Дата актуализации: 10 июля 2026 г. ( 20:38:30).
В статье рассматриваются основные изменения, внесённые в Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Правила) и сопутствующие нормативные акты, а также практические рекомендации для государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций.

Исторический контекст и нормативная база

• Приказ ФАА №24 (зарегистрирован Минюстом РФ 20 мая 2020 г., рег. № 58396) – первоначальная редакция Правил.
• Изменения от приказа Росархива от 26 сентября 2022 г. (рег. № 70716) – уточнение сроков хранения и требований к учёту.
• Приказ Росархива №77 от 31 июля 2023 г. – ввод новых положений, действующих с 17 сентября 2023 г.
• Приказ ФАА №19 от 13 февраля 2024 г. – утверждение Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом регионального контроля.
• Дополнительные нормативные документы: Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ 237 от ), Руководство по работе с электронными и гибридными архивными материалами (2025 г.) и др.

Ключевые изменения, вступившие в силу 17 сентября 2023 г.

Расширение понятия «архивный документ»

В новые Правила включены:

1. Электронные документы, хранящиеся в контейнерах электронных документов (EDC).
2. Аудиовизуальные материалы и документы ограниченного распространения (в т.ч. с отметкой «гостайна»).
3. Гибридные дела – сочетание бумажных и электронных носителей в одном архивном деле.

Сроки хранения и передача в государственное хранение

Новые сроки фиксируются в Перечне типовых управленческих архивных документов. Основные положения:

• Документы, подлежащие передаче в государственное хранение, должны быть переданы не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
• Для дел с длительным сроком хранения (10, 50, 75 лет, постоянно) предусмотрены отдельные регламенты по условиям помещения и климат-контроля.
• Электронные документы могут храниться в облачных и локальных репозиториях при соблюдении требований к целостности и доступности.

Перенумерация листов и оформление листов‑заверителей

При исправлении нумерации листов:

• Старый номер зачеркивается, рядом указывается новый номер.
• В конце дела формируется новый лист‑заверитель; старый лист‑заверитель сохраняется, но помечается как «исправлен».
• При наличии системных ошибок допускается использование литерных номеров листов по согласованию с государственным архивом.

Учет и контроль

Введён обязательный региональный контроль (надзор) за соблюдением требований Правил. Руководство по соблюдению обязательных требований (приказ 19 от ) определяет:

• Периодичность проверок.
• Перечень документов, подлежащих проверке (журналы учёта, реестры, протоколы передачи).
• Ответственность за нарушения (штрафные санкции, приостановка деятельности архивного отдела).

Практические рекомендации для организаций

Формирование внутреннего положения об архивном деле

Для соответствия новым требованиям рекомендуется:

1. Разработать положение о работе с архивными документами, учитывающее:
   • Классификацию документов по срокам хранения;
   • Порядок формирования гибридных дел;
   • Требования к электронным контейнерам (формат, контроль целостности, резервное копирование).
2. Утвердить в органе управления (приказом руководителя) и разместить в открытом доступе для всех сотрудников.

Организация работы с электронными документами

Ключевые шаги:

• Выбор сертифицированного программного обеспечения для создания EDC (поддержка метаданных, подписи, хеш‑контроля).
• Назначение ответственного за цифровую целостность (контроль хеш‑сумм, периодическое тестирование восстановления).
• Обеспечение доступности только уполномоченным лицам (ролевой доступ, двухфакторная аутентификация).

Оформление гибридных дел

Для гибридных дел следует:

1. Создать единую карточку дела в электронном реестре.
2. Внести ссылки на физические папки (номер, место хранения) и на электронные контейнеры (идентификатор, путь).
3. Обеспечить синхронность данных: при изменении физической папки обновлять запись в реестре.

Перенумерация и лист‑заверители

При проведении переоформления дел:

• Использовать штамп «Перенумерация» с указанием даты и подписи ответственного.
• Сохранять оригинальные листы‑заверители в отдельном «архивном пакете» для последующего аудита.
• Вести журнал перенумераций, фиксируя причины и согласования с государственным архивом.

Подготовка к региональному контролю

Рекомендуется создать «пакет готовности», включающий:

• Актуальные реестры и журналы учёта.
• Копии всех листов‑заверителей (оригиналы + исправленные варианты).
• Отчёты о проверке целостности электронных контейнеров.
• Документы, подтверждающие соблюдение сроков передачи в государственное хранение.

Что изменилось в 2024–2025 гг. и какие тенденции наблюдаются

Ужесточение требований к аудиовизуальным материалам

С 2024 года вводятся отдельные положения о хранении видеоматериалов и аудиозаписей:

• Необходимо использовать носители с гарантией сохранности не менее 10 лет.
• Для материалов с ограниченным распространением требуется отдельный «контейнер секретности» и журнал доступа.

Электронные архивы 2025 года

Приказ Росархива от 17 сентября 2025 г. (№ ??) уточняет:

• Требования к метаданным (дата создания, автор, классификатор, уровень доступа).
• Обязательное регулярное тестирование восстановления (не реже одного раза в полугодие).
• Возможность использования облачных сервисов при условии наличия сертификата ФСБ о защите информации.

Тенденции развития

В ближайшие годы ожидается:

1. Расширение понятия «контейнер электронных документов» до включения блокчейн‑технологий для подтверждения неизменности.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и определения сроков хранения.
3. Усиление требований к кибербезопасности архивных систем (шифрование, многоуровневый контроль доступа).

Новые правила архивов организаций, вступившие в силу в 2023 году и дополненные последующими приказами, существенно изменили подход к хранению, учёту и использованию как бумажных, так и электронных документов. Основные задачи, стоящие перед организациями, – это:

• Адаптация внутренних нормативных актов к требованиям приказов №77 (2023) и №19 (2024).
• Внедрение современных ИТ‑решений для работы с электронными и гибридными архивными материалами.
• Обеспечение полной прозрачности и готовности к региональному контролю.
• Постоянный мониторинг изменений в законодательстве и технологических трендах.

Только системный подход и своевременное обновление процессов позволят организациям избежать штрафных санкций, сохранить историческую ценность документов и обеспечить их доступность для будущих поколений.

Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.