Главное управление юстиции Гродненского областного исполнительного комитета (ГУ Юстиции Гродненского ОК) — один из ключевых органов, отвечающих за реализацию государственной политики в сфере архивного дела, делопроизводства и правового обеспечения на территории Гродненской области. В его структуре функционирует Отдел по архивам, загсам и иным правовым вопросам, который является центральным звеном в работе с документами актов гражданского состояния (АГС) и другими правовыми материалами.

Содержание статьи

1. История создания и развитие отдела
2. Основные функции и задачи
3. Архивный фонд отдела
4. Услуги, предоставляемые гражданам
5. Контактные данные и график работы
6. Правовое основание деятельности

История создания и развитие отдела

Отдел по архивам, загсам и иным правовым вопросам был сформирован в рамках реформы архивного дела в Республике Беларусь, проведённой в начале 1990‑х годов. Основной целью создания подразделения стало:

• Обеспечение сохранности и систематизации документов, связанных с актами гражданского состояния, на территории Гродненской области;
• Внедрение современных методов делопроизводства и электронного документооборота;
• Содействие в реализации единой государственной политики в сфере архивного дела.

С 2000‑х годов отдел активно расширял свои функции, включив в работу вопросы, связанные с:

• Регистрацией и хранением вторых экземпляров актов гражданского состояния;
• Взаимодействием с органами ЗАГС, судами и другими государственными структурами;
• Оказанием правовой помощи гражданам при получении выписок, справок и иных документов.

Основные функции и задачи отдела

В соответствии с уставом Главного управления юстиции Гродненского ОК, отдел выполняет следующие функции:

Архивное дело

• Сохранение, систематизация и учет вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, усыновления, установления отцовства и др.).
• Формирование и пополнение Национального архивного фонда Республики Беларусь.
• Обеспечение доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам.

Делопроизводство и правовое обеспечение

• Организация и контроль за ведением делопроизводства в государственных органах области.
• Подготовка правовых заключений и экспертиз нормативных актов, связанных с архивным делом.
• Сотрудничество с другими отделами управления (например, отделом регистрации коммерческих и некоммерческих организаций).

Обслуживание граждан

• Выдача выписок и справок из архивных фондов (акты рождения, брака, смерти и др.).
• Консультации по вопросам получения и использования архивных документов.
• Приём и обработка электронных обращений граждан.

Архивный фонд отдела

В архиве отдела находятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории Гродненской области. Фонд охватывает период:

• С 1945 года по настоящее время (полный охват).
• Частичный архивный фонд за 1944 год (сохранён лишь часть документов).

Эти документы являются важным историческим источником, позволяющим исследовать демографические процессы, миграцию населения, а также юридические аспекты семейных отношений в регионе.

Структура фондов

С 2023 года в отделе активно ведётся процесс оцифровки архивных материалов, что позволяет ускорить выдачу справок и расширить возможности дистанционного доступа.

Услуги, предоставляемые гражданам

Отдел предлагает широкий спектр услуг, которые можно получить как лично, так и через электронные каналы.

Личный приём

• Выдача выписок из актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, разводов, усыновления, установления отцовства).
• Выдача справок о наличии (отсутствии) записей в архиве.
• Консультации по вопросам восстановления утраченных документов.

Электронные обращения

Для подачи запросов можно воспользоваться официальным сайтом niab-grodno.by или позвонить по телефону 60‑83‑92. В электронном запросе необходимо указать:

1. ФИО заявителя;
2. Персональные данные (дата рождения, место жительства);
3. Тип требуемого документа (выписка, справка, копия акта);
4. Период, за который требуется информация.

Оцифровка и предоставление в электронном виде

• Сканирование оригинальных документов и передача их в формате PDF.
• Возможность получения документов по электронной почте или через личный кабинет на сайте.

Дополнительные услуги

• Консультации по вопросам наследования и установления отцовства.
• Помощь в подготовке документов для судов и органов опеки.
• Организация доступа исследователям и историкам к архивным материалам (по согласованию).

Контактные данные и график работы

Адрес: г. Гродно, ул. Социалистическая, 35

Телефон: 60‑83‑92 (приём граждан)

Электронная почта: archive@grodno.gov.by

Сайт: niab-grodno.by

График приёма граждан

• Понедельник — Пятница: 09:00 – 17:00
• Суббота, воскресенье: выходные дни
• Праздничные дни: согласно официальному календарю Республики Беларусь

Для получения выписок и справок рекомендуется предварительно записаться по телефону или через электронную форму, чтобы сократить время ожидания.

Правовое основание деятельности

Деятельность отдела регулируется несколькими нормативными актами Республики Беларусь:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивных фондах»;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 123 от «О порядке ведения и хранения записей актов гражданского состояния»;
• Устав Главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета;
• Приказы и методические рекомендации Министерства юстиции Республики Беларусь, касающиеся делопроизводства и оцифровки архивных материалов.

Все операции с документами, включая их выдачу, копирование и оцифровку, осуществляются в строгом соответствии с принципами конфиденциальности и защиты персональных данных, установленными законом «О персональных данных».

Отдел по архивам, загсам и иным правовым вопросам Главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона и обеспечении прав граждан на доступ к официальным документам. Благодаря постоянному развитию электронных сервисов и процессу оцифровки, отдел становится всё более доступным для населения, а также для исследователей, интересующихся историей Гродненской области.

Если вам необходима справка, выписка из акта гражданского состояния или консультация по архивным вопросам — обращайтесь в отдел по указанным выше контактам. Квалифицированные сотрудники помогут решить ваш запрос быстро и в полном соответствии с законодательством.