Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать процесс приёма‑передачи дел, документов и ответственности при смене руководителя архива в государственных и муниципальных организациях, а также в частных структурах.

Правовые основы

Смена руководителя архива регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
• Приказ Минкультуры России № 317 от «Об утверждении Положения о порядке приёма‑передачи дел в архивах».
• Региональные нормативные акты (например, Приказ Департамента жилищно‑коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы, утверждённый в 2023 г.)
• Трудовое законодательство РФ (ТК РФ) – порядок оформления увольнения и назначения нового руководителя.

Эти документы определяют:

1. Состав и объём передаваемых материалов;
2. Требования к оформлению актов приёма‑передачи;
3. Ответственность за сохранность и достоверность архивных фондов.

Основные принципы приёма‑передачи

• Прозрачность – каждый этап фиксируется в официальных документах.
• Непрерывность – архивные процессы (приём, хранение, выдача) не должны прерываться.
• Ответственность – обе стороны (исходящий и приходящий руководитель) несут совместную ответственность до подписания акта.
• Документальная фиксация – все изменения фиксируются в журнале приёма‑передачи.

Этапы процесса приёма‑передачи

Подготовительный этап

За 2‑4 недели до официальной даты смены руководителя необходимо:

• Составить план‑проект передачи, включающий перечень всех архивных фондов, их состояние и текущие задачи.
• Провести инвентаризацию архивных материалов (физических и электронных).
• Обновить реестр документов, включив в него сведения о текущих договорах, соглашениях и обязательствах.
• Подготовить документацию по персоналу (список сотрудников, их должностные инструкции, графики работы).
• Назначить комиссию по приёму‑передаче (обычно состоит из заместителя руководителя, главного архивариуса и представителя юридического отдела).

Оформление актов и протоколов

Ключевые документы, которые необходимо подготовить:

1. Акт приёма‑передачи – основной документ, подписывается обеими сторонами и членами комиссии.
2. Протокол инвентаризации – фиксирует количество, состояние и расположение архивных единиц.
3. Список открытых дел – перечень текущих запросов, судебных дел, проверок.
4. Отчёт о выполненных работах – сведения о проведённых реставрациях, оцифрации, перемещениях фондов.
5. План дальнейшего развития – рекомендации нового руководителя.

Фактическая передача

Во время встречи комиссии происходит:

• Проверка соответствия фактического состояния архивных фондов данным в протоколе.
• Подписание актов обеими сторонами.
• Передача ключей, паролей, доступа к электронным системам (ЭАИС, МЭА).
• Обсуждение текущих вопросов (неотложные запросы, плановые проверки).

Постпередачный контроль (30‑90 дней)

После официальной передачи новый руководитель обязан:

1. Провести внутренний аудит соблюдения всех процедур.
2. Составить отчёт о выполнении обязательств по переданным задачам.
3. Обеспечить обучение персонала новым методикам, если они изменились.
4. Подготовить корректирующие мероприятия в случае выявления несоответствий.

Список обязательных документов

Практические рекомендации

• Начинайте подготовку заранее. Чем раньше будет проведена инвентаризация, тем меньше риска пропустить важные документы.
• Используйте электронные системы. Приём‑передача в системе ЭАИС позволяет автоматически фиксировать изменения доступа;
• Обеспечьте двойную проверку. Каждый архивный фонд проверяется минимум двумя специалистами.
• Документируйте все изменения паролей. Записывайте их в отдельный журнал, доступный только уполномоченным лицам.
• Проводите обучение персонала. Новые руководители часто вводят новые процедуры – важно, чтобы сотрудники были проинформированы.
• Сохраняйте копии всех актов. Оригиналы хранятся в архиве, а электронные копии – в системе документооборота.

Типичные ошибки и как их избежать

Примерный шаблон акта приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи руководителя архива
Стороны:
 1.1. Исходящий руководитель: ________________________
 Должность: ________________________
 Подпись: ________________________
 1.2. Приёмный руководитель: ________________________
 Должность: ________________________
 Подпись: ________________________

Перечень передаваемых фондов:
 ─ Фонд № 001 – "Документы по строительству жилых домов", состояние: без повреждений, 1200 листов.
 ─ Фонд № 045 – "Электронные документы 2020‑2023 гг.", размещён в системе ЭАИС, доступ: логин/пароль __________.
 (полный перечень – приложение 1)

Текущие открытые дела:
 ─ № 2025/07 – запрос в суд о предоставлении копий документов по проекту "Реконструкция улицы Ленина".
 (полный перечень – приложение 2)

Переданные полномочия:
 ─ Управление архивным фондом;
 ⎻ Подписание актов и договоров;
 ⎻ Представление архива в органах государственной власти.
Подписи членов комиссии:
 ─ ______________________ (заместитель руководителя)
 ⎻ ______________________ (главный архивариус)
 ⎻ ______________________ (юрист)

Примечания:
 ________________________________________________________
 ________________________________________________________

Подписи сторон:
Исходящий руководитель: ______________________ Приёмный руководитель: ______________________

Приём‑передача руководителя архива – это сложный, но предсказуемый процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и документального фиксирования всех действий. При правильной организации переход происходит без потери архивных материалов, без сбоев в обслуживании запросов и без юридических рисков.

Ключевые моменты успеха:

• Заранее подготовленный план‑проект.
• Полная и достоверная инвентаризация.
• Оформление всех актов в соответствии с законодательством.
• Соблюдение постпередачного контроля.
• Обучение персонала и поддержка новых процедур.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, организации смогут обеспечить непрерывность архивных процессов, сохранить достоверность исторических данных и минимизировать риски, связанные со сменой руководства.

Дата публикации: 01:57:20