Компетентная организация приема документов по личному составу в архив, это фундамент правовой безопасности организации, гарантия сохранения социально-правовых прав граждан и выполнение требований архивного законодательства РФ. Процесс этот многоэтапен и требует строгого соблюдения установленных правил, методических рекомендаций Росархива и внутренних регламентов организации.

Состав и структура архива по личному составу

Прежде чем приступать к приему, необходимо четко понимать, что входит в архив по личному составу. К данным документам относятся:

• Личные дела работников (основной массив);
• Кадровые заказы и распоряжения (о приеме, переводе, увольнении, награждении, назначении зарплаты и т.д.);
• Табели учета рабочего времени (первичные документы учета труда);
• Листки учета рабочего времени (для организаций, не ведущих табели);
• Документы о заработной плате (ведомости, расчетно-платежные ведомости, индивидуальные лицевые счета — в зависимости от срока хранения);
• Документы по пенсионному обеспечению (справки о стаже, заработной плате для назначения пенсии);
• Справки, выписки, копии документов, выданные работникам или направленные в внешние инстанции;
• Дела по обучению, стажировке, повышению квалификации персонала;
• Документы по трудовой защите и охране труда, касающиеся конкретных сотрудников.

Важно: Документы по личному составу могут представлять интерес для истории, поэтому подлежат выборочному приему на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы по истечении сроков хранения в архиве организации.

Подготовка документов к передаче в архив организации (Внутренняя архивная обработка)

Этап подготовки — самый трудоемкий и ответственный. Качество приема в архив напрямую зависит от того, как были скомплектованы и описаны дела в структурных подразделениях (кадровой службе, бухгалтерии).

Комплектование личных дел

Согласно правилам, документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания. Однако существует строгое правило расположения ключевых документов:

• Первыми идут заверенные копии приказов (распоряжений) о приеме на работу;
• Последними — заверенные копии приказов (распоряжений) об увольнении (переводе в другую организацию).

Все промежуточные документы (о переводах внутри организации, отпусках, награждениях, повышении квалификации, наложении взысканий и т.д.) хронологически размещаются между ними.

Оформление обложки дела

Обложка дела личного состава должна содержать обязательные реквизиты (согласно типовым формам или утвержденным организацией образцам):

1. Наименование организации;
2. Ф.И.О. работника полностью;
3. Дата рождения;
4. Табельный номер;
5. Должность, структурное подразделение;
6. Даты приема и увольнения (период работы);
7. Срок хранения дела;
8. Инвентарный номер дела (присваивается при сдаче в архив);
9. Подпись ответственного за комплектование лица и дата.

Прошивка и скрепление документов

• Дела пршиваются трехотверстной прошивкой (или четырехотверстной для больших объемов) с использованием прочной нити (шнура).
• На задней стороне обложки клеится прокладка (бумага высокого качества), на которую наносится заверение прошивки: «Прошито, пронумеровано и заскреблено [число] листов», подпись ответственного лица, расшифровка подписи, дата, печать организации (если предусмотрено).
• Нумерация листов в деле сквозная, арабскими цифрами, в правом верхнем углу листа.

Составление внутренней описи дела

К каждому личному делу составляется внутренняя опись (форма № 1-Арх или своя форма). В нее вносятся:

• Порядковый номер документа в деле;
• Наименование документа (в точности по тексту);
• Дата документа;
• Номер документа;
• Количество листов, занимаемых документом.

Внутренняя опись пршивается вместе с делом (последним листом) или кладется в дело без прошивки (в зависимости от принятого регламента), но обязательно заверяется подписью составившего.

Проведение экспертизы ценности документов

Перед непосредственной передачей в архив организации (или формированием сдаточного акта) проводится экспертиза ценности документов по личному составу. Ее цель — установление сроков хранения и определения категории ценности (временной / постоянной).

Основные этапы экспертизы:

• Проверка полноты комплектования дел (наличие всех приказов, заявлений, справок);
• Сверка сроков хранения с Единым типовым перечнем управленческой документации, подлежащей архивному хранению, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом);
• Выделение документов постоянного хранения (личные дела работников, принятых до 2003 г., табели учета рабочего времени и др.);
• Выделение документов длительного хранения (50, 75 лет — личные дела работников, принятых после 2003 г., ведомости зарплаты и др.);
• Выделение документов кратковременного хранения (1, 3, 5, 10 лет — справки, выписки, временные акты и т.д.).

Результаты экспертизы оформляются Актом экспертизы ценности документов, который является основанием для формирования сдаточного акта.

Передача документов в архив организации (Приемка на хранение)

Передача документов из структурных подразделений (кадров, бухгалтерии) в архив организации оформляется Актом приема-передачи документов на хранение в архив организации (Сдаточный акт).

