Цель статьи – дать всесторонний обзор методических, правовых и практических аспектов работы с документами по личному составу (далее – ДЛС) в государственных и муниципальных архивах России, а также показать, как реализуются задачи, описанные в учебной программе дисциплины «Архивы документов по личному составу».

Понятие и значение документов по личному составу

Документы по личному составу – это совокупность кадровых и персональных бумаг, отражающих трудовую, социальную и правовую историю граждан (работников, служащих, военнослужащих и др.). Они являются важным историческим источником массового характера и включают:

• трудовые книжки, личные дела, приказы о приёме, переводе, увольнении;
• документы о социальном страховании, пенсионных начислениях, медицинском обслуживании;
• справки, аттестационные листы, результаты аттестаций и обучения;
• документы, содержащие персональные данные (ПДн), подпадающие под действие закона о персональных данных.

Эти документы служат:

1. Источником информации для исторических, социологических, демографических и генеалогических исследований;
2. Средством защиты прав граждан (трудовые споры, пенсионные вопросы, социальные гарантии);
3. Элементом управленческого учета в организациях и государственных структурах.

Нормативно-правовая база

Работа с ДЛС регулируется комплексом федеральных законов, подзаконных актов и нормативных документов:

• Федеральный закон № 122-ФЗ «О архивном деле» (1996) – определяет порядок создания, хранения и использования архивных фондов.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (2006) – устанавливает правила обработки и защиты ПДн.
• Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ – регулируют содержание и сроки хранения кадровых документов.
• Положение об архивном управлении РСФСР (1929 г.) и последующие нормативные акты (ГОСТ 1968‑1974, методические рекомендации ВНИИДАД) – формируют историческую основу формирования нормативной базы.
• Приказы Минкультуры России (например, приказ № 120 от 2021 г. «Об организации доступа к архивным документам, содержащим персональные данные»).

Все нормативные акты, упомянутые в учебной программе, следует учитывать при разработке локальных нормативных актов в организации.

Основные этапы работы с ДЛС в архиве

Приём и комплектование документов

Процесс начинается с подготовки документов к передаче в архив:

1. Проверка полноты и соответствия документам требованиям (сроки хранения, актуальность).
2. Составление акта приёма‑передачи (включает перечень документов, их классификацию, подписи ответственных лиц).
3. Определение категории ценности (ценные, неценные, документы, подлежащие уничтожению).

Экспертиза ценности

Экспертиза проводится на основе критериев, разработанных ВНИИДАД и другими государственными архивами:

• историческая и правовая значимость;
• уникальность и оригинальность;
• информационная ценность для науки и общества;
• сроки хранения (постоянные, временные, уничтожаемые).

В советский период применялись критерии «повторяемости информации», а в постсоветский – более гибкие подходы, учитывающие цифровизацию.

Описание (создание описи)

Для обеспечения доступа к ДЛС создаются различные виды описей:

• Законченное описание – полное, с указанием всех реквизитов, грифов, дат.
• Сводное описание – объединяет несколько дел в одну запись.
• Сдаточное (передачное) описание – фиксирует факт передачи в архив.

Описания включают такие реквизиты, как:

• наименование документа;
• содержание (краткое резюме);
• указание на наличие персональных данных и уровень доступа.

Хранение и обеспечение сохранности

Документы по личному составу могут храниться в двух формах:

1. Физическое хранение – в специальных архивных помещениях с контролем микроклимата, защита от пожара и кражи.
2. Электронное хранение – в электронных архивах (ЭА) с использованием систем управления документами (СУД) и средств криптографической защиты.

Для физических документов применяются стандарты ГОСТ 7.0‑5 (система архивных документов) и требования к упаковке, маркировке и размещению.

Доступ и использование

Доступ к ДЛС регулируется принципом «необходимости» и «конфиденциальности»:

• Публичный доступ – только к документам, не содержащим персональных данных.
• Ограниченный доступ – по запросу уполномоченных лиц (суд, органы соцзащиты, исследователи) с обязательным соблюдением процедуры аутентификации.
• Запретный доступ – к документам, содержащим сведения, подпадающие под тайну (например, сведения о государственной службе).

Для обеспечения доступа используются справочно‑поисковые системы, электронные каталоги (EAD), а также «порталы открытых данных», где публикуются обезличенные сведения.

