Отдел по личному составу (или отдел кадрового архива), это структурное подразделение архивного учреждения или организации, которое обеспечивает централизованное хранение, учет, комплектование и выдачу документов по личному составу работников. В отличие от текущего делопроизводства отдела кадров, архивный отдел работает с завершенными делами, сроки хранения которых истекли или которые переданы на постоянное/долгосрочное хранение.

Статья подробно рассматривает правовые основы, внутреннюю организацию работы, специфику обработки различных видов документов, а также особенности взаимодействия с пользователями и государственными архивами.

Нормативно-правовая основа деятельности

Деятельность отдела по личному составу строго регламентируется федеральным законодательством и ведомственными нормативными актами. К ключевым документам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, ст. 22.1 о сроках хранения).
• Приказ Минкультуры России от № 526 — «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015). Устанавливают формы документов для формирования дел.
• Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от ), «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее, Перечень 2010).
• Отраслевые нормативные акты (например, Методические рекомендации по работе в Центральном архиве Министерства обороны РФ для военных архивов).

Сроки хранения: ключевые правила

Правильное определение срока хранения — основа формирования архива. Согласно ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ и Перечню № 558:

1. 50 лет — документы по личному составу, завершенные делопроизводством после ;
2. 75 лет — документы, закрытые до .
3. 5 лет — приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (п. 19-б(2) Перечня 2010).

Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела.

Состав документов, подлежащих архивному хранению

К документам по личному составу (ДЛС) относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Это не только приказы. В архив передаются:

• Приказы по личному составу (основной массив).
• Личные карточки уволенных работников (формы Т-2, Т-2а).
• Личные дела уволенных работников (если велись в организации).
• Трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если личные дела не ведутся).
• Основания к приказам (служебные записки, заявления работников), хранятся отдельно от приказов, либо в личных делах.

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно (обязательно — только для госслужащих или по отраслевым актам).

Технология формирования архива: пошаговый алгоритм

Часто отдел по личному составу получает документы в несистематизированном виде (папки-регистраторы за несколько лет, отсутствие номенклатуры дел). Ниже приведен системный подход к наведению порядка.

Этап 1: Разделение по видам документов

Все поступившие документы разделяются на группы:

• Приказы по личному составу;
• Личные карточки;
• Личные дела;
• Трудовые договоры;
• Основания к приказам.

Этап 2: Хронологическое упорядочение (по годам)

Внутри каждого вида документы группируются по годам завершения (года увольнения или года приказа).

Этап 3: Разделение приказов по срокам хранения

Приказы за один год делятся на две потоки:

• Срок хранения 50 (75) лет — основной массив.
• Срок хранения 5 лет — приказы об отпусках, командировках, взысканиях, дежурствах.

Этап 4: Классификация приказов по категориям (для срока 50/75 лет)

Оптимальная структура номенклатуры дел для приказов основного срока хранения:

1. Приказы о приеме на работу (наиболее востребованы, фиксируют начало трудового стажа).
2. Приказы о переводе работников (изменение должности, структурного подразделения).
3. Приказы об увольнении работников (фиксируют прекращение трудовых отношений, основание для расчета пенсии).
4. Приказы по личному составу (прочие) — все остальные приказы со сроком 50/75 лет (награждение, присвоение квалификационных разрядов, изменение условий труда и т.д.).
5. Приказы со сроком хранения 5 лет — отдельное дело (отпуска, командировки, взыскания, дежурства).

Обоснование выделения приема, перевода и увольнения: это самые запрашиваемые категории, отражающие ключевые этапы трудовой биографии.

Этап 5: Обработка оснований к приказам

Служебные записки и заявления не могут храниться вместе с приказами в архивном деле. Они удаляются и размещаются:

• В личные дела работников (если они ведутся);
• В отдельное дело «Основания к приказам по личному составу» (если личных дел нет).

Этап 6: Формирование дел и томов

Порядок размещения приказов в деле:

• Хронологический: от 1 января к 31 декабря.
• В пределах одного дня — по возрастанию регистрационных номеров.
• Ориентир, дата приказа (а не номер), так как дата фиксирует юридическое событие (прием, увольнение).

Формирование дел личных карточек (Т-2):

• Дело формируется ежегодно (по году увольнения).
• Карточки удобно сшивать в тома (макс. 250 листов, толщина до 4 см).
• Внутри тома — строгий алфавитный порядок по фамилиям.
• При большом объеме: деление томов по алфавиту (Том 1: А–М, Том 2: Н–Я).

Личные дела:

Сдаются в архив по одному на работника после увольнения. Внутри дела документы хронологируются (обычно: автобиография, анкета, копии приказов, заявления, характеристики, справки о награждении).

Описание и учет дел (Внутренняя опись, Лист-заверитель, Обложка)

Согласно Правилам 2015 (Приказ № 526), каждое дело должно иметь обязательные реквизиты оформления:

Обложка дела

Заполняется по установленной форме. Ключевые реквизиты:

• Индекс (код фонда, описи, дела).
• Наименование организации.
• Наименование дела (составляется по правилам: вид документа, тема, хронологические границы). Пример: «Приказы о приеме на работу. 2020 г.».
• Даты начала и окончания (по документам внутри дела).
• Срок хранения и категория ценности.
• Количество листов;

Лист-заверитель (для томов личных карточек)

Оформляется для каждого тома. Содержит таблицу с перечнем лиц, чьи карточки находятся в томе (ФИО, дата рождения, период работы, номер карточки, количество листов). Подписывается ответственным за формирование и заведующим архивом.

