Эффективное архивное дело невозможно без четкого регламентирования того, какие документы, в каких сроках и в каком порядке передаются на хранение. В российской архивной практике под понятием «перечень управления документами в архив» чаще всего понимается совокупность нормативных документов, регулирующих жизненный цикл дела: от момента его образования до зачисления в архив (государственный или ведомственный). Ключевыми инструментами здесь выступают Номенклатура дел, Перечень типовых управленческих архивных документов и Акты экспертизы ценности документов.

Данная статья основана на актуальном законодательстве (ФЗ-22, ФЗ-125, Приказ Росархива № 236) и методических рекомендациях, включая учебные программы профильных вузов (например, РГГУ, кафедра АСДОУ), где изучаются информационные системы управления документами в архивах.

Нормативно-правовая основа

Формирование перечней документов, подлежащих зачислению в архив, строго регламентируется федеральным законодательством:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 15, 16) — определяет обязанности организаций по формированию архивов, срокам хранения и порядку передачи в государственные архивы.
• Федеральный закон от № 222-ФЗ «О порядке представления федеральными органами исполнительной власти сведений, составляющих государственную тайну, в федеральные архивы» (для секретных документов).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…», основной регламентирующий документ для ведомственных архивов.
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, и типовых сроков их хранения» (для госорганов).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 — правила зачисления документов в архивы.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018, номенклатура дел. Общие требования к составлению.

Основные виды перечней, регулирующих управление документами

В практике выделяют три ключевых документа, формирующих «перечень управления»:

Номенклатура дел организации (Номенклатура)

Это главный учетно-контрольный документ, определяющий состав документов, подлежащих зачислению в архив, и устанавливающий сроки их хранения. Утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года.

Структура Номенклатуры (согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018):

1. наименование организации, год, дата утверждения, подпись руководителя.
2. Табличная часть со следующими колонками:
   • Индекс дела (шифр).
   • Наименование дела (тематическое заглавие).
   • Срок хранения (временный / постоянный).
   • Примечания (основание для срока, особенности хранения, форма — бумажная/электронная).
3. Приложения: перечень ликвидированных дел, перечень дел с измененными сроками.

Важно: Номенклатура составляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов (утвержденного Росархивом для отрасли/ведомства) с учетом специфики конкретной организации.

Перечень дел, подлежащих зачислению в архив (Акт отбора / Перечень к зачислению)

Составляется ежегодно по итогам календарного года на основе Номенклатуры. Это документ-посредник между текущим делопроизводством и архивом.

Этапы формирования:

• Сбор дел: регистраторы/делопроизводители собирают закрытые дела по структурным подразделениям.
• Проверка оформления: соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016 (описание дел), наличие листовов, нумерация страниц.
• Составление описи: опись дел зачисленного фонда (форма по ГОСТ Р 7.0.8).
• Экспертиза ценности: проведение экспертной комиссией организации (для выявления документов постоянного хранения).

Акт экспертизы ценности и сроков хранения документов

Документ, фиксирующий решения экспертной комиссии по каждому делу: «хранить постоянно», «хранить временно (N лет)», «уничтожить». Является юридическим основанием для утилизации или бессрочного хранения.

Процесс управления документами на этапе зачисления в архив

Управление документами на стадии передачи в архив включает последовательность действий, которые можно представить в виде алгоритма:

1. Планирование (январь): Утверждение Номенклатуры дел на год.
2. Образование дел (в течение года): регистрация, классификация по Номенклатуре, ведение в текущем архиве/делопроизводителе.
3. Завершение дел (декабрь): подшивка, оформление корешков, составление внутренних описей дел.
4. Экспертиза (январь-февраль след. года): заседание экспертной комиссии, составление Акта экспертизы.
5. Составление описи к зачислению: на основании Акта экспертизы и Номенклатуры.
6. Передача в архив: по акту приема-передачи (инвентаризационной описи) с подписями ответственных лиц.
7. Учет в архиве: внесение данных в фондовые учетные документы (общая опись фондов, реестр фондов) и в АИС архива (например, «Архивист», 1C:Архив, ЭЛАР и др.).

