Паспорт архива — это официальный документ, в котором отражается полная информация о состоянии, объёме и организации хранения управленческой документации организации. Он является важным инструментом контроля за сохранностью архивных фондов, а также обязательным элементом отчётности перед государственными архивными органами.
Что такое паспорт архива управлений
Паспорт архива управлений – это документ, содержащий сведения о:
- наименовании и реквизитах организации‑хранителя;
- объёме и структуре архивных фондов (документы постоянного срока хранения, документы по личному составу и др.);
- площадях, условиях и уровне загрузки архивных помещений;
- техническом оснащении и системе учёта документов;
- показателях эффективности работы архивного отдела.
Документ формируется в соответствии с нормативными актами Федерального архивного агентства (ФАА) и региональных органов управления архивным делом.
Правовая база
Основные нормативные документы, регламентирующие составление и представление паспорта архива:
- Приказ Росархива от № 11 «Об утверждении формы паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию» (Приложение 4 к Регламенту).
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от № 125‑ФЗ).
- Постановление Правительства РФ от № 1065 «Об утверждении Положения о порядке представления паспортов архивов».
- Региональные нормативные акты (приказы, инструкции) архивных управлений субъектов РФ.
Цели и задачи паспорта архива
Паспорт архива создаётся с целью:
- обеспечения единой информационной базы о состоянии архивных фондов;
- контроля за соблюдением требований к хранению управленческих документов;
- планирования модернизации архивных помещений и техники;
- подготовки к проверкам со стороны ФАА и региональных органов;
- обеспечения открытости и доступности информации о работе архивного отдела.
Состав паспорта архива управлений
Структура паспорта фиксирована в Приложении 4 к приказу Росархива. Основные разделы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Общие сведения | Наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес, телефон, ФИО руководителя и ответственного за архив. |
| Организационно‑правовая форма | Тип организации (музей, библиотека, государственное учреждение и т.д.), статус в системе архивного дела. |
| Показатели архивных помещений | Площадь архивных помещений (м²), количество стеллажей, уровень загрузки, условия микроклимата. |
| Состав и объём архивных фондов | Количество единиц хранения, количество документов постоянного срока, количество документов по личному составу, классификация по тематикам. |
| Техническое оснащение | Наличие систем учёта (Электронный архив, СЭД), средств охраны (сигнализация, видеонаблюдение), средств климат-контроля. |
| Показатели эффективности | Среднее время доступа к документам, процент реализованных запросов, количество проведённых инвентаризаций. |
| Проблемные зоны и планы развития | Перечень выявленных недостатков, предложения по модернизации, сроки реализации. |
| Подписи и реквизиты | Подписи руководителя организации и ответственного за архив, дата составления, печать. |
Порядок заполнения паспорта
Заполнение паспорта следует выполнять поэтапно, привлекая специалистов из архивного отдела, бухгалтерии и ИТ‑подразделения.
- Подготовительный этап
- Собрать нормативные документы, регламентирующие процесс.
- Назначить ответственного за составление паспорта (обычно главный архивариус).
- Сбор данных
- Провести инвентаризацию помещений: измерить площадь, зафиксировать количество стеллажей.
- Получить отчёты из системы учёта документов (ЭДО, СЭД) о количестве единиц хранения.
- Собрать сведения о техническом оснащении (оборудование, системы охраны);
- Заполнение разделов
- Заполнить раздел «Общие сведения» согласно уставным документам организации.
- Внести данные о площадях и загрузке в раздел «Показатели архивных помещений».
- Внести количественные показатели фондов в раздел «Состав и объём архивных фондов».
- Отразить состояние ИТ‑систем и средств охраны в разделе «Техническое оснащение».
- Анализ и формулирование рекомендаций
- Определить проблемные зоны (переполненные помещения, устаревшее оборудование).
- Разработать план мероприятий (расширение площади, закупка новых стеллажей, модернизация СЭД).
- Контроль качества
- Провести внутреннюю проверку заполнения (сравнение с предыдущими паспортами, проверка расчётов).
- Утвердить документ подписью руководителя организации.
