Электронный архив (ЭА) – это не просто хранилище файлов, а сложная информационная система, которая должна выполнять ряд ключевых функций, предписанных нормативными актами и лучшими практиками управления документами. Ниже перечислены основные требования, которые обязательно должны быть реализованы в любой системе электронного архива документов.

Приём и учёт электронных архивных документов

Приём – ЭА должен корректно принимать электронные архивные документы (ЭАД), переданные из систем электронного документооборота (СЭД) или иных источников. Приём включает проверку целостности файлов, наличия электронной подписи (УКЭП) и соответствия требуемому формату (например, PDF/A).
Учёт – каждый принятый документ регистрируется в учёте архива с присвоением уникального идентификатора, указанием даты поступления, источника и метаданных (номер дела, тип документа, срок хранения и т.д.).

Управление хранением

Электронный архив обязан обеспечивать:

• Надёжное размещение данных на носителях, соответствующих стандартам ГОСТ (например, магнитные ленты, оптические диски, серверные массивы с резервированием);
• Соблюдение установленных сроков хранения (бухгалтерские документы – не менее 5 лет, кадровые – до 75 лет и т.п.) в соответствии с законодательством;
• Возможность перехода документов из состояния «временного хранения» в состояние «постоянного хранения» или подготовки к уничтожению;
• Контроль целостности данных (контрольные суммы, хеш‑функции) на всём протяжении жизненного цикла;
• Регулярное создание резервных копий и их географическое распределение для обеспечения отказоустойчивости.

Обеспечение доступа к документам

Доступ к электронным архивным документам должен быть:

• Оперативным – быстрый поискрый поиск по различным критериям (номер дела, дата, ключевые слова полнотекстовый и метаданные‑поиск;
• Контролируемым – настройка прав доступа в соответствии с ролями сотрудников (чтение, просмотр, экспорт, изменение метаданных);
• Аудируемым – фиксирование всех действий (кто, когда, что делал) в журнале событий;
• Соответствующим требованиям законодательства – предоставление документов по запросам государственных органов, судов и иных уполномоченных лиц в установленные сроки.

Сохранность и защита информации

Для гарантии долговременной сохранности ЭА должен обеспечивать:

• Защиту от несанкционированного доступа (шифрование данных на носителях и при передаче, использование средств криптозащиты);
• Защиту от вредоносного воздействия (антивирусные проверки, контроль целостности файлов);
• Соответствие требованиям ГОСТ Р 54989‑2012 и иных стандартов по форматам электронных документов и их метаданным;
• Поддержку версионности – возможность хранения нескольких редакций документа с указанием дат и авторов изменений;
• Архивную визуализацию – хранение оригинального файла и его PDF/A‑версии для обеспечения неизменяемого представления содержания.

Методологическая и нормативная соответственность

Электронный архив должен:

• Соответствовать актуальным нормативным актам (ФЗ «О документообеспечении», ФЗ «О персональных данных», ФЗ 402 «О бухгалтерском учёте» и др.);
• Использовать утверждённую номенклатуру дел (НД) и схему систематизации (Фонд → Опись → Раздел → Подраздел → Электронное дело → Электронный документ);
• Обеспечивать возможность формирования и ведения дел в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54989‑2012;
• Предоставлять инструменты для проведения аудита документопотока и выявления документов, подлежащих оцифровке и архивированию.

Технические и программные требования

На уровне инфраструктуры и ПО электронный архив обязан обеспечивать:

• Лицензированное программное обеспечение, поддерживающие функции приёма, учёта, хранения, поиска и выдачи документов;
• Соответствие аппаратной части требованиям ГОСТ по надёжности и долговечности носителей;
• Поддержку стандартных протоколов обмена (CMIS, WebDAV, REST) для интеграции с СЭД, системами управления содержанием (ECM) и другими корпоративными приложениями;
• Масштабируемость – возможность увеличения объёма хранилища без потери производительности;
• Мониторинг и отчётность – генерация отчётов о заполнении хранилища, сроках хранения, выполненных операциях и инцидентах безопасности.

Организационные аспекты

Успешная работа электронного архива невозможна без чёткой organisational структуры:

• Назначение ответственных сотрудников за ведение архива, контроль соблюдения сроков хранения и обеспечение безопасности;
• Разработка и утверждение внутренних нормативов (положение об электронном архиве, инструкция по работе с ЭАД);
• Проведение регулярного обучения персонала работе с системой, правилам обращения с электронной подписью и требованиям к форматам;
• Ведение журнала событий и проведение периодических аудитов соответствия установленным требованиям.

Таким образом, электронный архив должен обеспечивать приём и учёт документов, надёжное управление их хранением, контролируемый и аудируемый доступ, защиту и сохранность информации, соответствие нормативным требованиям, техническую и программную готовность а также чёткую организационную структуру. Только при соблюдении всех перечисленных условий электронный архив сможет выполнять свою главную функцию – гарантировать долгосрочную доступность, достоверность и юридическую значимость хранимых документов.