Цель статьи – дать практические рекомендации кадровикам и руководителям отделов кадров по организации, ведению и сдаче в архив кадровой документации, а также показать, как избежать штрафов и обеспечить сохранность ценных данных.

Нормативно-правовая база

Основным законодательным актом, регулирующим архивное дело в России, является Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этому закону:

• организации вправе создавать собственные архивы для хранения документов, не относящихся к государственной собственности;
• работодатель обязан вести архив кадровых документов и выдавать архивные справки по запросу;
• нарушение сроков хранения и правил оформления может привести к административной ответственности (штрафы, приостановка деятельности).

Дополнительные нормативные акты, которые необходимо учитывать:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – порядок ведения личных дел работников;
• ФЗ «О персональных данных» № 152‑ФЗ – требования к защите ПДн в архиве;
• Приказ Минтруда РФ от № ТК‑2/2022 – сроки хранения кадровой документации.

Классификация кадровых документов

Для удобства архивации документы делятся на группы:

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения определяются как нормативными актами, так и особенностями конкретного документа. Ниже – типовая таблица (п. 5.4.4.1 Основных правил работы архивов 2002 г.)

Процедуры архивной обработки кадровых документов

Архивная обработка – комплекс действий, позволяющих превратить «россыпь» бумаг в упорядоченный архивный фонд.

Полистная экспертиза

• Проверка целостности листов (отсутствие отрывов, пятен, подписей).
• Определение ценности документа (активный, пассивный, исторический).
• Отметка «Экспертировано» в журнале экспертизы.

Формирование дел

1. Составление заголовка дела (наименование, шифр, период).
2. Подготовка титульного листа и обложки (внутренний и внешний шифр).
3. Нумерация листов (сквозная, с указанием номера оригинала).
4. Составление листа‑заверителя (подпись ответственного, дата).
5. Создание описи дел – таблица с указанием названий документов, дат, количества листов.
6. Печать описи и её подписание.
7. Нанесение архивных штампов (дата, шифр, подпись архивиста).

Хранение в стеллажах

Для небольших отделов кадров рекомендуется использовать стеллажи высотой 2 м, рассчитанные на 30–40 дел в ячейке. При выборе стеллажей учитывайте:

• Вентиляцию и отсутствие прямого солнечного света;
• Устойчивость к влаге (покрытие из ламинированного дерева или металла);
• Систему маркировки ячеек (цифровой код + буквенный индекс).

Электронный архив кадровых документов

С 2024 года большинство компаний переводят часть архива в электронный формат. Преимущества:

• Сокращение физического пространства;
• Быстрый поиск по метаданным;
• Упрощённый контроль доступа (роли, пароли, журнал действий).

Сканирование

1. Выбор сканера с разрешением не менее 300 dpi (цвет – 24 бит).
2. Сохранение в формате PDF/A‑2 (архивный, неподверженный изменению).
3. Нумерация файлов по шаблону: ГГГГММДД_Шифр_Номер.pdf.
4. Контроль качества – проверка на «пропущенные» страницы.

Метаданные и индексация

Для каждого электронного дела необходимо заполнить поля:

• Шифр дела;
• Ответственный за документ;
• Краткое содержание (ключевые слова).

Хранение и резервное копирование

• Основной репозиторий – локальный сервер с RAID‑5.
• Резерв – облачное хранилище (S3‑compatible) с шифрованием.
• Периодичность резервного копирования – ежедневно, проверка целостности ежемесячно;

Передача дел в государственный архив

Согласно 125‑ФЗ, организации обязаны сдавать в архив:

• Документы, относящиеся к периоду более 5 лет;
• Документы, содержащие сведения о пенсионных начислениях и социальном страховании.

Алгоритм сдачи:

1. Подготовка акта приёма‑сдачи (подписи руководителя отдела кадров и архивиста).
2. Составление описи передаваемых дел (включая шифры и количество листов).
3. Маркировка дел штампом «Сдано в архив» с датой.
4. Транспортировка в специализированный архив (по договору с архивной организацией).
5. Получение сертификата о приёме от архивного учреждения.

Ответственность и контроль

Начальник отдела кадров несёт персональную ответственность за:

• Соблюдение сроков хранения;
• Защиту персональных данных (152‑ФЗ);
• Точность оформления описи и актов.

Контрольные мероприятия:

• Ежеквартальная проверка наличия всех обязательных документов;
• Внутренний аудит архивных процессов (проверка штампов, шифров, целостности дел);
• Согласование с юридическим отделом по вопросам соответствия.

Практические рекомендации и чек‑лист

Чек‑лист для организации архива отдела кадров

1. Подготовка номенклатуры дел – создайте список всех видов дел (приём, перевод, увольнение и т.д.).
2. Экспертиза документов – проведите полистную экспертизу всех бумаг, отметьте «активные» и «пассивные».
3. Формирование дел – оформите титульный лист, заголовок, лист‑заверитель, опись.
4. Нумерация и штампование – проставьте сквозную нумерацию и архивный штамп.
5. Размещение в стеллажах – распределите дела по ячейкам согласно шифрам.
6. Создание электронных копий – сканируйте, сохраняйте в PDF/A, заполните метаданные.
7. Резервное копирование – настройте ежедневный бэкап и проверку целостности.
8. Сдача в государственный архив – подготовьте акт, опись, сертификат приёма.
9. Контроль сроков – используйте календарный план (напоминания в 6 и 12 месяцев до истечения срока).
10. Обучение персонала – проведите инструктаж по работе с архивом и защите ПДн.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номенклатуры дел – приводит к хаотичному хранению; решается внедрением единой системы шифрования.
• Смешивание активных и пассивных дел – усложняет поиск; решается отдельным хранением «активных» дел в отдельном стеллаже.
• Недостаточная защита персональных данных – риск штрафа по 152‑ФЗ; решается ограничением доступа и шифрованием электронных файлов.
• Отсутствие резервных копий – потеря данных в случае аварии; решается регулярным бэкапом в облако.
• Неправильный срок хранения – может привести к штрафам; решается автоматизированным календарём контроля.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро найти нужный документ в бумажном архиве?

Используйте опись дел и шифр. Поиск начинается с определения группы (например, «Увольнение 2023‑2024») и перехода к ячейке, где хранится соответствующее дело.

Нужно ли хранить копии паспортов сотрудников?

Да, копии паспортов и СНИЛС хранятся в личных делах, но срок их хранения – 3 года после увольнения. При этом необходимо обеспечить их конфиденциальность (запрет доступа посторонних).

Можно ли полностью перейти на электронный архив?

Теоретически – да, если соблюдены требования к формату (PDF/A), защите ПДн и наличию резервных копий. Однако в большинстве компаний сохраняется часть бумажных оригиналов (например, оригиналы трудовых книжек).

Кто отвечает за правильность шифровки дел?

Ответственность возлагается на главу отдела кадров и архивиста (делопроизводителя). Шифрование должно быть согласовано с бухгалтерией и юридическим отделом.

Работа с архивом в отделе кадров – это не просто «хранение бумаг», а стратегически важный процесс, который обеспечивает:

• Соответствие организации требованиям законодательства;
• Защиту персональных данных сотрудников;
• Сохранность исторически ценных сведений о трудовой деятельности;
• Эффективность внутренних проверок и аудитов.

Внедрение системного подхода, чёткой номенклатуры, регулярных проверок и перехода к электронному архиву позволяют минимизировать риски и оптимизировать затраты отдела кадров.

Дата публикации:  г.