Внутренняя опись дела

Обязательна для дел длительностью более 1 года или объемом более 50 листов (для приказов — практически всегда). Колонки описи:

1. Порядковый номер документа в деле.
2. Дата документа.
3. Номер документа.
4. Наименование документа (суть приказа: «О приеме Иванова И.И. на должность…»).
5. Количество листов.
6. Примечание (например, «исх. №…», «копия»).

Специфика работы в профильных архивах (пример ЦА МО РФ)

В ведомственных архивах (например, Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО) в Подольске) работа с документами по личному составу имеет свою специфику, связанную с военной службой.

Основные фонды и документы ЦА МО

• Документы российской/советской армии с 1941 г. (около 17 млн дел, из них 9 млн — ВОВ).
• Документы политических органов, военных трибуналов, прокуртуры, строительных частей, Железнодорожных войск.
• Срок хранения в ведомственном архиве, 75 лет, затем передача в госархив (РГВА).

Ключевые документы для поиска военнослужащего

1. Учетно-послужная карточка (УПК) — главный документ, аналог личной карточки Т-2. Содержит: личные данные, состав семьи, образование, служба (части, должности, звания), награды, ранения, болезни, оценки.
2. Личное дело военнослужащего — автобиография, анкета, характеристики, копии приказов, переписка.
3. Наградные листы — основание для награждения медалями/орденами. Позволяют восстановить подвиг/службу.
4. Медальные книги/карточки — учет награжденных.

Порядок работы пользователя в ЦА МО (по методическим рекомендациям)

• Оформление разрешения: через приемную (лично) или почтовый запрос. Нужен паспорт, документы, подтверждающие родство (для поиска родственников).
• Работа в читальном зале: заказ дел по требованию (описание в электронном каталоге или картотеках).
• Поиск по фамилии: уточнение судьбы военнослужащего -> запрос УПК -> изучение личного дела/наградных листов.
• Поиск по номеру медали: через медальную книгу/карточку -> установление владельца -> запрос УПК.

Контакты ЦА МО (актуальные на момент публикации источников):

• Адрес: 142100, Московская обл., г. Подольск, ул. Кирова, 74.
• Справочно-информационная служба: 8 (4967) -9-90-05.
• Отдел комплектования и использования: 8 (4967) -9-91-71.
• Приемная (личный прием): 8 (4967) -2-76-38.
• Читальный зал (Волкова О.В.): 8 (4967) -2-76-68.

Информационно-поисковые системы и электронные ресурсы

Для удаленного предварительного поиска места хранения документов по личному составу используется ресурс:

• Единая государственная автоматизированная информационная система «Архивы России» / Поиск по местам хранения ДЛС (ls.rusarchives.ru).

Система позволяет по названию организации (с учетом переименований), региону и датам определить:

• Название архива-хранителя.
• Номер фонда.
• Контактную информацию архива.

Это критически важный инструмент для граждан, ищущих подтверждение трудового стажа родственников в ликвидированных организациях.

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Передача дел в государственные архивы

По истечении сроков хранения в организационном архиве (или при ликвидации организации) документы по личному составу подлежат передаче в государственные архивы (областные, краевые, ведомственные, ЦА МО, РГВА и др.).

Подготовка к сдаче:

1. Полная инвентаризация (проверка наличия всех дел по номенклатуре).
2. Восстановление утерянных реквизитов обложек, описей, листов-заверителей.
3. Санкционированное уничтожение документов с истекшим сроком хранения (акты экспертизы, акты уничтожения).
4. Составление передаточной описи (формы Приказа № 526) в 2 экземплярах.
5. Упаковка в архивные короба с маркировкой (индекс, номера дел).

Государственный архив проводит приемо-сдаточную экспертизу (проверку сохранности, полноты, правильности оформления). После подписания акта передачи ответственность за сохранность переходит к госархиву.

Отдел по личному составу в архиве — это гарант сохранения социально-правовых прав граждан. Качество его работы определяет, сможет ли пенсионер подтвердить стаж 30-летней давности, получит ли семья ветерана медаль заслуженного отца, сможет ли организация защитить свои интересы в суде по трудовому спорю.

Ключевые принципы успешной работы:

• Знание нормативной базы (ФЗ-125, Приказы № 526, № 558).
• Системность — четкое разделение по видам, срокам, категориям до сшивки дел.
• Точность реквизитов — дата, ФИО, номер приказа в описи и на обложке должны совпадать идеально.
• Ориентация на пользователя — удобные описи, алфавитные указатели, возможность удаленного предзаказа (как в ЦА МО или через ls.rusarchives.ru).

Соблюдение описанных процедур позволяет превратить хаотичный массив бумаг в надежный информационный ресурс, способный выдержать испытание временем на 50–75 лет и более.