- Передача и хранение
- Первый экземпляр направить в архивный орган (Федеральную архивную службу или региональное архивное управление) в установленный срок.
- Второй экземпляр хранить в архивном отделе организации.
Сроки представления и порядок передачи
Согласно нормативным актам, паспорт архива представляется:
- Федеральным государственным музеям и библиотекам – один раз в три года (на 1 января отчётного года) к 20 января следующего года.
- Государственным музеям и библиотекам субъектов РФ – в сроки, установленные соответствующим органом управления архивным делом, но не реже чем раз в три года.
- Организациям, хранящим управленческую документацию (например, муниципальные органы, крупные предприятия) – также не реже одного раза в три года, в сроки, определённые региональным архивным управлением.
Паспорт передаётся в виде печатного документа (два экземпляра) и, при наличии, в электронном виде (формат XLSX/CSV) через:
- почтовую связь (с сопроводительным письмом);
- электронную почту с цифровой подписью;
- лицевую сдачу в архивный орган.
Пример заполнения паспорта (2026 г.)
Ниже приведён упрощённый пример заполнения ключевых разделов паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 2026 года.
| Паспорт архива организации | |
|---|---|
| Общие сведения | Наименование: Государственное учреждение «Администрация города Челябинска» ИНН/ОГРН: 7701234567 / 1127746001234 Адрес: 456001, г. Челябинск, ул. Ленина, д. 10 Руководитель: Иванов И.И., директор Ответственный за архив: Петров П.П., главный архивариус |
| Показатели архивных помещений | Площадь архивных помещений: 850 м² Количество стеллажей: 120 шт. Уровень загрузки: 92 % (по нормативу 85 % – перегрузка) Температурный режим: +18 °C ±2 °C, относительная влажность 45 % ±5 % |
| Состав и объём архивных фондов | Документы постоянного срока хранения: 1 450 000 ед. Документы по личному составу: 320 000 ед. Основные разделы: кадровый, финансовый, правовой, технический. |
| Техническое оснащение | Система электронного учёта: «Электронный архив 4.2» (подключена к 2‑м серверам); Система охраны: видеонаблюдение 24/7, сигнализация; Система климат‑контроля: автоматический регулятор, резервный генератор. |
| Показатели эффективности | Среднее время доступа к документу: 3 ч; Процент выполненных запросов за отчётный год: 96 %; Количество проведённых инвентаризаций: 2 (в начале и в конце года). |
| Проблемные зоны и план развития |
|
| Подписи: Руководитель организации _______________________ /И.И. Иванов/ | |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто необходимо обновлять паспорт архива?
Минимальная частота – один раз в три года. При значительных изменениях (расширение помещений, переезд, крупная модернизация) паспорт следует обновлять немедленно.
Можно ли использовать электронный вариант паспорта?
Да. По рекомендациям ФАА допускается представление паспорта в электронном виде (XLSX, CSV) с цифровой подписью. При этом оригинал в бумажной форме сохраняется в архиве организации.
Кому конкретно направляется паспорт?
Для федеральных музеев и библиотек – в Федеральную архивную службу России. Для региональных учреждений – в соответствующее архивное управление субъекта РФ. В случае муниципальных органов – в региональное управление архивным делом.
Что делать, если в архивных помещениях обнаружены нарушения нормативов?
Необходимо в разделе «Проблемные зоны» указать выявленные нарушения и разработать план их устранения. При серьёзных отклонениях следует уведомить контролирующий орган и согласовать мероприятия по исправлению.
Паспорт архива управлений – это не просто формальный документ, а ключевой инструмент управления архивным фондом. Он позволяет:
- Контролировать состояние и загрузку архивных помещений;
- Оценивать эффективность работы архивного отдела;
- Планировать модернизацию и развитие архивных ресурсов;
- Обеспечивать прозрачность и подотчётность перед государственными органами.
Тщательное и своевременное заполнение паспорта, а также соблюдение установленных сроков представления, способствуют сохранности управленческой документации и повышают уровень доверия к организации со стороны контролирующих органов.
Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 10 июля 2026 г.