Передача документов на долгосрочное хранение в государственный архив – важный этап жизненного цикла любой организации. Правильное оформление дел обеспечивает их сохранность, доступность для будущих исследований и соблюдение законодательных норм. Ниже представлен подробный пошаговый гид, основанный на актуальных нормативных актах и рекомендациях профессиональных архивистов.

1>Нормативная база

Основные документы, регулирующие передачу дел на хранение:

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 1 – внес изменения в пункт 13 «Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив» (см. КонсультантПлюс).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Постановления Правительства РФ о порядке формирования и передачи архивных фондов.
• Методические рекомендации Росархива по оформлению дел постоянного и длительного хранения.

Что подлежит передаче?

В государственный архив принимаются документы со следующими сроками хранения:

• Постоянного срока хранения;
• Долгосрочного (свыше 10 лет) – 50/75 лет;
• «До ликвидации организации».

Документы со сроком хранения до 10 лет остаются в структурных подразделениях организации до истечения установленного периода, после чего могут быть уничтожены по акту.

Этапы подготовки дел к передаче

1. Экспертиза ценности – определение исторической, научной, практической или юридической значимости документов.
2. Отбор – разделение фонда на три группы (см. пункт 1.1‑1.3 источника [2]):
• Документы постоянного и длительного хранения (подлежат передаче в архив);
• Документы временного хранения (до 10 лет) – остаються в организации;
• Документы с истекшим сроком хранения – подлежат уничтожению.
3. Систематизация и описание – формирование дел в соответствии с принятой номенклатурой дел, создание описей, аннотаций и метаданных.
4. Оформление физического вида – подшивка в архивные папки, использование безкислотных материалов, маркировка (шифр дела, индекс, даты).
5. Подготовка сопроводительных документов – акт приема‑передачи, опись передаваемых дел, приказ о передаче на хранение.
6. Передача в архив – личная сдача уполномоченному сотруднику архива или отправка через курьерскую службу с оформлением передаточного акта.

Требования к оформлению дел (с учётом изменений 2024 года)

Согласно обновлённому пункту 13.1 Приказа Судебного департамента:

• Дела должны быть прошиты ниткой или скреплены металлическими скрепками, не повреждающими бумагу;
• На каждой странице дела указывается номер листа и шифр дела;
• Обязательно наличие титульного листа с наименованием организации, названием дела, датами начала и конца периода, количеством листов;
• Используются только архивные коробки из безкислотного картона стандартных размеров (формат А4 или А3, в зависимости от объёма дела);
• Запрещено использование скрепок, канцелярских кнопок, лент и других средств, которые могут вызвать коррозию или механическое повреждение документов;
• При наличии фотографий, чертежей или иных графических материалов – они должны быть помещены в отдельные прозрачные папки из полиэстера.

Новые архивные правила 2024 года: что изменилось?

С сентября 2023 года вступили в силу обновленные Правила ведения архивного фонда (источник [2]). Основные нововведения, актуальные для передачи дел:

• Уточнение критериев длительного хранения – теперь к категории «долгосрочное» относятся документы со сроком хранения 30 лет и более, а не только 10+ лет;
• Усиленные требования к метаданным – обязательное заполнение электронной карточки дела в ЕГИСЗ (Единой государственной информационной системе архивного фонда) с указанием ключевых слов, авторов, тем;
• Электронное дублирование – при передаче бумажных дел рекомендуется создавать сканированные копии в формате PDF/A с контролем целостности (хеш‑сумма);
• Уничтожение документов – акт о destrucción теперь должен включать фотофиксацию процесса и подпись двух независимых свидетелей;
• Повышенная ответственность за сохранность – организация обязана вести журнал учета передачи и получения архивных единиц, который хранится не менее 75 лет.

Практические рекомендации

• Проводить ежегодную инвентаризацию архивного фонда организации – это упростит отбор и сократит время на подготовку дел;
• Использовать специализированное программное обеспечение для архивного описания (например, «Архивариусъ», «1С:Архив») – оно автоматически генерирует описи и контролирует соответствие требованиям;
• Обеспечить обучение сотрудников отделов кадров, бухгалтерии и юридического отдела основам архивного дела – ошибки в оформлении часто приводят к отказам в приёме;
• Согласовывать график передачи с государственным архивом заранее – крупные партии дел принимаются только по предварительной записи;
• Хранить резервные копии электронных документов в отдельном безопасном хранилище (облачном сервисе с шифрованием) на случай утери бумажных экземпляров.

Сдача дел в государственный архив – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и методических рекомендаций. Следуя изложенному выше алгоритму, используя актуальные положения Приказа Судебного департамента от № 1 и учитывая изменения, внесённые новыми архивными правилами 2024 года, организация сможет обеспечить надёжное долгосрочное хранение своей документации, минимизировать риски утраты информации и выполнить свои овые обязанности в полном объёме.

Статья подготовлена на основе данных, доступных на .