Сфера архивного дела в Российской Федерации продолжает динамично развиваться. Законотворческая деятельность последних лет направлена на цифровизацию‚ повышение доступности архивных документов для граждан и организаций‚ а также на усиление ответственности за сохранность национального документного фонда. На 12 июля 2026 года вступают в силу и применяются ряд значимых нормативных правовых актов‚ меняющих ландшафт отрасли.
Федеральный закон от № 487-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и отдельные законодательные акты РФ»
Это ключевой документ года‚ принятый в конце 2025 года и вступивший в силу поэтапно (основные положения — с ). Закон реализует поручения Президента РФ и направлен на устранение пробелов в регулировании электронных архивов.
Основные нововведения:
- Законодательное закрепление понятия «Электронный архив» (ст. 2 Закона об архивном деле). Теперь это не просто совокупность файлов‚ а организованная система хранения электронных документов с гарантированной подлинностью‚ целостностью‚ читаемостью и достоверностью на протяжении всего срока хранения.
- Обязательность создания электронных архивов для федеральных органов власти‚ госкорпораций и компаний с госучастием более 50% (новые сроки: полный переход к электронному документообороту и архивированию, до ).
- Правовая сила электронных копий: Установлен презумпция правовой эквивалентности нотариально заверенных или квалифицированной электронной подписью (КЭП) электронных копий бумажным оригиналам‚ если иное не установлено законом (например‚ для документов строгой отчетности‚ нотариальных актов).
- Регламентация «Архивации в облаке»: Разрешено размещение архивных фондов на инфраструктуре российских провайдеров облачных услуг‚ включенных в реестр Росреестра/Минцифры‚ при условии сертификации ФСТЭК/ФСБ средств защиты информации.
Постановление Правительства РФ от № 189 «Об утверждении Положения о порядке формирования и ведения Единого государственного реестра архивных фондов (ЕГРАФ)»
Документ запускает работу федеральной информационной системы‚ которая должна стать «единым окном» для поиска архивных документов по всей стране.
Ключевые моменты для пользователей и архивов:
- Обязательная загрузка описаний: Все государственные и муниципальные архивы обязаны загрузить в ЕГРАФ полные сведения о фондах‚ описях и делах (уровень описи — до дела включительно) до .
- Публичный API: Предусмотрен открытый программный интерфейс для интеграции с порталом «Госуслуги»‚ системами ЗАГСов‚ МФЦ‚ нотариальскими палатами и банками для автоматизированного подтверждения фактов (стаж‚ наград‚ реквизиты юрлиц).
- Единый идентификатор дела: Каждому единицу хранения присваивается уникальный код (UUID)‚ исключающий дублирование при межведомственном взаимодействии.
Приказ Росархива от № 5 «Об утверждении Типовых сроков хранения документов‚ образующихся в деятельности организаций‚ осуществляющих деятельность с использованием искусственного интеллекта»
Новейший документ‚ реагирующий на массовое внедрение ИИ в бизнес-процессы и госуправление.
Что регулируется:
- Датасеты для обучения моделей: Срок хранения, не менее 10 лет после вывода модели в эксплуатацию (для аудита и воспроизводимости результатов).
- Логи принятия решений ИИ (Audit trails): Хранение не менее 5 лет (для критической инфраструктуры — 10 лет).
- Промпты и контекст сессий: При использовании генеративного ИИ для подготовки официальных документов — сохранение в составе дела как приложение к проекту решения.
- Метрики качества и дрейф модели: Документирование переобучений и версий моделей подлежит архивированию как техническая документация.
Изменения в сфере доступа и предоставления информации (ФЗ-152 и Закон об архивах)
Поправки‚ вступившие в силу с ‚ уточнили баланс между правом на доступ к архивным документам и защитой персональных данных (ПДн).
Суть изменений:
- Понятие «Исторически значимые сведения»: Введен критерий: сведения о лицах‚ родившихся более 100 лет назад или умерших более 70 лет назад‚ перестают считаться ПДн в архивном контексте (для документов исторической ценности). Это снимает необходимость согласия на предоставление таких данных исследователям.
- Автоматизированная деперсонализация: Архивы вправе использовать сертифицированные модули ИИ для замаскировки ПДн в сканах документов при выдаче копий в удаленном порядке‚ без ручной обработки каждого листа.
- Электронное предоставление копий: Установлен безвозмездный порядок предоставления электронных копий документов (до 50 страниц в месяц на одного заявителя) через личный кабинет на «Госуслугах» или портале архива. За превышение — по тарифам‚ утвержденным Росархивом.
Ответственность за нарушение законодательства об архивах (КоАП РФ и УК РФ)
С 2026 года существенно ужесточены штрафные санкции (ФЗ от № 412-ФЗ).
| Нарушение | Субъект | Штраф (руб.) |
|---|---|---|
| Уничтожение/повреждение документов до истечения сроков хранения (ч. 1 ст. 13.20 КоАП) | Должностные лица / Юрлица | 20 000 – 50 000 / 200 000 – 500 000 |
| Несоздание электронного архива при обязательном переходе (новая ч. 1.1 ст. 13.20 КоАП) | Руководители госорганов / Госкорпорации | 50 000 – 100 000 (сuspend от должности до 1 года) |
| Нарушение требований по защите ПДн в архивах (ст. 13.11 КоАП) | Операторы/Архивы | До 15 млн руб. за повторное нарушение |
| Незаконный отказ в предоставлении архивной справки/копии | Должностные лица архивов | 5 000 – 10 000 (дисквалификация до 3 лет) |
Практическое руководство: чек-лист для организации на второе полугодие 2026 года
Чтобы избежать санкций и выстроить процессы по новому законодательству‚ рекомендуем пройти по пунктам:
- Аудит реестра документов: Приведите Номенклатуру дел в соответствие с типовыми сроками хранения (утв. Росархивом)‚ включая новые рубрики для ИИ-документов.
- Выбор платформы ЭА (Электронного архива): Проверьте соответствие 152-ФЗ‚ требованиям ФСТЭК (КС1/КС2/КС3 в зависимости от категории ПДн) и наличию в реестре российского ПО.
- Настройка обмена с ЕГРАФ: Обеспечьте выгрузку метаданных (XML/JSON по схеме Росархива) в тестовом контуре до .
- Локальный нормативный акт: Утвердите «Политику архивирования электронных документов»‚ регламентирующую форматы (PDF/A-2b‚ XML‚ SIARD)‚ КЭП‚ процедуры миграции форматов.
- Обучение кадров: Организуйте повышение квалификации архивистов/ответственных за документооборот по программам‚ включающим модуль «Цифровая архивистика и ИИ» (не менее 36 часов).
Законодательство 2026 года ставит задачу перевода архивного дела из «бумажного века» в «цифровую реальность» жесткими сроками и высокой ответственностью. Главный вектор — проактивное раскрытие информации через ЕГРАФ и «Госуслуги»‚ а не реактивное реагирование на запросы. Организации‚ которые к концу 2026 года не внедрят полноценные электронные архивы с интеграцией в федеральные системы‚ рискуют получить не только штрафы‚ но и операционные риски при взаимодействии с регуляторами‚ банками и контрагентами.
Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов‚ опубликованных в официальных источниках (Собрание законодательства РФ‚ Rossiyskaya Gazeta‚ портал Правовое информационное агентство) на . Данная информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется обратиться к текстам законов и консультироваться со специалистами в области архивного права.