Перечень фондов – это официально утверждённый список архивных фондов, находящихся в распоряжении конкретной организации (государственного, муниципального, научного или культурного учреждения); Он является основой для учёта, хранения, комплектования и использования архивных документов.

Что такое архивный фонд?

Согласно Большой российской энциклопедии, архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

В юридическом смысле фонд – это совокупность архивных документов, объединённых по признаку:

• организационной принадлежности (фонд организации, её подразделений, дочерних структур);
• видов носителей (бумажные, электронные, микрофильные и др.);
• ценности и режима доступа (секретный, ограниченный, открытый).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие формирование и учёт фондов:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных фондах Российской Федерации» (2020 г.).
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Федархагентства №24 от ).
3. Приказ Министерства культуры РФ №526 от «Об утверждении формы списка фондов».
4. Постановление Правительства РФ №808 от «Об утверждении перечня организаций, чьи документы включаются в Архивный фонд РФ».
5. Региональные нормативные акты (например, правила Государственного архива Новосибирской области).

Эти документы определяют:

• Порядок формирования и названия объединённого архивного фонда;
• Требования к учётным документам (список фондов, лист фонда, реестр описей);
• Нормативные режимы хранения и требования к помещениям.

Классификация фондов в организации

Фонды могут классифицироваться по нескольким признакам:

Пример из Национального архива Республики Беларусь (2023 г.) показывает, как фонды могут охватывать:

• Республиканские партийные, комсомольские, профсоюзные организации;
• Документы Временного правительства (1917), Литовско‑Белорусской ССР (1919) и др.;
• Личные фонды государственных и общественных деятелей.

Как формировать перечень фондов?

Процедура формирования перечня фондов состоит из нескольких этапов:

1. Идентификация источников документов – определение всех подразделений, дочерних организаций и физических лиц, чьи документы находятся в архиве.
2. Классификация документов – распределение по видам носителей, тематикам и режимам доступа.
3. Определение фондовой принадлежности (пункт 5.2.3 КонсультантПлюс) – документы организации и её первичных общественных организаций, существовавших до принятия законодательства об общественных объединениях, образуют единый фонд.
4. Составление названия фонда – согласно правилам, название объединённого фонда включает обобщённое название, название руководящей организации и перечень названий сменявших друг друга организаций.
5. Заполнение учетных форм – список фондов (приложение N 12), лист фонда, реестр описей дел.
6. Утверждение перечня – подпись руководителя архива и, при необходимости, согласование с вышестоящим органом.

Учетные документы архива организации

Для каждого фонда в архиве ведётся набор обязательных документов:

• Список фондов – таблица, в которой указаны номер фонда, название, период охвата, объём (кол‑во дел, листов), режим доступа.
• Лист фонда – более детальная карточка, содержащая сведения о структуре фонда (разделы, дела, описи), месте хранения и ответственных лицах.
• Реестр описей дел – перечень всех описей, входящих в фонд, с указанием их уникального номера, даты создания, автора и краткого содержания.

Пример оформления списка фондов (по Приказу Минкультуры РФ №526):

Пример оформления листа фонда

Лист фонда обычно оформляется в виде карточки:

Лист фонда № Ф-01
Организация: ОАО «СтройТех»
Период: 1990‑2005
Объём: 124 дел, 3 200 листов
Режим доступа: открытый
Хранилище: помещение А‑3, стеллаж 12‑15
Ответственный за фонд: старший архивист С. И. Иванов
Содержание:
 1. Дела о проектах строительства (1990‑1999) -. Дела о закупках (2000‑2005) -. Корреспонденция с подрядчиками (1995‑2005)

Требования к помещениям и условиям хранения

Согласно правилам Федархагентства, архивные помещения должны соответствовать следующим требованиям:

• Температура воздуха 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• Отсутствие прямого солнечного света и резких перепадов температуры;
• Система пожарной и охранной сигнализации;
• Наличие вентиляции, обеспечивающей равномерный воздухообмен;
• Противопожарные перегородки и огнеупорные стеллажи.

Для электронных фондов дополнительно требуется:

• Контролируемый уровень электромагнитных излучений;
• Регулярное резервное копирование и хранение копий в географически удалённых центрах;
• Обеспечение защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Практические рекомендации при составлении перечня фондов

1. Проводите инвентаризацию регулярно – минимум раз в год, а при реорганизации – сразу.
2. Вовлекайте всех владельцев документов – руководителей подразделений, архивистов, IT‑специалистов.
3. Используйте электронные каталоги – современные системы управления архивами (ЭДО, АСУ) позволяют быстро генерировать списки фондов.
4. Обновляйте названия фондов – при смене названия организации или её подразделений вносьте изменения в название фонда (см. пункт о перечне названий сменявших друг друга организаций).
5. Контролируйте режим доступа – каждый фонд должен иметь чётко прописанный режим, согласованный с руководством и, при необходимости, с органами государственной тайны.
6. Документируйте изменения – любые добавления, исключения или перемещения документов фиксируются в листе фонда и в реестре описей.

Перечень фондов архива организации – это фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Прозрачность и системность учёта архивных материалов;
• Соблюдение нормативных требований по хранению и использованию архивных документов;
• Эффективный доступ к информации для исследователей, сотрудников и государственных органов;
• Защиту культурного и исторического наследия организации.

Соблюдая законодательные нормы, правильно классифицируя фонды и поддерживая актуальность учетных форм, архив организации становиться надёжным хранилищем памяти и ресурсом для будущих поколений.

Дата составления статьи: . Информация взята из открытых источников, включая Федеральный закон 125‑ФЗ, Приказы Федархагентства и примеры из архивов Республики Беларусь и России.