Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел архивов службы управления делами (СУД) Октябрьской железной дороги (ОЖД) является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование архивных документов, образующихся в деятельности одного из старейших и крупнейших филиалов ОАО «Российские железные дороги» (РЖД)․ Данная статья подробно рассматривает правовую основу деятельности, структуру фондов, предоставляемые услуги, порядок обращения и современные векторы развития архивного дела на ОЖД․

Правовая основа деятельности

Деятельность отдела архивов регламентируется комплексом нормативных правовых актов федерального уровня и внутренними документами ОАО «РЖД»:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон)․
Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»․
Постановление Правительства РФ от № 1373 «Об утверждении Правил ведения архивных фондов;․․» (актуальные правила учета и хранения)․
Приказ Минкультуры России от № 2368 (утв․ типовые номенклатуры дел и сроки хранения для организаций транспортного сектора)․
Внутренние стандарты ОАО «РЖД» (СТО РЖД) и приказы Президента/Вице-президентов РЖД по вопросам делопроизводства и архивного дела․
Локальные акты филиала ОЖД: Положение об архиве, Положение о службе управления делами, Номенклатура дел управления, Графики ценности и сроков хранения документов․

Место в организационной структуре

Отдел архивов входит в состав Службы управления делами (СУД) Октябрьской железной дороги․ Служба управления делами, в свою очередь, подчиняется непосредственно Начальнику Октябрьской железной дороги (или Заместителю начальника по административному и хозяйственному обеспечению / Генеральному секретарю филиала)․

Такая иерархия обеспечивает:

Централизованное управление документооборотом на всех этапах: от создания документа до его передачи в архив или уничтожения;
Единые стандарты делопроизводства на дороге, в депо, участках, станциях и дирекциях․
Контроль за соблюдением сроков хранения и порядка уничтожения документов․

Основные функции и полномочия

Ключевые задачи отдела архивов СУД ОЖД включают:

Приемка и экспертиза документов: Приемка архивных дел от структурных подразделений дороги (администрация, дирекции путей, локомотивные и вагонные депо, станции, участки СТЦ и др․) по актам приема-передачи с проведением экспертизы стоимости и сроков хранения․
Формирование архивного фонда: Научная описание дел (составление описей, ввод данных в АИС), систематизация по фондам, описям и делам․
Обеспечение сохранности: Создание необходимого микроклимата в хранилищах (температура, влажность, вентиляция), противопожарная безопасность, антибиотическая защита, обеспечение физической безопасности (охрана, СКУД, видеонаблюдение)․
Информационно-справочное обслуживание: Выдача справок, выписок, копий документов гражданам (пенсионным, трудовым, жилищным вопросам) и юридическим лицам (судам, прокуратуре, следственным органам, нотариусам, банкам)․
Контроль за делопроизводством: Методическое руководство архивами структурных подразделений (так называемые «малые архивы» или архивы текущего хранения), проверка состояния делопроизводства по дороге․
Уничтожение документов: Организация работы экспертных комиссий по отбору документов к уничтожению по истечении сроков хранения, составление актов уничтожения, контроль за процессом утилизации (шредерование, макулатура)․
Цифровое преобразование: Сканирование документов, создание электронных архивов, внедрение систем электронного документооборота (СЭД/ЭДО) и систем управления архивами (СУА)․

Структура архивного фонда ОЖД

Архивный фонд Октябрьской железной дороги — это массив исторической и производственной информации, накопленной с момента основания дороги (1851 год, Петербургско-Московская железная дорога)․ Фонд условно делится на несколько блоков:

Фонды дореволюционного периода (до 1917 г․)

Представляют особую историческую ценность․ Содержат документы по строиждению и эксплуатации Петербургско-Московской, Рижско-Ореховской, Вологодской, Мурманской и других линий․ Включают:

Документы управления дорогой (отчеты начальников путей, протоколы совещаний)․
Техническую документацию (планы станций, профили путей, чертежи сооружений, мостов)․
Персональные дела служащих (служебные списки, кондуктовые листы, личные дела чиновников и рабочих)․
Финансовые и хозяйственные документы (сметы, расходные ведомости, книги учета грузов)․

