Дата подготовки статьи: 21:09:57

Содержание

1. Что такое паспорт архива?
2. Нормативно‑правовая база
3. Цели и задачи паспорта
4. Структура и основные разделы
5. Порядок составления и утверждения
6. Пример заполнения (пошагово)
7. Типичные ошибки и способы их предотвращения
8. Рекомендации и лучшие практики
9. Полезные ресурсы и ссылки

Что такое паспорт архива?

Паспорт архива государственной организации – это единственный документ централизованного государственного учёта, который фиксирует сведения о всех категориях документов, образовавшихся в деятельности организации и её предшественников. Он оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в ГА РФ в соответствии с приложением 4б Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

Паспорт являеться официальным источником информации для:

• Государственного (муниципального) архива‑источника комплектования;
• Контролирующих органов (Росархив, органы управления документацией);
• Внутренних подразделений организации, занимающихся управленческой документацией.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие составление и использование паспорта архива:

• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 4б, 6 и др.).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
• Приказ Минкультуры России № 322 от «Об утверждении формы паспорта архива организации».
• Методические рекомендации региональных архивов (например, Памятка Архивного отдела Аппарата автономного округа).

Все указанные документы доступны в открытом доступе на официальных сайтах государственных органов.

Цели и задачи паспорта

Паспорт архива решает несколько ключевых задач:

1. Учёт и контроль за состоянием и местонахождением управленческих и иных документов.
2. Обеспечение доступа к информации о наличии, объёме и сроках хранения документов для архивных учреждений‑источников.
3. Подготовка к передаче документов в архивный фонд (временное и постоянное хранение).
4. Снижение риска утраты и дублирования информации за счёт централизованного реестра.
5. Поддержка процессов электронного документооборота и миграции в цифровой архив.

Структура и основные разделы

Согласно приложению 4б Регламента, паспорт состоит из следующих разделов (в скобках указаны нормативные ссылки):

Каждый раздел заполняется в соответствии с инструкциями, приведёнными в методических рекомендациях региональных архивов.

Порядок составления и утверждения

Процесс формирования паспорта условно делится на четыре этапа:

Подготовительный этап

• Назначить ответственного за подготовку (обычно главный архивист или специалист по документообороту).
• Собрать исходные данные: реестры, журналы учёта, актовые документы о реорганизации.
• Определить перечень всех категорий документов, включая документы предшествующих организаций.

Сбор и систематизация данных

• Заполнить таблицу «Сведения о документах» (раздел 3). При необходимости использовать программные средства (например, «Электронный архив»).
• Провести физический осмотр хранилищ (раздел 4). Зафиксировать условия хранения и наличие дефектов.
• Сформировать индексацию и присвоить инвентарные номера (раздел 5).

Оформление документа

• Заполнить форму паспорта (приложение 1 к Регламенту) в двух экземплярах.
• Приложить необходимые документы‑подтверждения (акты, схемы, фото).
• Подписать паспорт руководителем организации и ответственным архивистом.

Утверждение и передача

• Один экземпляр передаётся в ГА РФ (по почте, курьерской доставкой или в электронном виде, если предусмотрено).
• Второй экземпляр хранится в архивном отделе организации.
• После получения подтверждения от ГА РФ паспорт считается утверждённым и вступает в силу.

Пример заполнения (пошагово)

Шаг 1. Общие сведения

Наименование организации: ОАО «Городской коммунальный сервис»

ИНН / КПП: 7701234567 / 770101001

ОГРН: 1127700123456

Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Руководитель: Иванов Иван Иванович, генеральный директор

Шаг 2. История формирования

Дата реорганизации: г. (слияние с ОАО «Энергосервис»)

Предшествующие организации: ОАО «Коммунальный центр», ОАО «Энергосервис»

Шаг 3. Сведения о документах

Шаг 4. Состояние хранения

Температура в архивном помещении: 18 ± 2 °C

Влажность: 45 ± 5 %

Повреждения: обнаружено 2 повреждённых дел в категории «Кадровые» (проведена реставрация).

Уровень сохранности: высокий.

Шаг 5. Инвентарные номера и индексация

Принята система нумерации: УК‑ГКС‑Год‑№ (например, УК‑ГКС‑2023‑001).

Электронный каталог доступен в системе «Электронный архив» (версия 4.2).


Индексационные признаки: тип документа, год, подразделение.

Шаг 6. Ответственные лица

Главный архивист: Петров Петр Петрович, тел. +7 (495) -23‑45‑67

Заместитель по документообороту: Сидорова Анна Сергеевна, тел. +7 (495) -23‑45‑68

Шаг 7. Приложения

• Схема помещения (приложение А).
• Фотографии стеллажей (приложение Б).
• Акт приёмки‑передачи паспорта в ГА РФ (приложение В).

Типичные ошибки и способы их предотвращения

• Недостаточная детализация категории документов.
  Решение: использовать классификатор «Управленческие документы» (УД) и указывать подкатегории (финансовые, кадровые и т.д.).
• Отсутствие сведений о предшествующих организациях.
  Решение: изучать архивные реестры и документы о реорганизации, включать их в раздел 2.
• Ошибки в инвентарных номерах.
  Решение: внедрить автоматизированную систему присвоения номеров и проводить контрольные сверки раз в квартал.
• Неактуальные сроки хранения.
  Решение: регулярно сверять сроки с действующим законодательством (ФЗ 122‑ФЗ, Приказ Минкультуры № 322).
• Отсутствие подписи руководителя.
  Решение: включить в регламент внутренний контроль подписи и хранить протоколы согласования.

Рекомендации и лучшие практики

1. Внедрить электронный реестр. Современные системы позволяют автоматически генерировать разделы паспорта и экспортировать их в требуемый формат.
2. Проводить ежегодный аудит. Проверка соответствия реального состояния хранения данным паспорта снижает риск несоответствий.
3. Обучать персонал. Регулярные семинары по заполнению паспорта и работе с архивными фондами повышают качество данных.
4. Создать резервные копии. Хранить один экземпляр в электронном виде в защищённом облачном хранилище.
5. Синхронизировать сроки хранения с системой электронного документооборота. Это упрощает автоматическую утилизацию просроченных документов.

Полезные ресурсы и ссылки

• Официальный портал Государственного архива РФ – нормативные документы, формы, инструкции.
• Министерство культуры РФ – Приказ № 322 от «Об утверждении формы паспорта архива организации».
• Электронный архив (программное обеспечение) – шаблоны и автоматизированные формы.
• Памятка «Сведения о состоянии хранения документов в организациях‑источниках» (приложение 6 к Регламенту).
• Методические рекомендации региональных архивов (например, Московский городской архив).

Паспорт архива государственной организации – ключевой документ, обеспечивающий прозрачность, учёт и сохранность управленческой документации. Его правильное составление, своевременное обновление и передача в ГА РФ позволяют эффективно управлять архивным фондом, минимизировать риски утраты информации и соблюдать требования законодательства.

Следуя описанным в статье рекомендациям, любой архивный отдел сможет подготовить качественный паспорт, соответствующий всем нормативным требованиям, и обеспечить надёжную работу с документами в долгосрочной перспективе.