Цель статьи – дать полное представление о порядке формирования, хранения, использования и уничтожения архивных фондов, состоящих из личных дел государственных гражданских служащих, а также о правовых основах, регулирующих эту деятельность.
Правовое регулирование
Работа с личными делами государственных служащих регулируется совокупностью нормативных актов:
- Приказ Росархива от № 77 – запрещает уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения описей дел постоянного хранения.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – определяет порядок формирования личных дел, их передачу в архив и сроки хранения.
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.
- Основные правила по работе ведомственных архивов, Инструкция о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов (Приказ Генерального директора Судебного департамента от ).
- Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах (приказ Минкультуры).
Все решения о включении документов в Архивный фонд Российской Федерации принимаются Экспертной комиссией (ЭПК) архивного учреждения после проведения экспертизы ценности.
Содержание личного дела государственного служащего
Личное дело (ЛД) включает в себя:
- Трудовую книжку и её копию.
- Документы о приёме на работу (приказ о назначении, договор, аттестат о высшем образовании).
- Документы о повышении квалификации, аттестациях, наградах, командировках.
- Отчёты о выполнении служебных обязанностей, служебные записки, оценки эффективности.
- Документы, связанные с увольнением (приказ об увольнении, расчётные листы, справка о выслуге лет).
- Документы, относящиеся к личному составу (медицинские справки, сведения о семейном положении, сведения о наличии судимостей и т.п.).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с Единой государственной системой документального обеспечения управления и подписаны уполномоченными лицами.
Описание и опись дел
Для включения ЛД в архив необходимо составить:
- Внутреннюю опись – перечень всех документов, их номеров, дат и краткого содержания.
- Опис дел постоянного хранения – документ, утверждаемый руководителем органа, в котором фиксируются сведения о ценности, сроке хранения и месте размещения дел в архиве.
Опис дел подлежит согласованию с архивным управлением соответствующего уровня (федерального, регионального или муниципального).
Порядок формирования архива личных дел
Сдача дел в архив
Личные дела государственных гражданских служащих передаются в архив в течение одного года после завершения их делопроизводства, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
Этапы передачи:
- Подготовка дел к сдаче – проверка комплектности, оформление обложки, подшивка документов.
- Составление внутренней описи и описа дел постоянного хранения.
- Подписание акта сдачи‑приёмки между передающей организацией и архивом.
- Регистрация дел в журнале учёта архивных документов.
Экспертиза ценности
Экспертная комиссия проводит оценку:
- Исторической и правовой ценности.
- Необходимости сохранения в постоянном или временном архиве.
- Сроков хранения (постоянный, временный, условный).
Только после утверждения экспертизы документы могут быть включены в архивный фонд.
Уничтожение документов
Уничтожение допускается лишь после:
- Проведения экспертизы ценности.
- Утверждения руководителем соответствующего описа дел.
- Получения разрешения от ЭПК архивного учреждения.
В противном случае уничтожение считается нарушением Приказа Росархива № 77 и влечёт административную ответственность;
Хранение и учёт в архиве
Физическое хранение
Документы хранятся в специально оборудованных архивных помещениях, отвечающих требованиям по температуре (18‑20 °C), влажности (45‑55 %) и защите от пожара и влаги.
Электронное хранение
С 2020‑х годов большинство государственных органов переводят личные дела в электронный формат. При этом:
- Порядок приёма‑передачи электронных архивных документов регламентируется локальными нормативными актами.
- Доступ к электронным документам осуществляется через системы электронного документооборота (ЭДО) с применением электронной подписи.
- Все операции фиксируются в журнале выдачи электронных документов.
Учёт и поиск
Для обеспечения быстрого доступа к документам в архиве применяются:
- Каталогизационные системы (КИС), где каждому делу присваивается уникальный архивный номер.
- Электронные справочно‑поисковые системы, позволяющие искать по ФИО, дате рождения, номеру приказа и т.п.
Доступ к архивным материалам
Кому предоставляется доступ
Согласно Положению о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах, доступ могут получить:
- Сотрудники архивных учреждений (архивариусы, исследователи).
- Граждане, имеющие законный интерес (наследники, супруги, законные представители).
- Учёные и историки по заявке, подтверждённой документами, удостоверяющими личность.
- Органы государственной власти в рамках их служебных обязанностей.
Порядок получения
- Подача письменного запроса (в электронном виде или в бумажной форме) с указанием конкретных документов.
- Предоставление удостоверения личности и, при необходимости, документов, подтверждающих право наследования.
- Регистрация запроса в журнале доступа и выдача копий/выписок в читальном зале.
- Для электронных копий – оформление через систему ЭДО с подтверждением подписи.
В случае отказа в доступе архив обязан предоставить мотивированный ответ в течение 30 дней;
Особенности архивирования дел уволенных государственных гражданских служащих
Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих передаются в архив через год после завершения их делопроизводства. Это обусловлено:
- Необходимостью завершения всех кадровых и финансовых расчётов.
- Возможностью уточнения недостающих документов в течение переходного периода.
После передачи дел в архив они могут быть использованы для:
- Исторических исследований.
- Подготовки аналитических материалов о кадровой политике.
- Подтверждения прав на пенсионные выплаты и социальные льготы.
Практические рекомендации для организаций
Подготовка к сдаче дел
- Провести внутренний аудит комплектности дел.
- Сформировать внутреннюю опись и согласовать её с архивом.
- Обеспечить надёжную упаковку (папки, конверты, маркировка).
- Оформить акт сдачи‑приёмки и хранить его в архивных документах организации.
Организация электронного архива
- Разработать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок сканирования, подписания и передачи электронных копий.
- Обеспечить резервное копирование в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2015.
- Назначить ответственного за контроль доступа и ведение журналов выдачи.
Сотрудничество с архивными учреждениями
Для упрощения процесса рекомендуется:
- Назначить координатора по работе с архивом.
- Установить регулярный график обмена информацией (ежеквартально).
- Проводить совместные семинары по актуализации нормативных требований.
Архивирование личных дел государственных гражданских служащих – это сложный, но строго регламентированный процесс, направленный на сохранение исторической и правовой ценности документов. Соблюдение требований Приказа Росархива № 77, методических рекомендаций ФАА и локальных нормативных актов гарантирует:
- Надёжную защиту персональных данных.
- Сохранность документов для будущих поколений;
- Прозрачность доступа к архивным материалам.
- Соблюдение правовых сроков хранения и уничтожения.
Тщательное планирование, правильная документация и взаимодействие с архивными учреждениями позволяют организациям эффективно управлять личными делами своих сотрудников и вносить вклад в формирование национального архивного фонда.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.