Важно: Большая часть дореволюционных фондов централизованно хранится в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб) и Государственном архиве Псковской области, однако на ОЖД могут храниться копии (микропленка, цифровые образы) и отдельные серии документов, не переданные в госархивы․

Фонды советского периода (1917–1991 гг․)

Объемнейшая часть фонда․ Отражает индустриализацию, Великую Отечественскую войну (эвакуация, строительство дорог жизни, восстановление пути), развитие ВЧД, электрификацию, внедрение АСУТР․

Документы управлений ОЖД МПС СССР․
Дела партийных и комсомольских организаций дороги․
Производственная документация: журналы движения поездов, графики работы, акты освидетельствования пути, документы по ТБ․
Кадровые документы: личные дела, служебные записки, приказы о зачислении/увольнении, листы учета рабочего времени (табели)․

Фонды современного периода (с 1992 г․ по н․в․)

Документы филиала ОАО «РЖД» — Октябрьская железная дорога․

Нормативно-распорядительная документация (приказы начальника дороги, распоряжения, инструкции)․
Документы по капитальному строительству и модернизации (проектная документация, акты сдачи-приемки объектов)․
Кадровый архив (личные дела уволенных сотрудников, табели учета рабочего времени, хранятся 75/50 лет)․
Документы по безопасности движения, расследованиям ЧП и НС․
Хозяйственные и финансовые документы (бухгалтерия, закупки, договора)․

Порядок обращения в архив (для граждан и организаций)

Кому предоставляется информация

Граждане: по вопросам подтверждения стажа, заработной платы, назначения пенсий, жилищных прав, реабилитации, поиска родственников․
Пенсионный фонд (СФР): официальные запросы для назначения пенсий․
Суды, прокуратура, следственные органы, нотариусы: по официальным запросам в установленном законом порядке․
Юридические лица: по вопросам земельного права, собственности на недвижимость, аренды, технологических присоединений (по запросам с указанием основания)․

Формы обращения

Личный прием: по графику приема посетителей (обычно 2–3 дня в неделю, уточнять по телефону)․ Необходимо иметь паспорт и документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не от своего имени)․
Почтовое обращение: заказным письмом с вложением копии паспорта и полного описания запроса (ФИО, даты рождения/работы, подразделение, цель запроса)․
Электронное обращение: через официальный сайт ОАО «РЖД» (раздел «Обращения граждан»), портал Госуслуг (если интегрировано) или корпоративную почту СУД ОЖД․
Через СФР/МФЦ: для пенсионных вопросов удобнее всего обратиться в клиентскую службу Социального фонда — они сами направят межведомственный запрос в архив ОЖД․

Сроки исполнения

Справки гражданам: до 30 календарных дней (ст․ 22 Закона об архивном деле), на практике часто быстрее (10–14 дней)․
Ответы на запросы судов/прокуратуры/СФР: в сроки, установленные процессуальным законодательством или соглашениями (обычно 5–15 рабочих дней)․

Оплата услуг

Согласно ст․ 35 Закона об архивном деле и Приказу Минкультуры РФ, выдача архивной справки гражданам для реализации социальных прав (пенсия, льготы, реабилитация) — бесплатна․

Платно могут быть:

Изготовление копий документов (ксерокопия, скан) сверх нормативного количества․
Тематический поиск информации по коммерческим запросам организаций․
Выдача заверенных копий с ассигурацией печати архива (для судов, зарубежных учреждений)․

Типовые запросы и необходимые данные для поиска

Для успешного поиска в архиве ОЖД критически важно предоставить максимально полные входные данные:

