Деятельность государственных архивов в Российской Федерации строго регламентируется нормативной базой. Главным нормативно-методическим документом, определяющим порядок организации работы, комплектования, учета, хранения и использования документов, являются Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, утвержденные Приказом Росархива от № 16 (в ред. от № 101 с последующими изменениями).

Данный документ является обязательным для исполнения всеми государственными архивами, входящими в систему Росархива, а также служит методической базой для архивов субъектов РФ и муниципальных архивов. Ниже представлен подробный разбор структуры и ключевых положений Правил.

Структура Основных правил

Документ состоит из пяти разделов, каждый из которых регламентирует определенную сферу архивной деятельности:

1. Раздел 1. Общие положения — цели, задачи, правовая основа, определения.
2. Раздел 2. Организация и фондирование документов архивного фонда РФ — прием, описание, экспертиза стоимости;
3. Раздел 3. Организация работы архива — структура, планы, отчетность, кадры, безопасность.
4. Раздел 4. Обеспечение сохранности документов — хранение, восстановление, микрографирование/оцифровка, аварийная защита.
5. Раздел 5. Учет документов в архиве — виды учета, формы документов, автоматизация.

Раздел 1. Общие положения: миссия и правовое поле

Цели и задачи государственных архивов

Согласно Правилам, государственные архивы создаются для обеспечения сохранности документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Ключевые задачи включают:

• Комплектование архивного фонда документами органов власти, организаций и физических лиц.
• Обеспечение сохранности принятых к хранению документов.
• Создание и совершенствование научно-справочного аппарата (описи, путеводители, картотеки, базы данных).
• Обеспечение доступа к документам юридических и физических лиц в порядке, установленном законом.
• Информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления.
• Удовлетворение конституционных прав граждан на доступ к сведениям, касающимся их прав и свобод.
• Самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства (издания, выставки, научное исследование).

Нормативная база

Работа архивов строится на основе:

• Конституции РФ.
• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федерального закона от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Законодательства субъектов РФ об архивном деле.
• Нормативных актов Росархива (приказы, инструкции, методические рекомендации).

Раздел 2. Организация и фондирование: от приема к фонду

Это ключевой раздел, определяющий жизненный цикл документа в архиве.

Прием документов на хранение

Прием осуществляется на основании акта приема-передачи (форма № 0315001) в соответствии с перечнями типовых документов и сроками хранения. Архив обязан проверить:

• Соответствие документов перечням сроков хранения.
• Наличие и правильность оформления научно-справочного аппарата (номенклатуры, описей).
• Физическое состояние дел (целостность, читаемость, отсутствие биологических поражений).

Важно: Документы, не прошедшие экспертизу стоимости или не имеющие учетных документов, на хранение не принимаются.

Экспертиза документов на предмет исторической ценности

Центральный процесс фондирования. Она проводится экспертной комиссией архива с участием представителей отдающих организаций. Результатом является Акт экспертизы, по которому документы делятся на:

• Подлежащие бессрочному хранению (историческая ценность).
• Подлежащие временному хранению (с установленными сроками: 10, 30, 50, 75 лет и др.);
• Подлежащие уничтожению по истечении сроков хранения (с составлением акта уничтожения).

Научно-справочный аппарат (НСА)

Правила устанавливают обязательный состав НСА для каждого фонда:

1. Номенклатура делаов (утверждается руководителем архива) — систематический указатель дел фонда.
2. Опись дел (форма № 0315003) — основной учетный документ, дающий характеристику каждого дела.
3. Внутренние указатели (к делам: перечни документов, указатели фамилий, географических названий, хронологические указатели).
4. Научные справочники (путеводители, тематические указатели, биобиблиографические справочники).

Современные Правила предусматривают ведение НСА в электронном виде (автоматизированные информационные системы, АИС) с возможностью формирования бумажных копий.

Фондирование

Завершающий этап — присвоение фондовым номерам, расстановка дел по местам хранения, внесение данных в общий учет фондов (Государственный реестр фондов Архивного фонда РФ).

Раздел 3. Организация работы архива: управление и ресурсы

Структура и штатное расписание

Типовая структура государственного архива включает:

• Управление (директора, зама).
• Отделы приема и фондирования (по профилям: дореволюционный, советский, современный периоды).
• Отделы хранения (фондовые хранилища).
• Отделы научной справочной работы и использования (читальные залы, отдача копий).
• Реставрационно-сшивальные цеха/лаборатории.
• Службы охраны, пожарной безопасности, климат-контроля.
• Административно-хозяйственный сектор.

Планирование и отчетность

• Годовой план работы архива (утверждается до 1 декабря предшествующего года).
• Отчет о выполнении плана (ежегодный, сдается в Росархив).
• Статистическая отчетность (форма № 1-арх).

Кадровая политика

Правила устанавливают требования к квалификации архивистов (высшее/среднее профессиональное образование по профилю «Архивоведение», «История», «Документоведение»). Обязательна повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет.

Охрана и безопасность

Организация охраны осуществляется в соответствии с законодательством и Инструкцией о порядке обеспечения физической защиты архивных фондов. Включает: инженерно-технические средства (СКУД, ТВ-надзор, ОПС), режим доступа, режим секретности (для гос. тайны), противопожарную защиту.

Раздел 4. Обеспечение сохранности документов: климат, реставрация, цифровизация

Сохранность — приоритетная задача. Правила устанавливают жесткие стандарты.

