Министерство юстиции Кировской области (сокращённо – Минюст Кировской области) является исполнительным органом государственной власти, отвечающим за правовое регулирование в регионе, а также за надёжное хранение и учёт актовых документов органов ЗАГС. В рамках министерства функционирует специализированный Отдел учёта и хранения документов, который совмещает функции архивного подразделения и центра обработки актовых книг.

Основные задачи отдела

1. Учёт и систематизация всех актовых книг и иных документов, подаваемых в архив ЗАГС.
2. Обеспечение надёжного физического и электронного хранения документов в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле».
3. Организация приёма‑передачи актовых книг из территориальных отделов ЗАГС в КоГБУ ЦГАКО.
4. Оказание информационных услуг гражданам и юридическим лицам (выдача копий, справок, подтверждающих документов).
5. Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов согласно нормативным актам.
6. Взаимодействие с другими архивными и правовыми учреждениями (Минюст РФ, Министерство культуры Кировской области, региональные суды).

Структура и подотделы

• Отдел приёма и регистрации документов – фиксирует поступление актовых книг, оформляет приём‑передачу.
• Архивный отдел – отвечает за физическое хранение, климатический контроль, инвентаризацию.
• Отдел электронного документооборота – сканирует, индексирует и размещает документы в электронных базах.
• Служба обслуживания заявителей – принимает запросы граждан, выдаёт копии, консультирует по вопросам доступа.
• Контрольный отдел – проверяет соблюдение сроков хранения, готовит отчёты для Минюста РФ.

Адрес и контактная информация

Адрес: г. Киров, ул. Горького, 5 (иногда указывается 5Б).
Телефон: 7 833 227‑27‑72
Электронная почта: docarch@minjust-kirov.ru
Часы работы: Пн‑Пт — 08:30‑17:00 (перерыв 12:30‑13:30). Выходные – суббота и воскресенье, а также официальные праздники РФ.

Как добраться

Отдел расположен в центральной части города, в здании Министерства юстиции. До него удобно добраться:

• На автобусах № 12, 24, 36 – остановка «Горького, 5».
• На трамвае № 3 – остановка «Горького».
• На личном автомобиле – парковка доступна у входа в здание (по предварительной записи).

Перечень предоставляемых услуг

Порядок приёма‑передачи актовых книг

Процедура регулируется совместным приказом Министерства юстиции РФ № 233 и региональными нормативными актами. Основные этапы:

1. Подготовка актовых книг в территориальном отделе ЗАГС (проверка полноты, подписи, печати).
2. Составление акта приёма‑передачи – документ, подписывается представителем ЗАГС и сотрудником отдела архива.
3. Транспортировка – осуществляется специализированным транспортом, обеспечивающим сохранность бумаг.
4. Регистрация в архиве – ввод в электронный реестр, присвоение уникального номера.
5. Хранение – размещение в специально оборудованных архивных помещениях с контролем температуры и влажности.

Техническое обеспечение и безопасность

Для обеспечения надёжности хранения применяются современные решения:

• Система контроля доступа (карточные пропуска, видеонаблюдение).
• Климатический контроль: температура + 18 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Электронный архив – сканирование всех поступающих актовых книг в формате PDF/A‑2b, индексация по ФИО, дате, типу акта.
• Регулярные проверки состояния документов (каждые 6 месяцев) и плановое обслуживание архивных шкафов.

Сотрудничество с другими учреждениями

Отдел активно взаимодействует с:

• Кировским областным государственным бюджетным учреждением «Центральный государственный архив Кировской области» (КоГБУ ЦГАКО) – совместный приём‑передача актовых книг периода 1918‑1925 гг.
• Министерством культуры Кировской области – участие в проектах по оцифровке исторических актов.
• Региональными судами – предоставление копий документов по запросам в рамках судебных разбирательств.
• Федеральным архивным сервисом – интеграция в общероссийскую электронную базу данных актовых книг.

Исторический аспект

С 2024 года в рамках совместного решения Министерства культуры и Министерства юстиции Кировской области был организован приём первых и вторых экземпляров актовых книг периода 1918‑1925 гг. Это позволило сохранить уникальные документы, отражающие демографическую и социальную историю региона в первые годы Советской власти.

Почему важен архив ЗАГС

Документы, хранящиеся в архиве, имеют правовую силу и служат доказательной базой в:

• Семейных делах (брак, развод, установление отцовства).
• Гражданских процессах (наследственные споры, подтверждение гражданства).
• Исследовательской деятельности (историки, генеалогические исследования).
• Статистическом анализе демографических процессов региона.

Как гражданин может обратиться в архив

Для получения информации или копий документов необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовить заявление (бумажный вариант или через электронный портал Госуслуг).
2. Указать точные реквизиты искомого документа (ФИО, дата, тип акта).
3. Приложить документ, подтверждающий интерес (паспорт, доверенность, судебный запрос).
4. Отправить заявку в отдел по телефону, электронной почте или лично.
5. Ожидать готовности копии (сроки указаны в таблице услуг).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, хранится ли мой документ в архиве?

Позвоните по телефону 7 833 227‑27‑72 или отправьте запрос на электронную почту с указанием ФИО и даты события.

Можно ли получить электронную копию актовой книги?

Да. После сканирования документ доступен в формате PDF/A‑2b. Копию можно получить по электронной почте или через портал Госуслуг.

Какие документы подлежат обязательному хранению в архиве?

Все актовые книги ЗАГС, их копии, а также документы, переданные в архив в рамках приказов Минюста РФ (например, книги 1918‑1925 гг.).

Можно ли посетить архив без предварительной записи?

Посещение возможно только по предварительной записи, чтобы обеспечить контроль доступа и подготовить нужные материалы.

Перспективы развития отдела

В ближайшие годы планируется:

• Полная оцифровка всех актовых книг, поступающих в архив.
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных копий.
• Расширение онлайн‑сервиса – возможность заказа копий через личный кабинет на официальном сайте Минюста Кировской области.
• Участие в региональных проектах по историческому просвещению (выставки, публикации, образовательные программы).

Отдел учёта и хранения документов (архив ЗАГС) Министерства юстиции Кировской области – это ключевой элемент правовой инфраструктуры региона. Он обеспечивает надёжную сохранность актовых книг, предоставляет гражданам и юридическим лицам доступ к важнейшим документам и участвует в сохранении исторического наследия Кировской области. При правильном взаимодействии с отделом каждый гражданин может быстро и без лишних хлопот получить необходимую информацию о своём семейном статусе, а исследователи – ценный материал для изучения истории региона.

Для уточнения деталей, записи на приём или получения консультации используйте указанные выше контактные данные.