Категория документа	Ключевые идентификаторы для поиска
Личное дело / Служебная записка	ФИО полностью, дата рождения, примерные годы работы, название подразделения (депо, станция, участок, дирекция), должность․
Табель учета рабочего времени (Форма Т-12, Т-13)	ФИО, дата рождения, конкретный период (месяц/год), структурное подразделение (код или наименование)․
Приказ о приеме/увольнении/переводе	ФИО, примерная дата приказа, номер приказа (если известен), подразделение․
Документы по зарплате	ФИО, период работы, подразделение․ (Полные ведомости зарплаты хранятся 75 лет, сводные — 50 лет)․
Проектная документация / Земельные дела	Наименование объекта, километраж пути, название станции/участка, годы строительства, номер проекта․

Цифровой архив и электронное документооборот (ЭДО)

ОАО «РЖД» является лидером в цифровизации архивного дела на транспорте․ На ОЖД реализуются ключевые проекты:

Единая система управления архивами (СУА): Автоматизация учета дел, формирования описей, учета выдачи/возврата, контроля сроков хранения․
Массовое оцифрование фондов: Приоритет — кадровые документы (личные дела, табели), нормативно-распорядительные акты, проектная документация․ Используются планшетные сканеры высокой производительности․
Интеграция с СЭД (Система электронного документооборота): Автоматическая передача утвержденных электронных документов в архив с квалифицированной электронной подписью (КЭП) для долгосрочного хранения (в соответствии с ГОСТ Р 7․0․100-2018)․
Портал «Архив РЖД» / Личный кабинет сотрудника: Возможность удаленного заказа справок текущими сотрудниками и пенсионерами (внедрение по этапам)․
Блокчейн / Распределенный реестр: Пилотные проекты по подтверждению подлинности и неизменности электронных архивных документов․

Архивы структурных подразделений (Архивы текущего хранения)

Отдел архивов СУД ОЖД осуществляет методическое руководство за архивами текущего хранения, функционирующими в:

Администрации ОЖД (Санкт-Петербург)․
Дирекциях путей (Петербургская, Московская, Новгородская, Псковская, Мурманская, Карельская, Вологодская)․
Локомотивных депо (Товарное, Октябрьское, Ленинградское и др․)․
Вагонных депо и ремонтных цехах․
Станциях и участках путей (ПЧ, ПС, МЧД)․
Дирекциях по строительству и другим производственным единицам․

Задачи методического контроля: проверка соблюдения номенклатуры дел, правильности формирования дел, условий хранения, своевременности передачи дел в центральный архив СУД по истечении 5–10 лет (срок хранения в подразделении)․

Контактная информация (Справочно)

Внимание: Контактные данные (адреса, телефоны, email, график приема) могут меняться․ Обязательно уточняйте актуальную информацию на официальном сайте ОАО «РЖД» в разделе «О компании» -> «Филиалы» -> «Октябрьская ЖД» -> «Служба управления делами / Архив» или по единому справочному телефону ОЖД․

Юридический адрес филиала: 190031, г․ Санкт-Петербург, ул․ Теплый переулок, д․ 3 (Здание администрации ОЖД)․

Расположение Центрального архива СУД ОЖД: Обычно размещается в административных корпусах администрации дороги или на специализированных архивных площадках в Санкт-Петербурге / Ленинградской области (уточнять при обращении)․

Телефон справочной / приемной СУД ОЖД: +7 (812) [требуется уточнение актуального номера]

Email Службы управления делами: [требуется уточнение актуального адреса, формат: sud_ojd@rzd․ru или аналогичный]

График приема граждан (примерный): Вторник, Четверг 10:00–13:00 и 14:00–16:00 (предварительная запись по телефону обязательна)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить копию личного дела своего деда, работавшего на ОЖД в 1930-х годах?

Ответ: Да, если вы являетесь наследником или имеете нотариальную доверенность от наследника․ Личные дела хранятся 75 лет․ По истечении этого срока они переходят в вечное хранение и становятся общедоступными (с учетом закона о персональных данных — 100 лет со дня рождения или 30 лет со дня смерти)․ Необходимо предоставить паспорт, свидетельство о рождении (подтверждающее родство) и заявление․

Вопрос: Архив ОЖД выдает справку для СФР (Пенсионного фонда) напрямую мне на руки?

