Отдел по делам архивов (далее – ОДА) является функциональным органом администрации муниципального района г. Нея и Нейского района, отвечающим за организацию, хранение, учёт и использование архивных документов, находящихся в ведении органов местного самоуправления.

Исторический контекст

Создание ОДА связано с реформой архивного дела в России, начатой в начале 2000‑х годов. По постановлению главы администрации от  г. № 257 «О структуре администрации» отдел был включён в состав исполнительных органов муниципального образования, что позволило централизовать работу с архивными фондами и обеспечить их юридическую защиту.

Законодательная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от  № 125‑ФЗ.
• Закон Республики Коми «Об архивном деле» (в силу регионального применения).
• Региональные нормативные акты Пермского края, Ямало‑Ненецкого автономного округа и др., регулирующие взаимодействие с муниципальными архивами.
• Приказы и положения администрации района, регламентирующие порядок работы ОДА.

Основные функции ОДА

1. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальном образовании.
2. Ведение реестра архивных фондов и их классификация по категориям (доступные, ограниченные, секретные).
3. Организация приёма, учёта и хранения документов в архивных хранилищах.
4. Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, органов власти и граждан в соответствии с установленными правилами.
5. Проведение цифровизации и сканирования бумажных архивов (в 2024 г. в Топчихинском районе сканировано 394 листа описей).
6. Разработка и внедрение мер по улучшению условий хранения (в 2024 г. закартонировано 622 единицы хранилищных ресурсов).
7. Участие в публичных обсуждениях и информационных кампаниях, направленных на повышение архивной культуры населения.
8. Контроль за передачей полномочий по хранению и учёту архивов органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов.

Структура отдела

Внутренняя организация ОДА типична для муниципальных архивных подразделений и включает следующие подразделения:

• Отдел приёма и учёта документов – регистрирует поступающие архивные материалы и ведёт их учёт.
• Отдел хранения и консервации – отвечает за физическое состояние документов, климатический контроль, ремонт и реставрацию.
• Отдел цифровизации – осуществляет сканирование, оцифровку и размещение электронных копий в публичных и закрытых базах данных.
• Отдел правового обеспечения – следит за соблюдением нормативных актов, готовит заключения по запросам органов власти.
• Отдел публичных связей и образования – проводит выставки, лекции, публикует новости о работе архива.

Контактные данные

Ключевые проекты 2023‑2024 гг.

Цифровизация архивных описей

В рамках регионального проекта «Электронный архив Пермского края» ОДА совместно с Топчихинским районом осуществила сканирование 394 листов описей, что позволило:

• Сократить время поиска нужных документов;
• Обеспечить сохранность оригиналов за счёт уменьшения их физического использования;
• Создать открытый онлайн‑каталог для исследователей.

Улучшение условий хранения

В 2024 году в муниципальном архиве было закартонировано 622 единицы хранилищных ресурсов (ед. хр). В результате:

• Установлены новые климатические системы (температура + 18 °C, относительная влажность + 45 %).
• Проведена модернизация полок и шкафов, отвечающих требованиям ГОСТ 7.0.5‑2008.

Публичные обсуждения и просветительская работа

Отдел регулярно проводит встречи с жителями района, школьниками и студентами, рассказывая о значимости архивных материалов для истории региона. В 2024 году состоялась выставка «Нея в архивах: от XIX в. до наших дней», посетившей более 3 000 человек.

Взаимодействие с другими органами

Оперативное сотрудничество ОДА налажено с:

• Агентством по делам архивов Пермского края – контроль за соблюдением законодательства и участие в региональных реестрах.
• Министерством культуры Архангельской области – обмен опытом в сфере консервации бумажных документов.
• Отделом по делам архивов администрации г. Чита – совместные семинары по цифровизации.
• Службой по делам архивов Ямало‑Ненецкого автономного округа – координация действий в рамках федеральных программ «Цифровая Россия».

Перспективы развития

На ближайшие пять лет планируется:

1. Полная оцифровка архивных фондов муниципального района (около 150 тыс. документов).
2. Внедрение системы электронного документооборота (EDMS) для ускорения обмена информацией между органами власти.
3. Создание мобильного приложения для доступа к публичным архивным материалам.
4. Развитие образовательных программ для школ и вузов, включающих практику в архивных хранилищах.
5. Участие в международных проектах по сохранению культурного наследия (например, программа UNESCO «Memory of the World»).

Отдел по делам архивов муниципального района г. Нея и Нейского района играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона. Благодаря системному подходу к учёту, хранению и цифровизации документов, а также активному взаимодействию с гражданами и другими архивными структурами, ОДА обеспечивает доступ к ценным сведениям для исследователей, органов власти и широкой общественности. Реализация намеченных проектов позволит значительно повысить эффективность работы архива и укрепить культурную идентичность населения района.

Источник информации: официальные сайты муниципальных образований, портал «Архивы России», публикации Агентства по делам архивов Пермского края и другие открытые ресурсы (состояние на  г.).