Особенности управления электронными документами (в контексте ИСУДА)

Согласно рабочим программам дисциплин профильных вузов (РГГУ, кафедра АСДОУ), современные Информационные системы управления документами в архивах (ИСУДА) кардинально меняют подход к формированию перечней:

Номенклатура как метаданные

В ЭДО/СЭД (системах электронного документооборота) Номенклатура дел реализуется через классификационные схемы (планы классификации). Каждому виду документа присваивается класс с атрибутами: срок хранения, категория доступа, триггер запуска хранения (дата регистрации, исполнения, закрытия дела).

Автоматизация экспертизы и отбора

• Правила удержания (Retention Policies): система автоматически блокирует удаление документов с истекшим сроком, требующих экспертизы.
• Цифровая экспертиза: экспертная комиссия работает с электронными копиями (представлениями), ставит ЭП на Акт экспертизы.
• Пакетная передача (SIP): формирование пакета передачи в архив по стандарту OAIS / ISO 14721 или национальному стандарту ГОСТ Р 7.0.104-2019 (пакет обмена архивной информацией).

Ключевые функции ИСУДА для управления перечнями:

Типовые ошибки при работе с перечнями

• Отсутствие актуальной Номенклатуры на текущий год (работа по устаревшему или отсутствующему документу).
• Расхождение наименований дел в Номенклатуре, в описи к зачислению и на корешках дел.
• Нарушение сроков зачисления: передача дел в архив позже установленных нормами сроков (обычно до 1 марта г.г. за пред. год для временных, до 1 года для постоянных — в зависимости от отраслевых правил).
• Игнорирование экспертизы: уничтожение документов без Акта экспертизы или зачисление в постоянное хранение документов, подлежащих уничтожению.
• Неучет электронных оригиналов: зачисление в архив только бумажных копий при наличии юридически значимых электронных оригиналов (с ЭП/ЭДО).

Рекомендации по оптимизации процесса

1. Внедрение единой классификационной схемы для бумажных и электронных документов (единая Номенклатура).
2. Автоматизация составления описей на этапе закрытия дела в СЭД (генерация XML/PDF описи по ГОСТ Р 7.0.8).
3. Регулярный аудит Номенклатуры (раз в полугодие) на предмет актуальности структуры организации и изменений в законодательстве (новые Приказы Росархива, отраслевые перечни).
4. Обучение экспертной комиссии работе с электронными документами (проверка ЭП, форматов, целостности).
5. Использование стандартов обмена (ГОСТ Р 7.0.104) для бесшовной передачи дел из СЭД организации в АИС архива.

Перечень управления документами в архив — это не просто бюрократическая формальность, а фундамент правовой значимости, доступности и сохранности документационного наследия организации. Грамотно составленная и своевременно утвержденная Номенклатура дел, подкрепленная Актом экспертизы и реализованная через современные Информационные системы управления документами в архивах (ИСУДА), позволяет:

• Минимизировать риски утери документов и штрафных санкций (ст. 5.31 КоАП РФ).
• Оптимизировать затраты на хранение (уничтожение балласта в срок).
• Обеспечить быстрый поиск и выдачу документов для правовых, хозяйственных и исторических нужд.
• Сформировать достоверный электронный архив, соответствующий требованиям ГОСТ Р 7.0.104-2019 и концепции «Цифрового архива».

Переход на сквозное электронное управление перечнями, от Номенклатуры до пакета передачи (SIP) — является текущим приоритетом архивной науки и практики, что отражено в образовательных стандартах (ФГОС ВО 46.03.02 «Документоведение и архивоведение») и практике ведущих архивных ведомств.

Источники и нормативная база: ФЗ-125, ФЗ-222, Приказ Росархива № 236, Приказ Росархива № 174, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018, ГОСТ Р 7.0.104-2019, Рабочая программа дисциплины «Информационные системы управления документами в архивах» (РГГУ, кафедра АСДОУ).