архивных поисках!