Передача документов государственной экспертизы проектной документации в архив — это обязательная юридическая процедура, регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Градостроительным кодексом РФ, а также приказами Росархива и Ростехнадзора. Нарушение сроков или правил оформления влечет за собой административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) и риски при проверках контролирующих органов.

Самое главное помнить: дело государственной экспертизы формируется не хаотично, а в строгом соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения, утвержденными экспертной организацией по согласованию с органом архивного дела. Передача осуществляется ежегодно (или по истечении срока экспертизы) в установленные графиком приема-передачи сроки.

Нормативно-правовая база

Процедура опирается на иерархию нормативных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 18, 20, 22) — основные требования к передаче, срокам хранения и экспертизе документов.
• Градостроительный кодекс РФ (ст. 51, 54) — особенности хранения заключений государственной экспертизы и материалов проверки.
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Типовых норм генерации документов…» (порядок формирования дел в электронном и бумажном виде).
• Приказ Минкультуры России от № 2364 (в ред. от ) — единый перечень видов документов с указанием сроков хранения (для экспертизы: заключения, 75 лет, материалы проверки, 10-75 лет в зависимости от вида объекта).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — правила комплектования, оформления и описания дел.
• Локальные акты организации: Номенклатура дел, График приема-передачи дел, Акт экспертизы стоимости и сроков хранения.

Этапы подготовки и передачи дел (Алгоритм действий)

Процесс происходит в несколько последовательных этапов. Каждый шаг требует предельной аккуратности — ошибки в описях или нумерации приводят к возврату дел из архива и нарушению сроков сдачи.

Этап 1: Экспертиза документов и отбор к передаче (Акт экспертизы)

Перед передачей в архивная комиссия организации (или уполномоченный архивариус) проводит экспертизу документов по истечении сроков хранения в рабочем архиве/структурном подразделении.

• Проверяется полнота дел по номенклатуре (есть ли все тома, приложения, диски с ЭП).
• Устанавливается категория ценности и срок хранения (временное / постоянное).
• Оформляется Акт экспертизы документов (форма по Приказу Росархива № 174 или собственная, утвержденная в организации).
• Важно: Суд или экспертная организация, передающая документы, обязана принять меры к восстановлению утраченных производств/материалов до передачи (ссылка на ГПК РФ, ч. 38 для судов, аналогично для экспертизы — восстановление утерянных частей дела).

Этап 2: Комплектование и оформление дел

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутреннему регламенту:

1. Страхование: прошивание дел (не скрепление скобами!). Используется белая хлопковая нить, узел на корешке.
2. Нумерация листов: сквозная по делу (арабискими цифрами в правом верхнем углу). Обложка и переплет не нумеруются.
3. Заполнение обложки дела (форма 2-Арх или своя): индекс фонда, описи, дело, название дела (строго по номенклатуре), даты начала/окончания, срок хранения, шифр секретности (есть/нет), количество листов.
4. Внутренняя опись дела (форма 2-Арх/вн): перечень документов внутри дела с указанием номеров листов.

Этап 3: Составление описи дел к передаче (Форма 1-Арх или 1-Арх/э)

Это основной документ приема-передачи. Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приеме — в передающем подразделении).

Обязательные реквизиты описи:

• Наименование организации (полное).
• Индексы: фонда, описи.
• Год начала и окончания дел в описи.
• Табличная часть: № дела по порядку, шифр дела (по номенклатуре), название дела, даты, срок хранения, кол-во листов, примечания (наличие ЭНС, фото, схем).
• Подписи составителя, руководителя организации/архивариуса, печати.

Этап 4: Передача в архив (Акт приема-передачи)

Прием дел производится работником отдела архива (государственного/муниципального/ведомственного) в присутствии работника структурного подразделения-передающего.

• Проводиться сверка: наличие дел в описи против каждого дела, включенного в нее (пересчет листов, проверка обложек).
• Оформляется Акт приема-передачи дел на хранение (двусторонний).
• Во втором экземпляре описи ставится отметка: «Дела приняты на хранение», дата, подпись архивариуса архива, печать.

