Передача документов на архивное хранение в муниципальный архив — это обязательная процедура для органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций, являющихся фондообразователями․ Данный процесс строго регламентирован законодательством РФ в области архивного дела и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива)․ Нарушение сроков или правил подготовки дел влечет за собой административную ответственность и риск утраты ценной информации․
В данной статье подробно разбираются этапы подготовки, нормативная база, порядок оформления сопроводительных документов и особенности передачи дел в муниципальный архив на 2026 год․
Нормативная правовая основа
Основным документом, регулирующим порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, является Приказ Росархива от № 125 (в ред․ от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»․
Данные Правила применяются:
- при подготовке дел и электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);
- при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив (п․ 7․2 Правил)․
Также необходимо руководствоваться:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Типовыми инструкциями по архивному делу в организациях;
- Местными нормативными актами субъекта РФ и муниципального образования об архивном деле․
Этапы подготовки дел к передаче
Процесс подготовки — самый трудоемкий и ответственный этап․ Качество подготовки определяет скорость приема дел архивом․
Формирование экспертной комиссии и оценка документов
Перед передачей документы проходят экспертизу стоимости и сроков хранения․ Документы, образовавшиеся в деятельности организации, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, подлежат отнесению к категории «постоянного хранения» и передаче в муниципальный архив․ Документы с истекающими сроками хранения (временного хранения) подлежат уничтожению по акту после экспертизы․
Составление графика передачи
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства и архивов (ДОУ)․ График составляется ежегодно, обычно на следующий календарный год․
Внутренняя подготовка дел (техническая обработка)
Согласно Правилам и типовым инструкциям, подготовка включает:
- Проверку полноты дел: наличие всех документов по номенклатуре, подписей, дат, регистрационных номеров․
- Сшивку и занумерацию листов: При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу․ Нумерация сквозная по делу․
- Оформление обложек дел: На обложке указываются:
- Полное наименование фондообразователя (организации);
- Наименование структурного подразделения и телефон исполнителя;
- Название дела (точно по номенклатуре);
- Даты начала и окончания дела;
- Срок хранения и категория ценности;
- Количество листов;
- Особые и дополнительные отметки (например, «Секретно», «Копировать запрещено» и т․д․)․
- Составление описей дел: Опись — основной учетный и справочный документ․ Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в организации до приема, затем передается в архив вместе с делами или хранится в фондообразователе в зависимости от соглашений)․ В описи указываются: номер дела по порядку, шифр дела (если есть), заглавие дела, даты, количество листов, срок хранения, отметка о выдаче/возврате․
Порядок непосредственной передачи (Приемка-передача)
Во время, установленное в графике, происходит непосредственно процесс приема-передачи․ Ключевым моментом является оформление правовых отношений между фондообразователем и архивом․
В ряде случаев (особенно при ликвидации или реорганизации организации, а также при передаче документов частными лицами/негосударственными организациями) заключается договор с архивным учреждением после принятия положительного решения о приеме документов․ При стандартной передаче от ведомственного архива к государственному/муниципальному часто действуют типовые соглашения или передача осуществляется на основании федерального закона и приказа Росархива без отдельного договора, но уточняйте это в конкретном муниципальном архиве․
Оформление Акта приема-передачи
Это главный документ, фиксирующий передачу прав владения и ответственности за сохранность․
- Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах․
- Один экземпляр остается в архиве, другой — у фондообразователя (в организации-передатчике)․
- Акт составляется работником государственного (муниципального) архива при участии представителя передающей стороны․
В акте обязательно указываются:
- Наименование сторон (фондообразователь и муниципальный архив);
- Основание передачи (закон, график, договор);
- Ссылка на описи (номер, дата, количество томов описей);
- Общее количество переданных дел и листов;
- Сроки хранения передаваемых дел;
- Подписи уполномоченных лиц и печати (если имеются)․
Оплата госпошлины
Согласно законодательству, за учет каждого дела в описи взимается госпошлина․ Оплата производится фондообразователем до передачи или в порядке, установленном архивом․ Квитанции об оплате прикладываются к пакету передаваемых документов․
Особенности передачи при ликвидации или реорганизации организации
Если организация-ликвидатор передает архив, процедура имеет нюансы:
- Передача осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом․
- Необходимо предоставить архиву решение о ликвидации/реорганизации, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, доверенность на представителя ликвидационной комиссии․
- Сроки передачи в этом случае устанавливаются законодательством (обычно до момента исключения из реестра) и договором․
Передача электронных документов и документов на машинных носителях
Современные Правила (Приказ Росархива № 125) детально регламентируют передачу электронных документов․ Основные требования:
- Электронные документы передаются вместе с метаданными, обеспечивающими их идентификацию, целостность и читаемость․
- Необходимо обеспечить соответствие форматов файлов требованиям архива (обычно PDF/A, XML, TIFF и др․)․
- Составляется отдельная опись электронных документов или единая опись на бумажных и электронных носителях․
- Носители (диски, флеш-накопители) должны быть надежно упакованы, подписаны и переданы по акту․
Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме
- Несоответствие заглавий дел номенклатуре дел․
- Отсутствие или некорректная нумерация листов (пропуски номеров, дублирование, нумерация не в правом верхнем углу)․
- Незаполненные или неверно заполненные обложки дел (нет сроков хранения, категории ценности, телефона исполнителя)․
- Расхождения между данными описи и реальным составом дел (не совпадает кол-во листов, даты, заглавия)․
- Отсутствие акта экспертизы документов (для документов постоянного хранения)․
- Неуплата госпошлины за учет дел в описи․
- Передача документов, не подлежащих архивному хранению (с истекшим сроком без акта об уничтожении, черновики, пустые бланки)․
Контрольный чек-лист перед выездом в архив
Перед направлением дел в муниципальный архив проверьте:
- [ ] Утвержден график передачи на текущий год․
- [ ] Проведена экспертиза документов, составлен акт экспертизы․
- [ ] Все дела прошиты, занумерованы листы (правый верхний угол)․
- [ ] Обложки заполнены полностью и четко (наименование подразделения, телефон исполнителя, отметки)․
- [ ] Составлены описи в требуемом количестве экземплярах (обычно 2)․
- [ ] Оплачена госпошлина за каждое учтённое в описи дело (квитанции на руках)․
- [ ] Подготовлен проект Акта приема-передачи (или согласована форма с архивом)․
- [ ] При ликвидации: готов договор, полный пакет учредительных документов ликвидатора․
- [ ] Упаковка дел обеспечивает сохранность при транспортировке (коробки, пакеты, инвентаризационные номера на коробках)․
Передача дел на архивное хранение в муниципальный архив — это финальный этап жизненного цикла документа в организации, который требует высокой дисциплины и знания нормативной базы․ Главное правило: подготовка начинается не за неделю до срока сдачи, а ведется постоянно (своевременная регистрация, сшивка, учет в номенклатуре)․
Соблюдение требований Приказа Росархива № 125, грамотное оформление описей и обложек, своевременная оплата госпошлины и подписание Акта приема-передачи в двух экземплярах гарантируют беспроблемную сдачу архива и юридическую защищенность организации․
Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (Приказ Росархива № 125, 125-ФЗ) и судебной практики․ Перед началом работ рекомендуется проконсультироваться в принимающем муниципальном архиве по актуальным методическим рекомендациям и формам документов․