Организация работы в государственных и муниципальных архивах

Структурные подразделения

Подразделение	Функции
Отдел приёма и комплектования	Приём документов, экспертиза ценности, формирование актов передачи.
Отдел описания и каталогизации	Создание описи, ввод данных в электронные каталоги, поддержка справочно‑поисковых систем.
Отдел хранения и консервации	Обеспечение физической и цифровой сохранности, контроль микроклимата, реставрация.
Отдел доступа и обслуживания запросов	Обработка запросов граждан и организаций, выдача копий, соблюдение конфиденциальности.
Отдел информационных технологий	Поддержка ЭА, разработка и обслуживание СУД, обеспечение кибербезопасности.

Процедурные документы

Для каждой функции разрабатываются локальные нормативные акты (ЛНА), которые согласуются с федеральными нормативами. Примеры ЛНА:

• Положение о порядке приёма ДЛС в архив;
• Инструкция по проведению экспертизы ценности;
• Регламент доступа к персональным данным в архивных фондах;
• Технические требования к цифровому архиву (форматы, метаданные, резервное копирование).

Электронные архивы и цифровизация

В последние годы активно внедряется электронный архив (ЭА):

1. Сканирование оригиналов с соблюдением требований к разрешению (300‑600 dpi) и формату (PDF/A‑2).
2. Создание метаданных по стандарту EAD (Encoded Archival Description) и ISAD(G).
3. Хранение в защищённом хранилище с резервным копированием в нескольких географических точках.
4. Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО) государственных органов.

Электронные архивы позволяют ускорить поиск, обеспечить более высокий уровень защиты персональных данных и сократить издержки на физическое хранение.

Специфика работы с конфиденциальными сведениями

Документы по личному составу часто содержат персональные данные, подлежащие защите в соответствии с ФЗ № 152‑ФЗ. Основные меры:

• Разделение доступа: публичный, ограниченный, закрытый.
• Анонимизация/псевдонимизация при публикации в открытых источниках.
• Шифрование электронных файлов и использование цифровой подписи.
• Ведение журнала доступа (логирование всех запросов и действий).
• Регулярные аудиты соответствия требованиям персональных данных.

Проблемы и пути их решения

Проблемы

• Недостаточная цифровизация – многие архивы всё ещё работают с бумажными документами;
• Сложности в определении ценности – отсутствие единых критериев для разных исторических периодов.
• Конфликт интересов – запросы граждан часто сталкиваются с требованиями конфиденциальности.
• Недостаток кадров – нехватка квалифицированных архивистов, знакомых с современными ИТ‑технологиями.

Решения

1. Разработка универсального методического пособия по экспертизе ценности ДЛС с учётом советского и постсоветского периодов.
2. Внедрение проектов цифровой трансформации (сканирование, OCR, автоматическое метаданные).
3. Создание центра компетенций по работе с персональными данными в архивной сфере.
4. Организация повышения квалификации сотрудников (курсы, вебинары, стажировки в ведущих архивах).
5. Разработка модульных программ доступа, позволяющих автоматизировать процесс выдачи обезличенных копий.

Практические рекомендации для архивных учреждений

• Сформировать единый регламент по приёму, описанию и хранению ДЛС, согласованный с региональными и федеральными нормативами.
• Внедрить систему электронного учёта (СУД) с поддержкой метаданных EAD и возможностью интеграции с государственными порталами.
• Обеспечить защиту персональных данных через шифрование, контроль доступа и регулярные аудиты.
• Проводить периодическую экспертизу ценности всех новых поступающих дел, используя методики ВНИИДАД.
• Обучать персонал современным методам описания, цифровой консервации и работе с конфиденциальной информацией.
• Создавать публичные каталоги только с обезличенными сведениями, чтобы обеспечить открытость без нарушения прав граждан.

Организация работы с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах – это сложный, но критически важный процесс, который сочетает в себе правовые, методические и технические аспекты. Правильное оформление, экспертиза ценности, систематическое описание, надёжное хранение и контролируемый доступ позволяют использовать ДЛС как ценный исторический ресурс, одновременно защищая персональные данные граждан.

Следуя рекомендациям, изложенным в учебной программе «Архивы документов по личному составу», а также учитывая современные тенденции цифровизации, архивные учреждения могут повысить эффективность своей работы, обеспечить соответствие законодательству и способствовать развитию научных исследований.

---

Дата публикации статьи: