Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – дать полное представление о нормативных актах, принципах и практических шагах, которые регулируют организацию хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.

Нормативно‑правовая база

Основу регулирования архивного дела в России составляют следующие документы:

Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правовой статус архивов, их функции и принципы работы.
Приказ Федерального архивного агентства от № ?? «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
Методические рекомендации Федерального архивного агентства (утв. к Приказу 2020) – раскрывают порядок применения положений Правил.
Решение Коллегии Росархива от № 16 «Об основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (с учётом последующих изменений).
Положения об Архивном фонде РФ (1994), о Федеральной архивной службе России (1998) и региональные нормативные акты субъектов РФ.

Все перечисленные документы образуют единую систему нормативных актов, обязательных для исполнения всеми организациями, работающими с архивными документами.

Ключевые понятия

Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) – совокупность всех архивных документов, отнесённых к государственной собственности.
Архивные документы – документы, подлежащие хранению в архиве в соответствии с их исторической, правовой, научной или культурной ценностью.
Хранение – обеспечение физической и информационной сохранности документов.
Комплектование – процесс формирования архивных фондов (приём, регистрация, описание, систематизация).
Учёт – ведение регистрационных и описательных карточек, электронных реестров, отражающих состояние и местонахождение документов.
Использование – предоставление доступа к архивным документам исследователям, гражданам и другим заинтересованным лицам в соответствии с установленными правилами.

Организация хранения

Требования к помещениям

Для обеспечения долговременного сохранения документов необходимо соблюдать следующие условия:

Температура воздуха – от + 18 °C до + 22 °C (для бумажных документов);
Относительная влажность – от 45 % до 55 %;
Вентиляция – постоянный приток свежего воздуха без сквозняков;
Защита от прямых солнечных лучей, пыли, химических загрязнителей и вибраций;
Система пожарной безопасности (автоматическое оповещение, системы локального тушения без воды).

Система классификации и размещения

Документы размещаются в соответствии с их документальной принадлежностью (дело, подразделение, период) и уровнем доступа (открытый, ограниченный, секретный). Для удобства используется:

Шкафы и стеллажи с регулируемыми полками;
Маркировка ящиков и полок (уникальный код, отражающий фонд, серию, номер ящика);
Электронные карты местоположения, интегрированные в систему учёта.

Комплектование архивных фондов

Приём документов

Получение оригинальных документов от передающих органов.
Проверка соответствия документу требованиям (подлинность, полнота, отсутствие ограничений).
Формирование приёмного акта (бумажного и/или электронного).

Регистрация и описание

Для каждого поступившего документа оформляются:

Регистрационный лист – фиксирует номер, дату, наименование, объём, условия доступа.
Опись – краткое содержание, указание на оригиналы/копии, сведения о сохранности.
При необходимости – аннотированное описание (для уникальных или особо ценных документов).

Формирование фондов

Документы группируются в архивные фонды по принципу:

Организационной принадлежности (например, фонд Министерства обороны);
Хронологической последовательности (год, квартал);
Тематической направленности (военно‑исторические, экономические, культурные).

Учёт архивных документов

Регистры и карточки

Для каждого фонда ведётся:

Регистрационный журнал – фиксирует все поступления и выбытия.
Описьный лист – детализирует состав фонда.
Электронный реестр (система АРМ «Архив» или аналог) – обеспечивает быстрый поиск и контроль доступа.

Периодический контроль

Проводятся:

Инвентаризация (ежегодно или по требованию контролирующего органа);
Аудит состояния сохранности (оценка износа, проверка условий хранения);
Обновление описаний и метаданных при появлении новой информации.

Использование архивных документов

Права доступа

Доступ к документам регулируется:

Классификацией по уровню секретности (открытый, ограниченный, государственная тайна);
Законодательством о защите персональных данных и государственной тайне;
Внутренними регламентами архива (порядок подачи заявок, сроки рассмотрения).

Процедура выдачи

Пользователь подаёт запрос (письменно или через электронную форму).
Сотрудник архива проверяет наличие ограничений и формирует решение о предоставлении доступа.
Документы выдаются в читальном зале, в виде копий или в электронном виде (скан‑копии).
После завершения работы пользователь подписывает акт возврата.

Защита информации

Для документов, содержащих сведения о государственной тайне или персональных данных, применяются дополнительные меры:

Хранение в специальных сейфах;
Ограниченный доступ только уполномоченным сотрудникам;
Шифрование электронных копий.

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением Правил осуществляют:

Федеральное архивное агентство (надзор, проверка соответствия);
Росархив (выдача лицензий, проведение аттестаций);
Контрольные органы субъектов РФ (муниципальные управления культуры и архивов).

За нарушение требований (неправильное хранение, утрата документов, несанкционированный доступ) предусмотрена административная и уголовная ответственность в соответствии с Уголовным кодексом РФ и Федеральным законом 125‑ФЗ.

Специфика для разных типов учреждений

Муниципальные архивы

В их работе учитываются региональные нормативные акты, а также положения о передаче документов из государственных архивов в муниципальные фонды (передача по сроку хранения, тематике).

Музеи и библиотеки

Для них характерны гибридные фонды, где архивные документы могут находиться в совместных хранилищах с экспонатами или книгами. Особое внимание уделяется условиям микроклимата и защите от светового излучения.

Научные организации

В научных учреждениях часто создаются специальные архивные подразделения для хранения исследовательских данных, лабораторных журналов и патентных материалов; Применяются методические рекомендации по цифровому архивированию.

Практические рекомендации для организации работы архива

Разработать локальный нормативный акт (ЛНА‑положение об архиве) с учётом федеральных Правил и региональных требований.
Обуществить инвентаризацию существующего фонда и создать электронный реестр.
Обеспечить соответствие помещения климатическим и пожарным нормам.
Ввести стандартные формы (приёмный акт, регистрационный лист, акт выдачи) и обучить персонал их заполнению.
Внедрить автоматизированную систему учёта (например, АРМ «Архив», 1С:Архив).
Регулярно проводить проверки состояния документов и при необходимости проводить консервацию.
Обеспечить контроль доступа к документам с ограничениями (использовать электронные пропуска, журнал входов‑выходов).
Подготовить отчётность для Росархива (ежегодный отчёт о состоянии фонда, инвентаризации, использованных документов).

Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации является фундаментом надёжного архивного дела в России. Правильная нормативно‑правовая база, технически корректные условия хранения и чётко выстроенные процессы учёта позволяют сохранять историческое наследие страны для будущих поколений, обеспечивая при этом законный и безопасный доступ к документам.

Статья составлена на основе официальных нормативных актов: Федеральный закон № 125‑ФЗ, Приказ Росархива от , методические рекомендации Федерального архивного агентства и иных нормативных документов, действующих на 10 июля 2026 г.