Микроклимат хранилищ

Допускается суточное колебание температуры не более 2°C, влажности — 3%. Обязательна вентиляция и очистка воздуха от пыли и газов.

Профилактика и дезинфекция

• Ежегодный осмотр фондов (выборочный или сплошной).
• Газодезинфекция при выявлении биологических поражений (грибок, насекомые).
• Пылесборка дел специальными пылесосами с HEPA-фильтрами.

Реставрация и сшивка

Проводится в реставрационных цехах. Основные операции: промывка, удаление пятен, укрепление бумаги, реставрация переплетов, сшивка дел в твердую обложку (для бессрочного хранения). Ведется Журнал учета реставрированных дел.

Микрографирование и оцифровка (Создание копий)

Правила обязывают создавать копии документов для:

• Замены оригиналов при выдаче в читальный зал (экономия ресурса оригинала).
• Создания страховых копий (на случай ЧС).
• Удаленного доступа (порттал «Архивы России», сайты архивов).

Технические требования: разрешение не менее 300 dpi для текстов, 600 dpi для фото/карт; форматы TIFF (мастер-копия), JPEG/PDF (пользовательская копия). Обязательна верификация качества сканирования.

Действия в чрезвычайных ситуациях

В каждом архиве должен быть разработан и утвержден План действий при ЧС (пожар, наводнение, террористический акт). Обязательны учения с персоналом не реже 1 раза в год; Предусмотрено создание резервных копий НСА на внешних носителях/облаках, хранящихся в другом здании/регионе.

Раздел 5. Учет документов в архиве: контроль каждого дела

Виды учета

1. Общий (суммарный) учет фондов — данные о количестве фондов, дел, единиц хранения, погонных метрах. Ведется в Ведомости учета фондов (форма № 1-арх).
2. Фондовый учет — учет дел внутри фонда (номера дел, заглавия, даты, кол-во листов, срок хранения). База — Описи дел.
3. Учет движения дел — контроль выдачи/возврата дел в читальный зал, на копирование, в другие архивы (Межархивная подписка). Используются: Книга учета выдачи дел в читальный зал, Заказ-лист (форма № 0315005), Карточка учета движения дела.
4. Учет использования — статистика посетителей, выданных дел, сделанных копий, удаленных запросов.

Автоматизация учета

Современные Правила (в редакциях последних лет) делают акцент на переводе всего учета в АИС архива (например, «ЭЛАР», «Архивист», «Музейный архив», разработки ГАРФ/РГАЭ). Электронная база данных должна обеспечивать:

• Единое реестровое пространство (интеграция с ГИС «Архивный фонд РФ»).
• Поиск по всем полям описания.
• Формирование отчетных форм автоматически.
• Учет выдачи через терминалы/электронные заказ-листы.

Особенности доступа и использования (межраздельные нормы)

Хотя отдельного раздела «Использование» в Правилах 2002 года нет (оно регламентируется отдельными приказами и ст. 16-18 Закона № 125-ФЗ), Правила работы закладывают организационную основу:

• Режим доступа: Открытые документы, свободный доступ по запросу. Документы, содержащие гостайну — только при допуске. Документы с персональными данными — доступ по правилам ст. 22 Закона № 125-ФЗ (75 лет со дня создания или 100 лет со дня рождения физ. лица).
• Формы предоставления: Оригинал в читальном зале, копии (бумажные/электронные), удаленный доступ через порталы.
• Платные услуги: Копирование, сложные справочные поиски, оцифровка по заказу — на основании прейскуранта, утвержденного руководителем архива.

Актуальные тренды и развитие нормативной базы (на 2024–2026 гг.)

Хотя базовый документ, Приказ № 16 от 2002 года, его применение существенно модифицировано последующими актами Росархива:

• Приказ Росархива от № 92 — утверждены новые требования к описанию дел и формированию НСА в электронном виде (переход на стандарт Dublin Core / EAD / ISAD(G)).
• Приказ Росархива от № 126 — правила ведения Государственного реестра фондов Архивного фонда РФ (интеграция с ГИС).
• Федеральный закон от № 311-ФЗ — изменения в закон об архивном деле: усиление роли электронных документов, обязательность передачи в архивы электронных архивов организаций, новые сроки приема (не позднее 1 года после завершения дела для электронных документов).
• Цифровая трансформация: Внедрение Единой архивной информационной системы (ЕАИС), проект «Цифровой архив», массовая оцифровка фондов национального значения.

Основные правила работы государственных архивов РФ, это фундамент, обеспечивающий единообразие процессов по сохранению национальной документариальной памяти. Они охватывают весь жизненный цикл документа в архиве: от приема и экспертизы стоимости до создания условий для вечного хранения (климат, реставрация, цифровизация) и обеспечения прав граждан на доступ к информации.

Современная практика требует от архивистов не только знания текста Приказа № 16, но и навыков работы с АИС, понимания стандартов метаданных (ISAD(G), EAD), компетенций в области информационной безопасности и цифрового сохранения (Digital Preservation). Ежегодные проверки Росархива (плановые и внеплановые) оценивают именно соответствие реальной работы архива требованиям этих Правил и сопутствующим методическим рекомендациям.

Примечание: Данная статья носит обзорный характер. Для практической работы необходимо руководствоваться актуальными редакциями нормативных правовых актов, опубликованными на официальном интернет-портале Росархива (rosarchiv.gov.ru) и в системе «КонсультантПлюс» / «Гарант».