Порядок приемки архиварем

Архивариус (ответственный за архив) проводит приемо-сдаточную работу:

1. Внешний осмотр: проверка целостности обложек, качества прошивки, наличия прокладок с заверением.
2. Проверка внутренней описи: сверка перечня документов в описи с реальным содержимым дела (выборочно или полностью).
3. Проверка сроков хранения: соответствие срока на обложке акту экспертизы.
4. Присвоение инвентарных номеров: каждому делу присваивается уникальный инвентарный номер в пределах фонда/описи.
5. Заполнение сдаточного акта: в двух экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдающего подразделения).

Учет принятых документов

Ведение учетных документов в архивах организаций осуществляется в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами. Основные учетные документы:

• Опись дел фонда (Форма № 4-Арх или своя) — основной учетный документ, формируемый по итогам приемки за год.
• Справочно-поисковые приборы: алфавитный указатель личных дел (картотека или электронная база), систематический указатель приказов.
• Журнал регистрации дел, сданных в архив (если ведется).
• Журнал выдачи дел во временное пользование (Форма № 7-Арх).

Передача документов в государственные и муниципальные архивы

По истечении сроков хранения в архиве организации (или при ликвидации/реорганизации организации) документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в государственные (муниципальные) архивы.

Подготовка к передаче в госархив

• Формирование сдаточного акта передачи документов в государственный архив (по форме, установленной Росархивом).
• Составление описания дел к сдаче в госархив (Опись № 2, 3 и т.д. по порядку в фонде).
• Проверка физического состояния документов (реставрация при необходимости).
• Обеспечение доступа к подлинникам (см. раздел 6).

Особенности приема госархивами

Государственные архивы проводят свою экспертизу приема. Росархив подготовил методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций, которые являются обязательными к применению для работников архивов организаций, государственных и муниципальных архивов, а также преподавателей и студентов профильных специальностей.

Обеспечение доступа и ограничения

Доступ к подлинникам документов по личному составу регулируется законодательством о архивном деле, законом о персональных данных и внутренними правилами пользования архивом.

Доступ к подлинникам документов по личному составу может быть ограничен в случае:

• Неудовлетворительного физического состояния документов (риск утраты информации при вскрытии/просмотре);
• Наличия фонда пользования (если созданы копии, микропленки, электронные образы, выдача осуществляется с них);
• Неистечения сроков ограничения доступа (75 лет для документов, содержащих сведения о частной жизни, персональных данных, если иное не установлено законом);
• Наличия грифа секретности или иных ограничений (гостайна, коммерческая тайна и т.д.).

Выдача документов во временное пользование структурным подразделениям организации или гражданам оформляется выдачей под роспись в Журнале выдачи (Форма № 7-Арх) или по заявке в АИС архива.

Нормативно-методическое обеспечение процесса

Для правильной организации работы необходимо руководствоваться следующим пакетом документов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Единого типового перечня управленческой документации…»;
• Приказ Росархива от № 76 (в ред. от 2021 г.) «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Документы по личному составу. Общие требования к комплектованию, оформлению и хранению»;
• Методические рекомендации Росархива по работе с документами по личному составу (актуальные редакции);
• Внутренние документы организации: Положение об архиве, Инструкция по архивному делу, Перечень типовых управленческих документов с сроками хранения, утвержденный руководителем организации;

Типичные ошибки при приеме в архив и способы их предотвращения

Цифровизация и электронные архивы

Современная организация приема документов неминуемо ведет к внедрению электронных архивов (АИС «Архив», ЭДО).

• Сканирование: Создание электронных копий личных дел (по ГОСТ Р 7.0.100-2018) для фонда пользования.
• Электронные описи: Ведение описей в АИС с автоматической генерацией печатных форм для сдаточных актов.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП): Обеспечение юридической значимости электронных копий приказов и самих личных дел в электронном виде.
• Единый реестр архивных фондов: Интеграция с информационными системами госархивов для предварительной согласовки сдаточных актов.

Организация приема документов по личному составу в архив — это системная работа, начинающаяся задолго до момента физической передачи дел. Ключевыми факторами успеха являются:

1. Своевременная и грамотная подготовка дел в кадровой службе и бухгалтерии (комплектование, хронология, прошивка, опись).
2. Обязательная экспертиза ценности с оформлением акта.
3. Тщательная приемо-сдаточная работа архивариуса (проверка полноты, состояния, сроков, присвоение инвентарных номеров).
4. Ведение надежных учетных документов (описи, указатели, журналы выдачи).
5. Соблюдение требований доступа (защита персональных данных, сохранность подлинников, создание фондов пользования).

Соблюдение данных принципов и нормативных требований (в т.ч. Методических рекомендаций Росархива и ГОСТ Р 7.0.97-2016) гарантирует, что архив по личному составу будет выполнять свою главную функцию — достоверное подтверждение трудовой биографии граждан и защита имущественных и социальных прав организации и ее сотрудников на протяжении десятилетий.