Вопрос организации хранения архивных документов является одним из ключевых в системе государственного и муниципального архивного дела. С 31 июля 2023 г. в действие вступил Приказ Росархива № 77‚ который уточняет правила комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) и других архивных материалов. В статье рассмотрены нормативно‑правовая база‚ требования к помещениям и оборудованию‚ нормативные режимы и сроки хранения‚ а также практические рекомендации для архивных учреждений.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г.) – основной закон‚ определяющий правовые основы архивного дела.
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях».
- Приказ Росархива от (ранее) – предшествующий документ‚ содержащий базовые положения о хранении.
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) – детализируют применение нормативных режимов (температура‚ влажность‚ свет‚ пожарная безопасность).
- Нормативные акты субъектов РФ и муниципальных образований‚ регулирующие работу региональных архивов.
Все перечисленные документы образуют единую правовую основу и обязательны к исполнению как в государственных‚ так и в муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках и научных организациях.
Основные понятия
- Документы Архивного фонда РФ (АФРФ) – документы‚ отнесённые к национальному архивному наследию.
- Другие архивные документы – документы‚ находящиеся в фондах государственных и муниципальных архивов‚ но не входящие в АФРФ.
- Комплектование – процесс формирования архивного фонда из поступающих документов.
- Учёт – систематическое фиксирование поступления‚ перемещения‚ использования и вывода из фонда.
- Нормативный режим хранения – совокупность параметров (температура‚ влажность‚ свет‚ пожарная безопасность‚ санитарно‑гигиенические условия)‚ обязательных для поддержания в архивных помещениях.
Организация хранения документов в архиве
Согласно Приказу № 77‚ процесс организации хранения включает следующие этапы:
- Приём и первичная регистрация поступивших документов.
- Определение их правового статуса (документ АФРФ‚ временный документ‚ документ с ограниченным сроком хранения).
- Назначение архивного номера и размещение в соответствующем архивном фонде.
- Формирование и ведение учётных регистров (журнал учёта‚ реестр‚ карточка описания).
- Контроль за соблюдением нормативных режимов и периодическое обследование состояния документов.
Требования к зданию и помещениям архива
Для обеспечения долгосрочной сохранности документов необходимо выполнить следующие требования (п. IV Правил):
- Географическое расположение – архивные здания должны находиться в зоне с минимальными сейсмическими и климатическими рисками.
- Конструкция здания – несущие конструкции из бетона‚ кирпича или металла‚ без деревянных элементов‚ способных способствовать развитию плесени.
- Пожарная безопасность – наличие автоматической системы пожаротушения (водяного‚ газового или порошкового типа)‚ противопожарных дверей‚ сигнализации и планов эвакуации.
- Охранные системы – видеонаблюдение‚ контроль доступа‚ сигнализация охраны.
- Вентиляция и климат‑контроль – система‚ обеспечивающая стабильные параметры температуры (от + 16 °C до + 20 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
- Освещение – использование светильников с низким уровнем УФ‑излучения‚ отсутствие прямого солнечного света.
- Санитарно‑гигиенические условия – отсутствие сквозняков‚ защита от пыли и загрязнений‚ регулярная уборка без применения агрессивных химических средств.
Оборудование для хранения архивных документов
Для надёжного хранения применяются специальные средства:
- Металлические архивные шкафы с регулируемыми полками (высота полок 300–400 мм).
- Папки‑коробки из безкислотной бумаги или полимерных материалов.
- Картотечные системы (файлы‚ ящики) с маркировкой по архивному номеру.
- Системы микроклиматического контроля (датчики температуры и влажности‚ автоматические регуляторы).
- Электронные системы учёта (базы данных‚ программные решения «Электронный архив»‚ «DocFlow» и др.).
Нормативные режимы хранения архивных документов
| Показатель | Оптимальный диапазон | Комментарий |
|---|---|---|
| Температура воздуха | +16 °C … +20 °C | Стабильность ±1 °C; исключить резкие колебания. |
| Относительная влажность | 45 % … 55 % | Контролировать уровень конденсации. |
| Освещённость | ≤ 50 лк (для постоянного хранения) | Уровень УФ‑излучения ≤ 10 мВт/м². |
| Пыль и загрязнения | Минимальный уровень | Регулярная фильтрация воздуха. |
| Пожарный режим | Классы А‚ B‚ C (в зависимости от типа помещения) | Наличие автоматической системы тушения. |
Сроки хранения документов
Сроки определяются федеральными законами‚ нормативными актами и перечнями типовых архивных документов. Ключевые положения Приказа № 77:
- Документы‚ отнесённые к постоянному хранению (например‚ документы‚ образующие АФРФ‚ номенклатура дел‚ важные исторические материалы) – сохраняются бессрочно.
- Документы временного хранения (срок до 10 лет) – после истечения срока могут быть либо уничтожены‚ либо переведены в постоянный фонд‚ если они имеют историческую ценность.
- Сокращение нормативно установленных сроков хранения запрещено (п. 34 Приказа № 77).
- Таблицы сроков хранения (бухгалтерские‚ кадровые‚ управленческие) утверждаются в соответствующих нормативных актах (например‚ приказом Минфина‚ приказом Минтруда).
Комплектование и учёт архивных документов
Процедура включает:
- Определение категории документа (АФРФ‚ временный‚ локальный).
- Назначение архивного номера согласно единой системе нумерации (год‑регион‑вид‑порядковый номер).
- Оформление карточки описания (сведения о названии‚ дате‚ авторе‚ объёме‚ условиях доступа).
- Внесение сведений в электронный реестр (система «Электронный архив»).
- Регулярный контроль (инвентаризация) – минимум раз в 5 лет.
Использование архивных документов
Для доступа к документам действуют следующие правила:
- Только уполномоченные сотрудники (архивариусы‚ исследователи) могут работать с оригиналами.
- Для просмотра используется рабочее место с контролируемым микроклиматом (температура +18 °C‚ влажность 50 %).
- Оригиналы могут быть заменены копиями (фотокопиями‚ сканами) при условии‚ что копии отвечают требованиям качества (разрешение не менее 300 dpi‚ отсутствие искажений).
- Для публикаций требуется согласование с руководителем архива и‚ при необходимости‚ с правообладателем.
Электронные архивы и цифровизация
В последние годы активно внедряется электронный документооборот. При этом действуют дополнительные требования:
- Электронные архивные документы (ЭАД) должны хранится в сертифицированных информационных системах (соответствие ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
- Необходимо обеспечить долговременную сохранность (медиа‑архивирование‚ миграция форматов).
- Контроль доступа реализуется через системы ролей и журнал аудита.
- Электронные копии могут использоваться вместо бумажных при условии‚ что они полностью соответствуют оригиналам и имеют юридическую силу.
Практические рекомендации для архивных учреждений
- Проведите аудит текущего состояния помещений – измерьте температуру‚ влажность‚ уровень освещённости‚ проверьте состояние пожарных систем.
- Разработайте внутренний регламент по работе с документами‚ включающий порядок доступа‚ правила обращения с оригиналами и копиями.
- Внедрите электронную систему учёта (например‚ «Электронный архив»)‚ синхронизированную с физическим хранением.
- Обеспечьте регулярное обучение персонала (архивариусов‚ специалистов по микроклимату‚ охранников).
- Создайте план действий при чрезвычайных ситуациях (пожар‚ наводнение‚ кража) и проведите тренировочные учения.
- Для документов с высоким риском (бумажные‚ старинные) используйте дополнительные средства защиты – консервацию‚ специальные коробки‚ анти‑кислотные обложки.
- Регулярно обновляйте программное обеспечение и проверяйте целостность электронных архивов (контрольные суммы‚ резервные копии).
Хранение документов в архивах РФ – сложный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов‚ технических требований к помещениям и оборудованию‚ а также постоянного контроля за микроклиматом и безопасностью. Приказ Росархива № 77 от г. закрепил новые правила‚ которые усиливают защиту архивного наследия и упрощают работу с документами как в бумажной‚ так и в электронной формах. Следование указанным рекомендациям позволит обеспечить долгосрочную сохранность документов‚ их доступность для исследователей и соответствие законодательным требованиям.
Дата актуализации статьи: 11 июля 2026 г.