Ответ: Обычно нет․ Взаимодействие с СФР происходит по межведомственному электронному взаимодействию (МЭВ) или официальным письмам․ Вам достаточно обратиться в клиентскую службу СФР (или МФЦ) с заявлением о назначении пенсии — они сами отправят запрос в архив ОЖД․ Это быстрее и надежнее․

Вопрос: Что делать, если архив отвечает «Документы не найдены»?

Ответ: 1) Уточните данные: возможно, подразделение называлось иначе (например, станция «Ленинград-Московский» -> «Октябрьская»), или документы хранились в другом архиве (ЦГИА СПб, ГА Псковской обл․, Архив Мурманской обл․)․ 2) Попросите официальный письменный отказ с указанием номенаклатуры проверенных фондов․ 3) Обратитесь в госархивы регионов прохождения службы․ 4) Проверьте, не был ли сотрудник зачислен на другую дорогу (Московская, Северная, Каленинградская)․

Вопрос: Хранятся ли в архиве ОЖД документы по строительству конкретного дома/дачи у пути?

Ответ: В архиве ОЖД хранятся документы по железнодорожной инфраструктуре (пути, сооружения, станции, навигация, связи, энерго)․ Документы по жилым домам, дачным кооперативам, не относящимся к балансу РЖД, в архиве ОЖД, как правило, отсутствуют․ Их нужно искать в архивах муниципалитетов, БТИ или архивах самих кооперативов/УК; В архиве ОЖД могут быть только акты изъятия земель под стройку РЖД или согласования прокладки коммуникаций․

Перспективы развития архивного дела на ОЖД

Стратегия развития архива ОЖД на ближайшие 3–5 лет соответствует Стратегии развития ОАО «РЖД» до 2030 года и федеральному проекту «Цифровая экономика»:

Полный переход на электронное делопроизводство: Прекращение формирования бумажных дел для новых документов (кроме случаев, требующих обязательной бумажной формы по закону)․
Создание «Цифрового двойника» архива: Оцифровка 100% фондов вечного и длительного хранения (срок более 10 лет) с загрузкой в единое корпоративное хранилище (Data Lake)․
Внедрение ИИ для распознавания и атрибуции: Использование OCR (распознавание текста) и NLP (обработка естественного языка) для автоматического заполнения реквизитов дел (ФИО, даты, номера приказов) при сканировании массивов табелей и личных дел․
Расширение удаленного доступа: Запуск полнофункционального портала для граждан и партнеров с возможностью оплаты услуг, отслеживания статуса запроса и получения электронных копий с ЭЦП архива․
Оптимизация недвижимости: Консолидация разрозненных хранилищ в современные архивные кластеры с автоматизированными стеллажными системами (ШРМ — высокие стеллажи, роботизированные тележки) для высвобождения ценных площадей в центре Санкт-Петербурга․

Отдел архивов службы управления делами Октябрьской железной дороги — это не просто место хранения старой бумаги, а высокотехнологичный центр управления информационными активами филиала․ Он обеспечивает правовую защищенность интересов ОАО «РЖД» (документы по имуществу, земелям, безопасности движения), социальные права десятков тысяч текущих и бывших сотрудников (пенсии, стаж, льготы) и сохраняет историческую память о развитии Северо-Запада России․

Для получения конкретной справки или информации настоятельно рекомендуется предварительно связаться с архивом по телефону или электронной почте, чтобы уточнить график приема, перечень необходимых документов и возможность удаленного оформления запроса․ Использование канала СФР (Госуслуг) для пенсионных вопросов остается наиболее удобным и быстрым способом взаимодействия для граждан․

Данная статья подготовлена на основе общедоступного законодательства РФ, типовых положений об архивах ОАО «РЖД» и структуры Октябрьской железной дороги․ Контактные данные и локальные регламенты могут изменяться․ Для решения конкретных вопросов обращайтесь в Службу управления делами ОЖД напрямую․