Специфика дел Государственной экспертизы (Что важно учесть)

Структура дела экспертизы (типичная комплектовка)

Дело формируется по одному объекту экспертизы (одному заключению). Типичный состав:

1. Заявка на проведение экспертизы и сопроводительные письма.
2. Договор на проведение государственной экспертизы.
3. Материалы проверки проектной документации (акт проверки, замечания, заключения экспертов по разделам) — срок хранения 10–75 лет (зависит от класса ответственности объекта).
4. Протоколы совещаний/заседаний экспертной комиссии.
5. Письма-запросы заказчику/проектировщику и ответы на них.
6. Информация об экспертах (квалификационные аттестаты, допуски — копии).
7. Электронные носители (CD/DVD/флешки) с проектной документацией и заключением в ЭП — оформляются как отдельные единицы хранения или приложения к делу с обязательной проверкой читаемости.

Электронные документы и Электронная подпись (ЭП)

Согласно Приказу Росархива № 174 и ФЗ-63 «Об электронной подписи»:

• Дела, сформированные в электронном виде, передаются в электронном архиве (ЭА) организации или в ГИАЭД (Государственная информационная система архивного дела).
• При передаче бумажных копий, распечатанных из ЭДО, на листах должна быть отметка: «Копия верна», данные о подписанте, дата печати.
• Носители (диски) упаковываются в конверты/коробки, склеиваются, пломбируются/подписываются через корешок с указанием контрольной суммы (хеш-суммы) файлов.

График приема-передачи дел: как составить и утвердить

График, это плановый документ, исключающий хаос при сдаче архива в конце года.

Варианты составления графика:

1. По кварталам: оптимально для крупных экспертных центров (например, 1 кв. — сдача дел 2023 г., 2 кв. — 2022 г. и т.д.).
2. По структурным подразделениям: неделя 1 — отдел промышленного строительства, неделя 2, линейное строительство и т.д.
3. По видам экспертизы: отдельно государственная, отдельно негосударственная (если хранится в одной организации).

Порядок утверждения:

• Проект графика готовит архивариус/ответственный за архивное дело.
• Согласовывается с руководителями структурных подразделений (визы на проекте).
• Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации не позднее декабря текущего года на следующий год.
• Обязательное ознакомление под роспись сотрудников, ответственных за передачу.

Типичные ошибки и как их избежать

Ответственность за нарушение процедуры

• Административная (ст. 13.20 КоАП РФ): штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 200 000 руб. за нарушение сроков передачи, правил хранения, утерю документов.
• Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение виновного архивариуса/руководителя подразделения (ТК РФ).
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, если утраченные документы нужны для защиты прав организации/граждан (восстановление через суд по ГПК РФ).
• Уголовная (ст. 293 УК РФ — халатность): при тяжких последствиях (утеря уникальных заключений по ОС объектам).

Распечатайте и пройдитесь по пунктам перед визитом в архив:

1. [ ] Утверждена Номенклатура дел на текущий год?
2. [ ] Проведена экспертиза документов, подписан Акт экспертизы?
3. [ ] Все дела прошиты, листы пронумерованы?
4. [ ] Заполнены обложки дел (форма 2-Арх) и внутренние описи?
5. [ ] Составлена Опись дел к передаче (форма 1-Арх) в 2-х экземплярах?
6. [ ] Наличие электронных носителей проверено, хеш-суммы записаны в опись/обложку?
7. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (проект)?
8. [ ] Есть Приказ об утверждении графика приема-передачи?
9. [ ] Ответственный сотрудник подразделения ознакомлен с графиком и готов к совместной инвентаризации?

Рекомендация: Внедрите электронный учет дел (системы ЭДО/ЭА) с автоматическим формированием описей и контролем сроков. Это исключит человеческий фактор на этапе нумерации и составления реквизитов. При отсутствии компетенций внутри организации — привлекайте профессиональные архивные аутсорсинговые компании (ОСГ и аналоги), имеющие лицензию ФСТЭК/ФСБ при работе с гостайной и аккредитацию в Минкультуре.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, ГК РФ, Приказы Росархива № 174, № 2364, ГОСТ Р 7.0.97-2016) и судебной практики по архивному делу.