Отдел архивной работы – один из ключевых подразделений органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в Ростовской области․ Его главная задача – обеспечить надёжное хранение, систематизацию и доступ к актовым записям, а также реализовать проекты цифровой трансформации архивного дела․
Правовая основа деятельности
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ․
- Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от № 230‑ФЗ․
- Указ Президента РФ № 1150 от «О развитии электронного документооборота в государственных органах»․
- Региональные нормативные акты Ростовской области, регламентирующие порядок хранения актовых записей․
Основные задачи отдела
- Систематизация и классификация актовых записей (рождения, браки, смерти, перемены имени)․
- Обеспечение сохранности бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГОСТ․
- Оказание информационных услуг гражданам и организациям (выдача справок, копий актов, подтверждение фактов)․
- Внедрение электронного архива (сканирование, метаданные, интеграция с ЕГРЗАГС)․
- Контроль доступа и защита персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных»․
- Аналитика и отчётность (подготовка статистических данных для регионального управления)․
Структура отдела
Отдел архивной работы состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый этап работы с документами:
- Отдел приёма и регистрации актов – первичная обработка новых записей․
- Отдел физического хранения – контроль над архивными фондами в архивных помещениях․
- Отдел цифровой трансформации – сканирование, создание электронных копий, работа с системами управления документами (СУД)․
- Отдел обслуживания запросов – выдача справок, копий, подготовка материалов для судов․
- Отдел контроля качества и аудита – проверка соответствия процессов нормативным требованиям․
Рабочий процесс архивирования
4․1 Приём и регистрация актов
Каждый акт (рождение, брак, смерть) фиксируется в Единой государственной системе регистрации актов гражданского состояния (ЕГРЗАГС)․ После регистрации документ помещается в физический архив․
4․2 Систематизация и классификация
Документы классифицируются по:
- Типу акта (рождение, брак, смерть, изменение имени)․
- Году и месту регистрации․
- Уникальному регистрационному номеру;
4․3 Хранение
Физические документы хранятся в специально оборудованных архивных помещениях с контролем температуры и влажности (18‑22 °C, 45‑55 % относительной влажности)․ Для обеспечения долгосрочной сохранности используется:
- Кислото- и щелочностойкая бумага․
- Металлические архивные ящики․
- Системы пожарной и охранной сигнализации․
4․4 Оцифровка
С 2022 года в отделе реализован проект «Электронный архив ЗАГС Ростовской области»:
- Сканирование всех новых актов в формате PDF/A‑2b․
- Присвоение каждому документу уникального метаданных (дата, тип, ФИО, рег․ номер)․
- Хранение в защищённом облачном хранилище с резервным копированием․
- Интеграция с порталом Госуслуг для удалённого доступа граждан․
4․5 Выдача и обслуживание запросов
Граждане могут получить копию акта:
- Лично в отделении ЗАГС․
- Через портал Госуслуги (электронный запрос)․
- По почте (при наличии нотариального заверения)․
Статистические данные
По итогам 2025 года органы ЗАГС Ростовской области зарегистрировали 141 005 актовых записей․ Из них:
- Рождения – 78 342 (55,5 %)․
- Браки – 34 876 (24,7 %)․
- Смерти – 22 789 (16,2 %)․
- Изменения имени, гражданства и другие – 4 998 (3,6 %)․
Объём архивных фондов на конец 2025 года превысил 1,2 млн․ листов, из которых более 850 000 листов уже оцифрованы․
Взаимодействие с гражданами
Отдел активно использует современные каналы коммуникации:
- Официальный сайт ЗАГС администрации Ростовской области – раздел «Архивные услуги» с инструкциями и формами заявок․
- Телефон горячей линии (8‑863‑XXX‑XX‑XX) – ответы на вопросы в режиме 24/7․
- Социальные сети (ВКонтакте, Telegram) – публикация новостей о новых сервисах и изменениях в порядке выдачи документов․
- Электронный портал Госуслуг – возможность заказать копию акта онлайн, оплатить услуги банковской картой․
Проблемы и перспективы развития
7․1 Текущие вызовы
- Необходимость полной оцифровки исторических фондов (документы 19‑го‑начала 20 вв․)․
- Обеспечение кибербезопасности электронных архивов․
- Сокращение сроков выдачи копий при росте количества запросов․
7․2 План развития до 2030 года
- 100 % оцифровка архивных фондов – завершить сканирование всех бумажных актов до 2029 года․
- Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных копий․
- Автоматизация обработки запросов с использованием искусственного интеллекта (распознавание рукописного текста, автоматическое формирование справок)․
- Обучение персонала – ежегодные курсы по работе с СУД, кибербезопасности и клиентскому сервису․
Отдел архивной работы ЗАГС администрации Ростовской области играет ключевую роль в сохранении демографической истории региона и обеспечении граждан их правом на доступ к официальным документам․ Благодаря активному внедрению цифровых технологий, отдел уже успел оцифровать более 70 % архивных фондов и планирует к 2030 году достичь полной электронности всех записей․ Это позволит сократить сроки обслуживания, повысить прозрачность работы органов ЗАГС и обеспечить надёжную защиту персональных данных граждан․
Статья подготовлена на основе открытых данных региональных органов ЗАГС, федеральных нормативных актов и статистических сведений за 2025 год․