Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти и обеспечении правовых гарантий граждан․ Отдел архива администрации города Екатеринбурга — это структурное подразделение, которое осуществляет функции управления архивным делом на муниципальном уровне․ В данной статье мы подробно рассмотрим его структуру, функции, предоставляемые услуги, порядок обращения и контактную информацию, актуальную на 2026 год․

Общие сведения и правовая основа

Деятельность отдела архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области»;
• Постановлениями администрации города Екатеринбурга;
• Типовым положением об архивном органе муниципального образования․

Главная цель отдела: обеспечение сохранности, учет и использование архивных фондов, сформированных органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и организациями, а также прием архивных документов от лиц, участвовавших в управлении городом․

Основные функции и полномочия

В компетенцию Отдела архива входит широкий спектр задач, которые можно разделить на несколько блоков:

Архивоведение и формирование фондов

• Прием на хранение архивных дел от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений (школ, больниц, библиотек, ЖЭК/УК) и ликвидированных организаций․
• Экспертиза документов на предмет исторической и практической ценности (отбор к хранению или утилизация)․
• Формирование описей, инвентарей и научных справочных приборов (путеводителей, обзоров составов фондов)․

Обеспечение сохранности документов

• Организация хранения в условиях, соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, световой режим, пожаробезопасность)․
• Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны)․
• Реставрация и консервация поврежденных документов․
• Оцифровка документов для создания электронных копий (для доступа и сохранения оригиналов)․

Информационно-справочное обслуживание

• Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, проживании, составе семьи и т․д․)․
• Предоставление документов для ознакомления в читальном зале․
• Выдача копий документов (бумажных и электронных)․
• Консультирование граждан и организаций по вопросам архивного дела․

Методическое руководство

Отдел архива осуществляет методическое руководство архивами муниципальных учреждений города: проводит семинары, проверяет состояние делопроизводства, утверждает номенклатуры дел и сроки хранения․

Структура фондов: что хранится в архиве?

Фонды Отдела архива администрации города Екатеринбурга формируются с 1723 года (с момента основания города), однако основная масса документов относится к советскому и современному периодам․ Ключевые группы фондов:

1. Фонды органов городской власти: Городской Совет депутатов трудящихся, Исполнительный комитет, Администрация города (по департаментам и управлениям)․
2. Фонды муниципальных учреждений: Архивы школ, детских садов, поликлиник, больниц, библиотек, музеев, домов культуры, управляющих компаний ЖКХ․
3. Фонды ликвидированных предприятий и организаций: Документы бывших городских заводов, фабрик, строительных трастов, советских хозяйственных органов (Райисполкомы, ЖЭСы)․
4. Персонифицированные фонды: Документы выдающихся жителей города, депутатов, ветеранов труда и войны․
5. Коллекции: Фотодокументы, кинофотофонограммы, картографические материалы, печатная продукция (газеты «Вечерний Екатеринбург», «Свердловский рабочий» и др․), предметы хранения (печати, штампы, знаки)․

Важно: Документы до 1917 года (довосточные) в основном хранятся в Государственном архиве Свердловской области (ГАСО), однако в муниципальном архиве могут находиться копии или отдельные фонды, переданные в ведение городу․

Услуги для граждан и организаций

Виды архивных справок

Наиболее востребованные справки, которые выдает отдел:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсии, подтверждения стажа до 2002 года, работы на вредных производствах)․
• Справки о заработной плате (для пересчета пенсии, судебных споров)․
• Справки о награждении медалями/орденами (военно-трудовые награды, юбилейные медали)․
• Справки о проживании/составе семьи (для оформления наследства, жилищных споров, реставрации прав на жилье)․
• Справки об образовании (если учебное заведение ликвидировано и архив не передан в ГАСО)․

Порядок получения справки (алгоритм)

