Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

В современном делопроизводстве электронные документы заменяют бумажные носители почти полностью․ Однако их хранение в архивах требует строгого соблюдения нормативных актов‚ технических требований и внутренних регламентов организации․ В статье рассмотрены законодательные основы‚ основные принципы организации электронного архива‚ требования к технической инфраструктуре‚ порядок учёта и контроля‚ а также практические рекомендации для ИТ‑директоров‚ делопроизводителей и бухгалтеров․

Нормативно-правовая база

Ключевые документы‚ регламентирующие хранение электронных архивных материалов в России:

Приказ Росархива от № 77 – правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях․
Приказ Росархива от 15 июня 2020 г․ – типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов․
Федеральный закон № 125‑ФЗ от (ред․ от ) – «Об архивном деле в Российской Федерации»․ Устанавливает сроки хранения‚ порядок уничтожения и требования к сохранности документов․
Методические рекомендации Росархива‚ в которых описываются технические аспекты приёма‚ учёта‚ миграции и конвертирования электронных документов․

Все перечисленные акты требуют‚ чтобы электронный архив соответствовал требованиям законодательства о государственных информационных системах и обеспечивал надёжную сохранность информации․

Основные принципы организации электронного архива

Дублирование․ Каждый электронный документ должен храниться минимум в двух экземплярах на разных физических носителях (например‚ на локальном сервере и в облачном хранилище)․
Неподвижность данных․ После поступления в архив документ считается неизменяемым: запрещено редактировать‚ перезаписывать или удалять файлы без официального акта уничтожения․
Контроль целостности․ Регулярные проверки контрольных сумм (MD5‚ SHA‑256) позволяют своевременно обнаружить повреждения файлов․
Доступность․ Архив должен обеспечивать возможность чтения‚ копирования и извлечения документов в течение всего срока их хранения․
Соблюдение сроков хранения․ Сроки определяются федеральными законами‚ нормативными актами и внутренними регламентами организации․

Технические требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Инфраструктура

СХЭД должна включать:

Серверы хранения (NAS‚ SAN) с поддержкой RAID‑массивов для отказоустойчивости․
Средства резервного копирования (полные и инкрементные бэкапы) с хранением копий в географически разнесённых точках․
Систему контроля доступа (RBAC – role‑based access control) и журналирование всех операций․
Средства чтения и конвертации форматов (PDF/A‚ XML‚ TIFF) в соответствии с требованиями к долгосрочному хранению․

Форматы и конвертация

Для обеспечения долговременной сохранности рекомендуется использовать:

PDF/A‑1/2/3 – стандартизированный формат для текстовых и графических материалов․
TIFF (uncompressed) – для сканированных изображений․
XML – для структурированных данных‚ позволяющих автоматическую обработку․

При миграции на новые носители или форматы необходимо документировать процесс‚ фиксировать версии программного обеспечения и сохранять оригиналы в неизменном виде․

Метаданные и описи

Каждый электронный документ сопровождается метаданными‚ включающими:

Архивный шифр и заголовок (указываются в листе‑заверителе и внутренней описи дел)․
Сроки хранения (по нормативным актам)․
Контрольные суммы и ссылки на резервные копии․

Описи дел (электронные) оформляются в виде таблиц‚ где указаны:

Номер дела;
Наименование документа․
Архивный шифр․
Дата поступления в архив․
Срок хранения․
Местонахождение (сервер‚ том‚ путь)․

Порядок приёма и учёта электронных документов в архиве

Приём из СЭД

Система хранения электронных документов (СХЭД) должна обеспечивать автоматический приём электронных архивных документов‚ переданных из системы электронного документооборота (СЭД)․ Приём включает:

Проверку подписи и целостности (контрольные суммы)․
Присвоение архивного шифра в соответствии с классификацией дел․
Запись метаданных в реестр учёта․
Создание резервной копии в отдельном хранилище․

Учёт и контроль

Для учёта используется реестр электронных дел‚ который формирует:

Уникальный идентификатор (UID) документа․
Сведения о месте хранения (сервер‚ том‚ путь)․
Статус (в работе‚ на хранении‚ подлежит уничтожению)․
Историю доступа (кто‚ когда‚ что делал)․

Контроль осуществляется через:

Регулярные (не реже чем раз в квартал) проверки контрольных сумм․
Тестовое восстановление из резервных копий․
Аудит доступа и журналов операций․

Перемещение и миграция

При необходимости переноса данных на новые носители (например‚ с HDD на SSD или в облако) следует выполнить:

Подготовку плана миграции с указанием сроков и ответственных лиц․
Конвертацию файлов в поддерживаемый формат (если требуется)․
Верификацию целостности после копирования․
Обновление метаданных о месте хранения․
Уничтожение старых носителей в соответствии с актом об уничтожении․

Сроки хранения и порядок уничтожения

Сроки хранения определяются федеральными законами (например‚ 5‚ 10‚ 50 лет) и внутренними регламентами․ При наступлении срока:

Документ переводится в статус «подлежит уничтожению»․
Подготовляется акт об уничтожении‚ подписывается уполномоченными лицами․
Уничтожаются все копии‚ включая резервные‚ с подтверждением в журнале уничтожения․

Если документ имеет историческую ценность‚ он может быть передан в государственный архив для постоянного хранения․

Организация электронных архивов: нормативная база, принципы и технические требования