Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача документов на постоянное хранение в архивы – важный этап жизненного цикла любой документации, осуществляемый в соответствии с законодательством РФ и внутренними нормативными актами организаций. Ниже представлен подробный обзор порядка, требований и практических рекомендаций по организации передачи дел в государственные и муниципальные архивы.

Нормативная база

Основополагающим документом является Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ). В соответствии с п. 4.3 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69) перечислены действия, которые должна обеспечивать система хранения электронных документов (СХЭД) при приёме электронных дел.

Дополнительно регулируют процесс:

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (обновлён , последнее изменение );
Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при региональном государственном надзоре за соблюдением законодательства об архивном деле (Приказ ФАА от 13 февраля 2024 г. № 19);
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 1, уточняющий сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив;
Федеральный закон от № 635‑ФЗ, внесший изменения в законодательство о комплектовании архивных фондов.

Этапы передачи дел на постоянное хранение

Подготовка документов к передаче

Перед передачей необходимо:

Определить сроки хранения дел согласно номенклатуре дел органа (организации). Дела постоянного срока хранения подлежат передаче после истечения временного хранения;
Проверить комплектность и достоверность документов (отсутствие пропущенных листов, наличие всех requisites);
Выполнить физико‑химическую и техническую обработку (при необходимости – реставрация, консервация);
Оформить опись дел в соответствии с утверждённой формой (описание состава, даты, индексы, примечания);
При наличии электронных документов – обеспечить их соответствие требованиям СХЭД (форматы, метаданные, контрольные суммы).

Согласование с архивом‑получателем

На этом этапе:

Направляют запрос в государственный или муниципальный архив о возможности приёма конкретного дела (или группы дел);
Получают от архива‑получателя перечень необходимых документов (опись, акт сдачи‑приемки, сопроводительные письма);
Согласовывают дату и место передачи.

Формирование пакета передачи

Пакет включает:

Опись дел (на бумажном носителе и/или в электронном виде);
Акт сдачи‑приемки дел (подписывается представителем передающей организации и работником архива);
Сопроводительное письмо с реквизитами организации‑отправителя;
При необходимости – справки о проведении экспертизы, реставрации, о состоянии документов;
Электронные носители (если передаются электронные дела) с сопроводительной документацией (хеш‑суммы, описание структуры файлов).

Передача и приём‑передача

Передача осуществляется совместно работником архива организации и сотрудником государственного (муниципального) архива. Процедура включает:

Внешний осмотр упаковки и проверка соответствия описи фактическому содержанию;
Подписание акта сдачи‑приемки обеими сторонами;
Вручение архиву‑получателю сопроводительных документов и электронных носителей;
Получение архивом‑получателем подтверждения о принятии дел на постоянное хранение (например, выписка из журнала приёма).

Регистрация и учет

После приёма архив‑получатель:

Вносит дела в учётную систему (картотеку, электронный каталог);
Назначает постоянный номер хранения и указывает место размещения в фондохранилище;
Проводит контроль сохранности (визуальный осмотр, микроклимат, противопожарная безопасность);
Обеспечивает доступ к документам в соответствии с установленными режимами использования.

Особенности передачи электронных дел

Согласно Типовым функциональным требованиям (Приказ ФАА № 69), система хранения электронных документов должна обеспечивать:

Приём электронных дел с проверкой целостности (контрольные суммы, электронные подписи);
Преобразование форматов в архивные (PDF/A, TIFF, XML и т.п.) при необходимости;
Сохранение метаданных (автор, дата создания, номер дела, классификационный индекс);
Ведение журнала операций с электронными документами;
Обеспечение возможности поиска и выдачи электронных дел по запросам пользователей.

При передаче электронных дел необходимо также оформить акт приёма‑передачи электронных документов, в котором фиксируются:

Список переданных файлов с их хеш‑суммами;
Информация о применяемых средствах защиты (криптопровайдеры, электронные подписи);
Подписи представителей обеих сторон.

Номенклатура дел и её обновление

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления или организации‑источника комплектования архива составляется один раз в 5 лет. При изменении функций, структуры или формы собственности номенклатура подлежит пересоставлению. В случае реорганизации с изменением формы собственности допускается формирование объединённого архивного фонда, если архивные документы передаются организации‑правопреемнику в государственную или муниципальную собственность.

Контроль и надзор за соблюдением требований

Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляется на основании:

Руководства по соблюдению обязательных требований (Приказ ФАА от № 19);
Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
Результатов проверок актов сдачи‑приемки, описей, журналов учёта.

Нарушения могут повлечь:

Предупреждение или штраф в соответствии с КоАП РФ;
Обязанность по устранению недостатков (дополнительная обработка, повторная передача);
Возможное приостановление доступа к документам до устранения нарушений.

Практические рекомендации

Планировать заранее. Составлять график передачи дел с учётом сроков временного хранения и дат ревизий номенклатуры.
Вести электронный учёт. Использовать СХЭД, соответствующую Типовым функциональным требованиям, для автоматизации формирования описей и контроля целостности файлов.
Обеспечить подготовку персонала. Проводить регулярные обучения сотрудников по вопросам архивного законодательства, оформлению описей и актов сдачи‑приемки.
Контролировать состояние документов. Перед передачей выполнять визуальный и, при необходимости, инструментальный контроль (измерение pH, влажности, наличия плесени).
Сохранять копии. При передаче электронных дел рекомендуется оставлять резервную копию в защищённом хранилище организации‑отправителя на срок, установленный внутренними нормативными актами.
Взаимодействовать с архивом‑получателем. Заранее уточнять требования к форматам, метаданным и сопроводительной документации, чтобы избежать возврата дел на доработку.

Организация передачи дел в государственные и муниципальные архивы – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, тщательной подготовки документации и взаимодействия между передающей организацией и архивом‑получателем. Следуя изложенным этапам и рекомендациям, организации обеспечивают законное и эффективное комплектование архивного фонда, сохранность документов для будущих поколений и соблюдение требований государственного надзора.