Эффективное управление архивными фондами – одна из ключевых задач любой организации, будь то государственное учреждение, крупный бизнес или небольшая некоммерческая организация. Правильное руководство архивами обеспечивает сохранность исторических данных, ускоряет поиск нужной информации и гарантирует соответствие нормативным требованиям в области информационной безопасности.

Понятие и цели архивного управления

Архивное управление – это совокупность процессов, направленных на создание, хранение, систематизацию, охрану и использование архивных документов в соответствии с законодательством и внутренними регламентами.

• Сохранность – защита документов от физического и электронного разрушения.
• Доступность – обеспечение быстрого и удобного доступа к архивным материалам.
• Юридическая значимость – соблюдение требований законодательства о хранении документов.
• Эффективность – оптимизация расходов на хранение и обслуживание архивов.

Нормативно-правовая база

В России руководство архивами регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
2. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 27005 «Информационная безопасность, кибербезопасность и защита частной жизни. Руководство по управлению рисками информационной безопасности».
4. Приказы Минкультуры РФ о классификации и сроках хранения архивных материалов.

Эти документы задают базовые требования к организации архивного дела, определяют сроки хранения, порядок классификации и методы обеспечения информационной безопасности.

Основные принципы руководства архивами

При построении системы управления архивами следует опираться на следующие принципы:

• Принцип законности – соблюдение всех требований законодательства.
• Принцип системности – интеграция архивных процессов в общую ИТ‑инфраструктуру организации.
• Принцип экономичности – рациональное использование ресурсов (помещение, оборудование, персонал).
• Принцип безопасности – защита архивов от несанкционированного доступа, утраты и повреждения.
• Принцип доступности – обеспечение своевременного доступа к документам для уполномоченных лиц.

Организационная структура управления архивами

Эффективная система управления архивами обычно включает следующие уровни:

Архивный отдел (служба)

Отвечает за:

• Разработку и поддержание архивных регламентов.
• Контроль за соблюдением сроков хранения.
• Обучение персонала.

Специалисты по документированию

В их задачи входит классификация, индексация и метаданные для каждого документа.

ИТ‑подразделения

Обеспечивают:

• Техническую поддержку систем электронного архива.
• Реализацию мер кибербезопасности в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 27005.

Процессы управления архивами

Приём и регистрация документов

Каждый поступающий документ (бумажный или электронный) фиксируется в журнале приёма с указанием:

• Номера и названия документа.
• Ответственного за документ.
• Дата поступления.
• Код классификации.

Классификация и индексация

Для упрощения поиска используется система документооборота (например, ДКО) и международные классификаторы (UN/LOCODE, ДК 030). Важно назначать метаданные, такие как:

• Тема.
• Автор.
• Ключевые слова.
• Срок хранения.

Хранение (физическое и электронное)

Физические архивы размещаются в помещениях с контролем микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %). Электронные архивы хранятся на:

• Серверных решениях с резервным копированием.
• Облачных платформах, соответствующих требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Охрана и безопасность

Согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 27005 необходимо:

1. Провести оценку рисков (угрозы: пожар, кража, кибератака).
2. Разработать план реагирования на инциденты.
3. Внедрить многоуровневую аутентификацию и шифрование данных.
4. Осуществлять регулярный аудит доступа к архивам.

Доступ и выдача документов

Для обеспечения доступности применяется система прав доступа (RBAC). Запросы оформляются через электронную форму, после чего архивист проверяет полномочия и выдаёт документ.

Утилизация и уничтожение

По истечении срока хранения документы подлежат утилизации в соответствии с:

• Федеральным законом «Об архивном деле».
• Внутренними регламентами организации (например, шрединг, сжигание).

Уничтожение должно быть документировано и подтверждено подписью ответственного лица.

Цифровой архив: особенности и преимущества

Переход к электронному архиву позволяет:

• Сократить физическое пространство.
• Ускорить поиск с помощью полнотекстового индекса.
• Обеспечить автоматическое резервное копирование.
• Внедрить электронную подпись и контроль версий.

Ключевые технологии:

1. Системы управления документами (DMS) – 1С:Документооборот, Alfresco, SharePoint.
2. Метаданные и стандарты – Dublin Core, ISO 15489.
3. Блокчейн‑решения для подтверждения целостности архивных записей.

Управление рисками в архивной деятельности

Применяя ГОСТ Р ИСО/МЭК 27005, следует выполнить следующие шаги:

Идентификация активов

Определяем, какие документы являются критически важными (например, финансовые отчёты, юридические договоры).

Оценка угроз и уязвимостей

Примеры угроз:

• Пожар в архивном помещении.
• Вирусные атаки на электронный архив.
• Несанкционированный доступ сотрудников.

Оценка вероятности и воздействия

Для каждой угрозы определяем вероятность (низкая, средняя, высокая) и потенциальный ущерб (финансовый, репутационный).

Выбор и внедрение мер контроля

Контрмеры могут включать:

• Установка систем пожаротушения (спринклеры, газовые системы).
• Регулярные обновления антивирусных баз.
• Разделение прав доступа по принципу «необходимости знать».

Мониторинг и пересмотр

Проводим ежегодный аудит рисков и корректируем план действий.

Лучшие практики и рекомендации

• Стандартизировать процессы – используйте шаблоны журналов и форм.
• Обучать персонал – проводить минимум раз в год тренинги по архивному делу и кибербезопасности.
• Внедрять автоматизацию – сканировать бумажные документы в момент их поступления.
• Проводить регулярные проверки – физический осмотр архивных помещений и проверку целостности цифровых файлов.
• Документировать все изменения – каждый перенос, копирование или удаление должно фиксироваться в системе.

Инструменты и программное обеспечение

Тип решения	Примеры	Ключевые функции
Системы DMS	1С:Документооборот, Alfresco, SharePoint, OpenKM	Хранение, поиск, контроль версий, электронные подписи
Резервное копирование	Acronis, Veeam, Bacula	Автоматическое резервирование, репликация в облако
Средства кибербезопасности	Symantec Endpoint Protection, Kaspersky Security, Cisco ASA	Антивирус, межсетевой экран, система обнаружения вторжений
Системы контроля доступа	Microsoft Active Directory, LDAP, Okta	RBAC, многофакторная аутентификация

Осуществление руководства архивами – это комплексный процесс, который сочетает в себе юридические, организационные и технические аспекты. При правильном подходе организация получает:

• Гарантированную сохранность ценных данных.
• Ускоренный доступ к необходимой информации.
• Соответствие требованиям законодательства и международных стандартов.
• Снижение рисков, связанных с кибератаками и физическими угрозами.

Следуя изложенным в статье принципам, рекомендациям и используя современные инструменты, вы сможете построить надёжную и эффективную систему управления архивами, способную поддерживать деятельность вашей организации в долгосрочной перспективе.

---

Дата публикации: 11 июля 2026 г.