1. Подготовка документов: Паспорт РФ, документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), СНИЛС, трудовая книжка (если есть)․
2. Подача заявления: Лично в приемной, через МФЦ «Мой Документы», по почте (заказным письмом с вложением копий документов) или через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги)․
3. Оплата госпошлины: За выдачу архивной справки взимается государственная пошлина (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ и региональными законами; отдельные категории граждан — ветераны, инвалиды — освобождены)․ Квитанцию можно оплатить в банке или через терминал на месте․
4. Сроки исполнения: Законодательно установлен срок до 30 календарных дней с момента регистрации обращения․ На практике простые справки готовят за 3–10 рабочих дней․
5. Получение результата: Лично по паспорту, доверенному лицу (по нотариальной доверенности) или почтой․

Работа в читальном зале

Для работы с оригиналами дел (научные исследования, генеалогия, правовые споры) необходимо:

• Написать заявление руководителю отдела с указанием темы исследования и запрашиваемых фондов/описаний/дел․
• Предъявить паспорт․
• Ознакомиться с правилами работы читального зала (запрет на фотоаппараты без разрешения, использование только карандашей, режим тишины)․
• Заказать дела через электронный каталог или карточный репертуар (предзаказ по телефону/email ускоряет процесс)․

Цифровизация и удаленный доступ (актуально на 2026 год)

Отдел архива активно внедряет цифровые технологии:

• Единая архивная информационная система (ЕАИС): Поиск по описям и фондам доступен на официальном сайте администрации города в разделе «Архив» или на портале «Архивы Свердловской области»․
• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Сервис «Получение архивной справки» позволяет подать заявку полностью онлайн, прикрепить сканы документов и получить готовую справку в личном кабинете (в виде ЭЦП) или по почте․
• Электронный читальный зал: Доступ к оцифрованным фондам (фото, газеты, схемы городской застройки) через терминалы в читальном зале или по защищенным каналам для уполномоченных органов․
• Проект «Цифровой архив Екатеринбурга»: Постепенное размещение в открытом доступе массивов: фотохроника города, исторические планы, ведомости о начислении пенсий (обезличенные)․

Контакты, адрес и режим работы

Частые ошибки и советы при обращении

Взаимодействие с другими архивами города

Для полноты поиска информации часто нужно обращаться в несколько учреждений:

• Государственный архив Свердловской области (ГАСО) — основной хранитель довосточных, советских (областного значения) и партийных фондов․
• Архив Федеральной службы безопасности по Свердловской области — дела репрессированных, органы госбезопасности (доступен по запросу родственников)․
• Центральный государственный архив Военно-Морского Флота (СПб) / РГВА (Москва) — личные дела военнослужащих, эвакуированных заводов․
• ЗАГС г․ Екатеринбурга — акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) за последние 100 лет (защищены законом о персональных данных)․
• МФЦ «Мой Документы» — прием заявлений на архивные справки (посредничество, удобно для подачи без визита в архив)․

Перспективы развития

Стратегия развития Отдела архива на ближайшие годы включает:

1. Полный переход на электронное делопроизводство в администрации (создание «безбумажного» архива текущих дел)․
2. Массовая оцифровка фондов личного происхождения (личные дела, листки учета) для удаленной выдачи справок․
3. Внедрение ИИ для распознавания рукописных текстов (XVIII–XX вв․) и автоматического индексирования․
4. Создание виртуальных выставок и образовательных проектов на базе архивных документов для школ города․
5. Ремонт и модернизация хранилищ для соответствия международным стандартам ISO․

Отдел архива администрации города Екатеринбурга — это не просто склад старых бумаг, а современный информационно-справочный центр․ Грамотное обращение в архив (знание фонда, описания, подготовка пакета документов, использование Госуслуг) позволяет сэкономить недели ожидания․ Если вы ищете подтверждение стажа для пенсии, восстанавливаете историю семьи или изучаете историю города — начните с официального сайта администрации или портала Госуслуг, а при необходимости работы с оригиналами — запишитесь в читальный зал заранее․

Данная статья носит информационный характер․ Режим работы, номера телефонов, размеры госпошлины и реквизиты для оплаты могут меняться․ Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте администрации Екатеринбурга (ekburg․ru) или по телефонам приемной перед визитом․