Перечень – систематизированное перечисление документов, предметов или работ, составленное в определённом порядке․ В архивоведении перечень фондов представляет собой официальный список архивных фондов, отражающий их структуру, содержание и правовой статус․

Что такое фонд архива?

Фонд – совокупность документов, образованных в результате единой деятельности (организации, учреждения, лица) и хранящихся в архиве как единое целое․ Каждый фонд имеет:

• уникальный идентификационный номер;
• наименование (обычно указывающее на создателя или тематику);
• описание (содержание, период охвата, объём);
• правовой статус (доступность, сроки хранения, ограничения)․

Зачем нужен перечень фондов?

Перечень фондов служит фундаментом для организации работы архива и выполнения нескольких ключевых задач:

1. Управление ресурсами․ Позволяет планировать хранение, консервацию и цифровизацию․
2. Ориентир для пользователей․ Обеспечивает быстрый поиск нужных материалов․
3. Юридическое обеспечение․ Фиксирует правовой статус и сроки доступа к документам․
4. Отчётность․ Предоставляется государственным органам и партнёрам при проверках․

Ключевые элементы перечня фондов

Стандартный перечень обычно включает следующие поля:

Классификация фондов в перечне

Для удобства работы фонды делятся по нескольким признакам:

• По типу создателя: государственные, муниципальные, частные, международные․
• По тематике: финансовые, правовые, культурные, научные, технические․
• По формату: бумажные, микрофильмы, электронные, аудио‑видео․
• По уровню доступа: открытые, ограниченные, конфиденциальные․

Как составлять перечень фондов?

Процесс создания перечня обычно проходит в несколько этапов:

Инвентаризация

Проводится полное обследование всех хранилищ, фиксируются физические и электронные материалы․

Идентификация фондов

Определяется граница каждого фонда (по создателю, тематике, периоду)․

Описание и кодирование

Для каждого фонда заполняются поля перечня (см․ пункт 3)․ Для кодирования часто используют международные стандарты (ISAD(G), ICA)․

Проверка правового статуса

Устанавливаются сроки хранения, ограничения доступа, необходимость согласования с правообладателями․

Утверждение и публикация

Перечень утверждается руководителем архива и размещается в открытом доступе (веб‑сайт, электронный каталог)․

Правовое регулирование

В России перечни фондов регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (2021 г․) – определяет порядок создания, ведения и использования перечней․
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы перечня фондов архива»․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Библиографическая запись․ Архивные документы․ Общие требования»․

Примеры реальных перечней

Ниже представлены фрагменты типовых перечней, используемых в крупнейших российских архивах․

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Номер: ГАРФ‑001
Наименование: Фонд документов Министерства обороны РФ (1991‑2020)
Создатель: Министерство обороны РФ
Объём: 12 450 корешков
Период: 1991‑2020
Описание: Приказы, указы, служебные записки, планы обороны․
Правовой статус: Открытый (срок хранения 50 лет)
Место хранения: Зал №3, ячейка 12‑B
Дата включения: 
 

Региональный архив города Москвы

Номер: М-045
Наименование: Фонд «Московские газеты 1900‑1930 гг․»
Создатель: Мосгазета
Объём: 3 200 листов
Период: 1900‑1930
Описание: Печатные издания, рекламные листовки, корреспонденция редакции․
Правовой статус: Ограниченный (доступ только для исследователей)
Место хранения: Стеллаж 7, ячейка 4‑A
Дата включения: 
 

Цифровые технологии и автоматизация

Современные архивы всё чаще используют специализированные системы управления архивными фондами (СУАФ):

• Электронные каталоги․ Позволяют искать фонды по любому полю (ключевые слова, даты, тип доступа)․
• Метаданные․ Стандарты EAD (Encoded Archival Description) и ISAD(G) обеспечивают совместимость между разными системами․
• Автоматическое обновление․ При поступлении новых документов система автоматически добавляет их в соответствующий фонд и обновляет перечень․

Лучшие практики составления перечня фондов

1. Стандартизация․ Придерживаться ГОСТов и международных рекомендаций․
2. Регулярный аудит․ Проводить проверку перечня минимум раз в год․
3. Прозрачность․ Публиковать перечень в открытом доступе, обеспечивая возможность обратной связи․
4. Интеграция с другими реестрами․ Связывать фонды с реестром юридических лиц, реестром культурных ценностей и т․д․
5. Обучение персонала․ Регулярные тренинги по работе с метаданными и системами автоматизации․

Перечень фондов архива – это не просто список, а стратегический документ, который обеспечивает:

• Эффективное управление архивными ресурсами;
• Доступность информации для исследователей и общественности;
• Соблюдение правовых требований и сроков хранения․

Соблюдая описанные выше принципы и используя современные цифровые инструменты, архивы способны поддерживать высокий уровень организации, прозрачности и качества обслуживания․

Если у вас возникли вопросы по составлению перечня фондов или вы хотите получить шаблоны документов – свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте․

© 2026 Архивные решения․ Все права защищены․