Вопрос о структуре архивного подразделения часто возникает у руководителей организаций, которые планируют создать или реорганизовать архив. В статье мы подробно разберём, какие отделы могут входить в архив, какие задачи они решают и как правильно их оформить в соответствии с российским законодательством.
Правовой статус архива в организации
Согласно Положению об архиве организации (утверждённому Федеральным архивным агентством), архив является структурным подразделением организации. На него возлагаются обязанности по:
- комплектованию архивного фонда;
- учету и обеспечению сохранности документов;
- использованию архивных материалов до их передачи в государственный (муниципальный) архив;
- подготовке научно‑исследовательской и просветительской деятельности.
В зависимости от размеров и специфики предприятия архив может быть:
- самостоятельным подразделением (например, в крупном государственном предприятии);
- встроенным в состав службы делопроизводства, общего отдела, канцелярии и т.п.
Ключевые отделы архива
Ниже перечислены основные отделы, которые встречаются в большинстве архивных подразделений. Каждый отдел имеет чётко определённые функции, описанные в нормативных актах и внутренних регламентах.
Отдел комплектования и приёма документов
Основные задачи:
- приём и классификация входящих документов (дел, актов, писем);
- формирование архивных описи и регистрационных карточек;
- контроль за соблюдением сроков хранения (постоянное, временное, более 10 лет).
Отдел учёта и сохранности
Задачи отдела:
- ведение единого реестра архивных документов;
- организация физического и электронного хранения (шкафы, сейфы, серверные хранилища);
- проведение инвентаризаций и проверок состояния документов;
- обеспечение условий микроклимата, защиты от пожара и кражи.
Отдел использования и обслуживания запросов
Функции:
- выдача архивных справок, копий, выписок (см. портал услуг);
- консультация пользователей (службы, исследователи, граждане);
- подготовка материалов для судебных и административных разбирательств.
Отдел документооборота по личному составу
Ведёт документацию, связанную с персоналом: трудовые книжки, аттестационные листы, кадровые приказ‑положения. Часто в небольших организациях эту функцию совмещают с отделом кадров.
Научно‑исследовательский и просветительский отдел
Задачи:
- подготовка и проведение выставок, экскурсий и конференций;
- создание публикаций, статей, радио‑ и телепередач на основе архивных материалов;
- организация работы научно‑справочной библиотеки.
Отдел цифровизации и электронного архива
В современных организациях всё чаще создаётся отдельный блок, отвечающий за:
- сканирование бумажных документов и их загрузку в электронные системы;
- обеспечение доступа к электронным архивам через корпоративные порталы;
- поддержку программного обеспечения (ЭДО, СЭД, архивные системы).
Отдел контроля и аудита
Контролирует соблюдение внутренних регламентов и требований ФЗ «Об архивных документах». Проводит плановые и внеплановые проверки, готовит отчёты для руководства и надзорных органов.
Как сформировать структуру архива в организации
Ниже представлена пошаговая инструкция по созданию архивного подразделения с нуля.
- Подготовка нормативного акта. Выпустить приказ о создании архива и назначении ответственного лица (архивариуса).
- Определение состава отделов. На основе объёма и специфики документов выбрать нужные отделы (см. раздел 2).
- Разработка положения об архиве. В документе фиксируются:
- структура подразделения;
- должностные инструкции сотрудников;
- порядок комплектования, учёта, хранения и передачи документов.
- Оборудование и помещения. Обеспечить:
- архивные шкафы, сейфы, стеллажи;
- систему климат-контроля;
- рабочие места для сотрудников отделов.
- Назначение персонала. В небольших компаниях функции могут выполнять делопроизводители или кадровики. В крупных – требуется отдельный архивариус и, при необходимости, специалисты по цифровизации.
- Внедрение программных решений. Выбрать СЭД/ЭДО, настроить реестры, обеспечить резервное копирование электронных архивов.
- Обучение персонала. Провести тренинги по работе с архивными материалами, правилам доступа и конфиденциальности.
- Запуск и контроль. Начать приём документов, вести учёт, проводить первую инвентаризацию и оформить отчёт о готовности архива.
Примеры типовых структур Малое предприятие (до 50 сотрудников)
| Отдел | Ответственный | Функции |
|---|---|---|
| Отдел комплектования и учёта | Бухгалтер/делопроизводитель | Приём, регистрация, хранение документов |
| Отдел выдачи справок | Кадровик | Обслуживание запросов, выдача копий |
Среднее предприятие (50‑300 сотрудников) - Отдел комплектования и приёма
- Отдел учёта и сохранности
- Отдел использования и обслуживания запросов
- Отдел цифровизации
Крупное предприятие (более 300 сотрудников)
Включает все отделы, перечисленные в разделе 2, а также отдельный Отдел контроля и аудита и Научно‑исследовательский отдел. В структуре часто присутствует управляющий архивом (директор архива), под которым работают начальники отделов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Какой срок хранения у документов, относящихся к личному составу?
Согласно ФЗ «Об архивных документах», документы по персоналу хранятся минимум 50 лет, а некоторые (например, пенсионные) – до 75 лет.
Можно ли объединять архив с отделом делопроизводства?
Да, в небольших организациях архив часто включается в состав службы делопроизводства. При этом в положении об архиве необходимо чётко описать его функции и полномочия.
Какие требования к помещениям архива?
Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности, иметь систему контроля микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %) и быть ограничено в доступе (только уполномоченный персонал).
Организация архивного подразделения – это не просто формальность, а важный элемент управления информационными ресурсами любой организации. Правильно построенная структура, чётко распределённые отделы и соблюдение нормативных требований позволяют:
- обеспечить сохранность ценных документов;
- сократить время поиска информации;
- избежать штрафов за нарушение сроков хранения;
- использовать архивный материал в научных и просветительских проектах.
Независимо от размера компании, следует внимательно проанализировать объём и типы документов, а затем сформировать набор отделов, который будет оптимально отвечать потребностям организации.
Дата составления статьи: 05:30:10