Архивное дело в Беларуси регулируется комплексом нормативных актов, среди которых особое место занимают перечни документов – систематизированные списки, указывающие состав фондов, сроки хранения и особенности использования архивных материалов. Ниже представлен обзор основных перечни, действующих в государственных архивах страны, а также сведения о их нормативной основе и практическом применении.
Нормативная база
Основой для формирования перечней служит Закон Республики Беларусь от № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в редакции от ). В соответствии с этим законом Министерство юстиции periodically утверждает:
- Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (с указанием сроков хранения);
- Перечни фондов, коллекций и документов личного происхождения;
- Специализированные перечни, посвящённые отдельным темам (например, документы Великой Отечественной войны).
Важным актом является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 115, которым утверждена новая редакция Перечня типовых документов Национального архивного фонда.
Перечень типовых документов Национального архивного фонда
Этот перечень охватывает документы, образующиеся в процессе деятельности:
- государственных органов;
- иных организаций;
- индивидуальных предпринимателей.
Для каждого вида документа указаны:
- наименование документа;
- срок хранения (постоянный, длительный, краткосрочный);
- особенности формирования и использования в архивном фонде.
Пример из актуального перечня (2022 г.):
- Уставы и положения организаций – постоянное хранение;
- Приказы по личному составу – 10 лет;
- Финансовые отчёты – 5 лет;
- Корреспонденция с гражданами – 3 года.
Перечни фондов и коллекций документов личного происхождения
Специальный справочник, изданный БелНИИДАД в 1991‑2008 гг., содержит сведения о:
- фондах личных архивов известных деятелей культуры, науки и политики;
- коллекциях писем, дневников, фотографий и мемориальных предметов;
- указаниях на места хранения (Национальный исторический архив Беларуси, Государственный архив кинофотофонодокументов и др.).
Эти перечни используются исследователями для быстрого поиска личных документов, а также архивистами при формировании новых фондов.
Перечни документов по истории Великой Отечественной войны
В государственных архивах Беларуси созданы специализированные перечни, посвящённые материалам 1941‑1944 гг.:
- Документы подпольных органов и партизанских соединений (штабы, бригады, отряды);
- Коллекции листовок, плакатов, газет за военные годы;
- Материалы Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко‑фашистских захватчиков;
- Фонды Белорусского государственного архива‑музея литературы и искусства (БГАМЛИ) и Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов (БГАКФФД).
Эти перечни регулярно обновляются, в т.ч. за счёт включения newly discovered материалов из частных коллекций.
Электронные ресурсы и онлайн‑доступ
С 2020‑х годов Национальный архив Республики Беларусь активно развивает информационно‑поисковую систему, предоставляющую:
- Онлайн‑каталоги с полными описаниями фондов и документов;
- Доступ к цифровым копиям метрических книг, приказов и личных фондов;
- Возможность формировать запросы на выдачу копий или справок через электронные формы.
По данным на , в государственных архивах Беларуси находится на хранении более 12 млн единиц документов, значительная часть которых уже оцифрована и доступна через указанные системы.
Перечни документов в архивах Республики Беларусь представляют собой важный инструмент как для профессиональных архивистов, так и для исследователей, студентов и широкой публики. Они обеспечивают:
- Системное описание состава архивных фондов;
- Прозрачность правил хранения и использования документов;
- Упрощение поиска нужной информации благодаря структурированным спискам и электронным каталогам.
Следует отметить, что перечни периодически пересматриваются в соответствии с изменениями в законодательстве и появлением новых видов документов (например, электронные документы, цифровые архивы). Поэтому при работе с архивными материалами рекомендуется всегда сверяться с актуальными версиями перечней, опубликованными на официальных сайтах Министерства юстиции и Национального архива Республики Беларусь.